Sinais de que o atendimento digital do meu consultório precisa melhorar
O atendimento digital no consultório médico facilita a rotina do paciente, assim como a sua rotina e também a rotina da(s) recepcionista(s) que trabalham no consultório, já que o atendimento digital permite mais facilidade de organização, ainda mais quando aliado a um software de gerenciamento como o iMedicina.
Mas quando o atendimento digital não funciona adequadamente, ele pode até atrapalhar o atendimento e a recepção aos pacientes que procuram o consultório, e complicar a rotina. Confira alguns sinais de que é necessário melhorar o atendimento online do seu consultório!
Sinais de que o atendimento online não está cumprindo sua função
– O consultório recebe mais ligações e atendimento presencial do que pelo atendimento digital;
– Reclamações constantes de pacientes por terem que se deslocar até o consultório para conseguir informações relativas ao consultório, mesmo existindo um canal online para comunicação;
– Demora maior que uma hora para responder as pessoas que entram em contato pelo atendimento digital;
– A secretária está atribulada o tempo inteiro e não consegue cumprir adequadamente o atendimento online e o presencial simultaneamente;
Como solucionar os problemas no atendimento digital do consultório
Caso você tenha se identificado com um ou mais itens descritos anteriormente, é bom ficar atento ao canal digital do seu consultório. Se o seu consultório tiver um canal de comunicação próprio, como sites e aplicativos, é importante verificar se o sistema de comunicação é responsivo, ou seja, se ele se adapta adequadamente a tela do computador, do smartphone, tablets e etc., e se ele está funcionando adequadamente (se as pessoas conseguem enviar e receber mensagens e se as notificações chegam para eles e para a sua secretária).
Se você usar redes sociais já existentes no atendimento digital, como WhatsApp, Facebook e Skype, é importante verificar se as (os) atendentes se mantém online nessas redes durante o expediente. Pedir que o responsável pelo atendimento dedique pelo menos uma hora para essa atividade ou que verifique as notificações a cada 40 minutos. Os pacientes não querem ter que esperas horas ou até dias para receber a informação que solicitam.
É útil ter pelo menos um atendente que se dedique exclusivamente ao atendimento digital, para que outro atendente ou recepcionista fique responsável por auxiliar os pacientes que estão chegando na clínica para atendimento médico.
Observe se as (os) atendentes sabem utilizar essas redes sociais, forneça treinamento adequado a eles. Mesmo pelas redes sociais, deve-se manter o atendimento adequado, sendo sempre atencioso e educado, para responder e compreender as necessidades do paciente. Organizar a rotina de tarefas do atendente junto com ele também é importante para que diariamente a ordem seja mantida.
O atendimento digital deve proporcionar uma boa experiência de atendimento aos pacientes, o que proporciona a fidelização do paciente, ou seja, ele sempre vai indicar o seu consultório para outras pessoas e voltará quando precisar dos seus serviços. Essa modalidade de atendimento também oportuniza a redução de custos da clínica, já que o contato com os clientes ficará mais fácil e pode ser realizado a todo o momento, dispensando a maioria dos gastos com telefonia.
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