Como Funciona um Prontuário Eletrônico?

O prontuário eletrônico funciona de forma a disponibilizar diversas funcionalidades em um ambiente digital, permitindo a informatização integral da rotina do consultório. Os sistemas de prontuário eletrônico são ferramentas bem completas que otimizam o atendimento, a prescrição e agenda do consultório.

Apesar de conhecerem as ferramentas de prontuário eletrônico, é muito comum que grande parte dos profissionais de saúde ainda não entendam como ele funciona, como pode ser aplicado no seu consultório ou que tipos de recursos pode oferecer.

Por isso, preparamos este post. Nas próximas linhas, iremos abordar cada uma das principais funcionalidades de um bom sistema de prontuário eletrônico.

A ferramenta de prontuário eletrônico

Nela, todas as informações do paciente e do atendimento ficam agrupadas em um só lugar. Isso facilita a visualização e o acesso da equipe de saúde, que pode consultá-la de qualquer local.

Os dados do paciente, bem como os exames, o diagnóstico, as prescrições ficam todos anexados em um perfil organizado e protegido por senha. Isso garante que quem terá acesso é um profissional habilitado. Caso seja necessário acrescentar alguma informação após o atendimento, os melhores sistemas de prontuário eletrônico oferecem a função de adicionar notas rápidas, o que preserva todas as outras informações contidas.

Apesar de conhecerem as ferramentas de prontuário eletrônico, é muito comum que grande parte dos profissionais de saúde ainda não entendam como ele funciona, como pode ser aplicado no seu consultório ou que tipos de recursos pode oferecer.

Por isso, preparamos este post. Nas próximas linhas, iremos abordar cada uma das principais funcionalidades de um bom sistema de prontuário eletrônico.

Quais são as outras funcionalidades disponíveis em um prontuário eletrônico?

Trata-se de uma questão com respostas variáveis, pois não há um padrão seguido pelos diversos tipos de sistemas existentes. Então, iremos considerar os principais recursos disponíveis em uma boa ferramenta de prontuário digital.

Primeiramente, a própria informatização do consultório promove uma transformação na rotina diária. Isso porque torna mais fácil e prática a inclusão e a busca de informações referentes ao paciente, agilizando o atendimento.

Ainda, as melhores ferramentas do mercado oferecem uma ampla gama de funcionalidades que trazem muitos benefícios tanto para o profissional de saúde quanto para o paciente. Entre as principais estão:

• gestão e organização da agenda de atendimentos do consultório;
• controle da rotina de administração financeira;
• gerenciamento dos funcionários;
• integração dos registros com recursos de marketing para a captação de novos clientes;
• gestão do fluxo de pacientes;
• ferramentas para estreitar o relacionamento com os pacientes, promovendo o encantamento e a fidelização;
• prescrição digital de medicamentos e tratamentos;
• agendamento online de consultas;
• acessibilidade dos dados;
• segurança e armazenamento on-line dos dados.

Para que você entenda melhor, iremos detalhar cada um desses recursos. Assim, ficará mais fácil perceber o enorme potencial de crescimento que uma ferramenta de prontuário eletrônico pode promover no seu consultório.

Administração financeira

Trata-se de um módulo dedicado ao controle do fluxo financeiro do consultório, permitindo o acompanhamento dos gastos e a previsibilidade do caixa. Porém, este recurso é uma exclusividade das melhores ferramentas do mercado.

No iMedicina, por exemplo, o sistema também oferece as seguintes funcionalidades:

• automatização dos lançamentos de receitas e despesas no controle de caixa;
• fácil acesso ao extrato de movimentação financeira;
• acompanhamento personalizado do fluxo de caixa;
• classificação das receitas e despesas do consultório para que seja possível analisá-las separadamente;
• emissão de relatórios e planilhas customizadas.

Gestão do consultório

Quando um consultório médico faz uso de um bom sistema de prontuário eletrônico, todos os seus dados ficam armazenados em um único lugar, tornando ágil e prática a sua localização quando necessário.

Com essa centralização das informações do consultório, pacientes, fluxo financeiro, entre outras, é possível criar gráficos estatísticos de diferentes variáveis. Assim você sabe quais procedimentos são mais realizados em um determinado espaço de tempo.

A ferramenta de NPS integrada possibilita compreender o nível de qualidade do seu atendimento, da sua recepção ou de uma procedimento específico.

Todos esses dados integrados facilitam a tomada de decisão e dá uma visão clara de como anda o consultório. Dessa forma, o consultório cresce com sustentabilidade.

Estratégias de marketing

Algumas plataformas, como o iMedicina, disponibilizam a integração com serviços de marketing. Assim, você consegue gerir o consultório, captar e fidelizar pacientes com um único software médico.

O marketing médico bem feito não é mais uma opção entre aqueles que querem ver o consultório crescendo. As formas de se relacionar com o paciente mudaram. Hoje, a presença digital é um passo à frente. Porém, é necessário entender que estratégias que dão resultado tem constância e são realizadas por uma equipe especializada no assunto.

Agenda eletrônica

Com a informatização da agenda de atendimentos, é possível integrá-la a outros calendários, como o Google Calendar. Assim, é possível visualizá-la de qualquer lugar e planejar os dias com mais agilidade.

O sistema de agenda eletrônica  impede que hajam duas marcações para a mesma data e hora da agenda do profissional. Ainda, caso o paciente remarque a consulta ou cancele, ao apagar o agendamento daquela data, o horário volta  ficar disponível automaticamente.

 É possível também, automatizar lembretes antecipados de consultas para o e-mail e/ou aplicativos de mensagens do paciente, tornando ágil a confirmação da agenda.

Além disso, nos consultórios utilizados por dois ou mais médicos, é possível ter agendas individuais e personalizadas, com integração ou não entre os diferentes profissionais e respectivos pacientes.

Agendamento online

Apesar de toda a desconfiança na eficiência deste recurso, o agendamento online é muito benéfico para os pacientes, pois torna prática a marcação de consultas. Pois por meio de poucos cliques, o paciente já encontra os horários disponíveis e faz a marcação conforme preferir, sem precisar do intermédio da secretária, ou ficar esperando a ligação ser atendida.

Ainda, a praticidade em ter um agendamento online otimiza o tempo dos funcionários da recepção e reduz as confusões com datas e horários das marcações.

Prescrição de medicamentos

Quem nunca sofreu com a dificuldade do farmacêutico em entender a famosa “letra de médico”? Com um prontuário eletrônico, essa problema é eliminado, pois as informações são inseridas no sistema e a receita é impressa já com a prescrição.

Os sistemas mais modernos oferecem a visualização rápida e prática de tabelas de medicamentos e obtenção das bulas de forma automática, permitindo conhecer imediatamente as contraindicações e a composição do remédio.

Acessibilidade dos dados

Na maioria dos casos, essa funcionalidade é vista como a mais importante. Isso porque permite ao médico consultar todas as informações armazenadas de qualquer lugar que eles esteja, desde que haja sinal de internet.

Porém, esse é um recurso encontrado apenas nos sistemas que são armazenados em nuvem, pois todas as informações ficam guardadas em servidores online.

Segurança do sistema de prontuário eletrônico

Trata-se do quesito que mais distancia os profissionais de saúde da informatização do consultório. Muitas pessoas têm receio quanto à segurança que esses softwares médicos podem oferecer aos usuários. Contudo, um bom sistema de prontuário eletrônico, conta com segurança em nível bancário.

Para isso, eles contam com hospedagens em servidores controlados por grandes empresas do mercado, como a Amazon, e com o recurso de criptografia, o que dificulta a invasão de hackers e torna o sistema menos vulnerável.

Além disso, há certificado HTTPS, rotinas diárias de backup de toda a base de dados e acesso protegido por login e senha. Desse modo, apenas pessoas autorizadas conseguem ter acesso às informações ali contidas.

Como você pode ter percebido, a escolha pelo prontuário ideal precisa levar em consideração não só o preço, mas também garantia de segurança e as funções que possibilitam gerenciar todo o consultório em um único acesso. Quer saber mais sobre o assunto? Baixe o e-book gratuito Como escolher o software médico certo e saiba mais sobre o assunto!