O que você deveria avaliar antes da implantação prontuário eletrônico

Além do surgimento de novas terapias, técnicas e tratamentos, a modernidade também chegou à gestão dos consultórios médicos. O prontuário eletrônico, conhecido como PEP – Prontuário Eletrônico do Paciente -,  é um exemplo claro.

Em países da Europa e nos Estados Unidos, o uso do prontuário digital não vem de hoje. O sistema de saúde americano iniciou o digitalização dos prontuários em meados de 1997. Aqui no Brasil, a regularização foi um pouco mais tarde, somente em 2018. 

De lá para cá, os sistemas foram se aprimorando rapidamente. Hoje, adotar um software de prontuário digital é muito mais seguro, produtivo e vantajoso do que prosseguir com os prontuários em papel – o modo mais tradicional.

Como existem dezenas de opções disponíveis no mercado de tecnologia, a escolha de um bom prontuário eletrônico deve ser realizada com cautela.

Pensando nisso, o nosso conteúdo traz uma relação de informações que devem ser avaliadas antes da implantação do sistema.

Leia o artigo, entenda melhor essa solução e saiba como escolher o prontuário médico ideal para o seu consultório ou clínica médica. Boa leitura!

O que é e como funciona um prontuário eletrônico?

O prontuário eletrônico é uma versão digitalizada de todos os dados e informações referentes ao paciente.

Além do histórico de saúde, atendimentos e diagnósticos, o prontuário eletrônico contém prescrições médicas, relatórios relacionados à evolução clínica do paciente, anexos de exames realizados, dentre outros registros.

A ferramenta, encontrada em software médico, permite não só a substituição dessas informações em papel, como também dá mais agilidade para consulta e possibilita automatizar vários processos do consultório.

Demandas como agendamento online, disparo de lembretes, gráficos e relatórios são algumas das funcionalidades propostas pelos melhores softwares de prontuários eletrônicos do mercado. 

As funcionalidades proporcionam a personalização do atendimento dos pacientes, melhora a assertividade nos processos diagnósticos, auxilia o gerenciamento das finanças do consultório e, é claro, otimiza o tempo gasto com tarefas que, antes, eram realizadas manualmente.

Normas de uso

Mesmo se tratando de uma ferramenta de uso rotineiro, os médicos e consultórios devem ficar atentos às suas regras de uso. 

Aqui no país, as condições para uso do prontuário eletrônico são asseguradas pela LEI Nº 13.787, DE 27 DE DEZEMBRO DE 2018. 

As normativas trazem regras quanto ao armazenamento e prontuários dos pacientes, destacando a possibilidade de destruição dos prontuários de papel, quando estes já tiverem suas versões digitais.

Sobre a destruição das cópias físicas, a lei informa que só podem ser inutilizados – ou destruídos – os prontuários digitais que tenham a assinatura digital do médico, junto ao seu CRM.

Os prontuários eletrônicos assinados digitalmente possuem validade jurídica, resguardando não somente os pacientes mas, principalmente, os próprios profissionais médicos.

O que avaliar antes de escolher o melhor prontuário eletrônico?

É interessante destacar a necessidade de modernização dos atendimentos na área médica.

Em um momento no qual os médicos podem utilizar os atendimentos por telemedicina para acompanhar seus pacientes, as redes sociais como estratégia de marketing médico e agendamento online para a marcação de consultas e demais atendimentos aos pacientes, é válido automatizar, também, a gestão das informações.

Ao implantar um prontuário eletrônico e descartar o prontuário de papel, você e seus pacientes obtém alguns benefícios valiosos. Para tanto, é necessário avaliar as soluções disponíveis e escolher o prontuário eletrônico ideal para as suas necessidades.

Veja, a seguir, alguns requisitos que não podem faltar no seu próximo software de prontuário.

Segurança do sistema

Você sabia que os prontuários eletrônicos mais seguros são aqueles cujos dados são armazenados em nuvem? O uso de servidores internos e locais já não é uma boa opção há alguns anos.

Além de oferecer mais segurança no armazenamento, já que a tecnologia utilizada é a de criptografia dos dados, os softwares na nuvem evitam invasões de terceiros, que podem extrair dados sigilosos dos pacientes e utilizados de forma indevida.

Funcionalidades

O mercado de tecnologia da área médica oferece soluções que se adaptam a qualquer necessidade. Por este motivo, antes de contratar o software, entenda quais as funcionalidades oferecidas por cada empresa.

Se você busca otimização total do gerenciamento da sua clínica ou do consultório, o ideal é investir em softwares completos.

É interessante que eles oferecem desde o agendamento online de consultas, passando pela prescrição médica digital e chegando aos relatórios e gráficos necessários para as ações de marketing médico.

Em todo o caso, se a sua demanda não é complexa, vale destacar que existem boas opções de software médico gratuito, com as funcionalidades mais utilizadas por médicos, clínicas e consultórios.

Templates intuitivos

Ainda relacionado às funcionalidades, o template do prontuário eletrônico exerce total influência na otimização do tempo e produtividade. 

Prontuários muito complexos, com vários campos e dados para serem preenchidos, exigem longos períodos de treinamento. Sendo assim, a capacitação dos usuários e o período de implantação tendem a ser mais longos.

Vale destacar, também, a operação do prontuário eletrônico no dia a dia do médico, especialmente durante as consultas. Se o profissional necessita de muito tempo para preencher uma prescrição de medicamento, por exemplo, o atendimento levará mais tempo.

Neste cenário, a consequência é a redução de horas disponíveis para novos pacientes, bem como para estratégias de prospecção de novos pacientes.

Templates intuitivos são os mais recomendados. Se tiver dúvida quanto ao layout do prontuário médico, avalie a possibilidade de um teste gratuito.

Demonstração gratuita para teste de funcionalidades no prontuário eletrônico

A oferta de um período de testes gratuitos antes da contratação final é uma prática comum nas empresas de software médico.

Afinal, conhecer apenas o design e as funcionalidades da ferramenta, sem de fato testá-las no dia a dia, pode gerar complicações desnecessárias no futuro.

Não hesite em verificar se o sistema desejado atende este pré-requisito.

Avaliar um prontuário eletrônico antes do processo de implantação, considerando todos os seus prós e contras, é fundamental para uma tomada de decisão mais assertiva.

Lembre-se que o melhor sistema prontuário eletrônico deve oferecer uma gestão completa para seu consultório, incluindo a prospecção de novos pacientes, melhorando o atendimento e auxiliando a fidelização dos pacientes alcançados.

Continue navegando no blog e conheça mais sobre prontuário eletrônico e outros assuntos importantes para o seu consultório.