Todas as dicas de otimizar processos, para o sucesso do seu consultório - Blog iMedicina

Otimizar a gestão do consultório médico é algo que precisa ser feito de forma constante. Afinal, o nível de exigência do paciente e a concorrência são cada vez maiores. Aspectos como a marcação de consultas, cadastro de pacientes, atendimento e a gestão financeira, por exemplo, quando não otimizados, demandam muito tempo. Por isso, a fim de que sejam feitos da maneira mais eficiente possível, é preciso que estejam em processo de melhoria contínua, seja por você, seja por uma empresa que faça isso em seu lugar. Nós propomos algumas formas de otimizar a gestão do seu consultório médico, focando em diferentes frentes que, juntas, fortalecem o potencial seu trabalho. Saiba quais são! 7 maneiras de otimizar a gestão do consultório médico 1. Agilize o tempo de marcação de consultas Você já parou pensar em quantas pessoas deixaram de marcar uma consulta com você por não acharem uma forma fácil de fazê-lo? Tempo é dinheiro e ninguém, está disposto a perdê-lo na morosidade de certos processos. Muitas vezes, ligar para um número que não atende é o suficiente para que a pessoa siga para o próximo profissional da lista, te deixando para trás. Destacamos que, para otimizar a gestão do seu consultório médico, ele precisa do apoio de diferentes canais para a marcação de consultas. Significa que o telefone, sozinho, não é capaz de suprir a demanda — por mais que toque pouco. As pessoas têm suas rotinas e, em muitos casos, não dispõem de tempo para interrompê-las e ligar para o consultório. Por isso, faz-se necessário oferecer um canal mais prático como a internet. O paciente pode, rapidamente, acessar seu site, agendar a consulta e comparecer no dia e na hora que foram escolhidos — sem a necessidade de falar com alguém. 2. Otimize o tempo de seu secretário Complementando a primeira forma de otimizar a gestão do seu consultório médico, que já envolve o melhor uso do tempo de sua equipe, você deve conhecer outras ações que tornam esse profissional seu imprescindível aliado. O ambiente de trabalho precisa ter os equipamentos necessários para que sua equipe desempenhe suas funções. Além disso, mantenha alinhada a comunicação entre vocês e diga quais são suas metas e expectativas. Faça um mapeamento dos processos para padronizá-los e verifique ainda quais tarefas podem ser dispensadas! Algumas atividades são repetitivas e devem ser automatizadas, como o cadastro dos valores das consultas no fluxo de caixa. Otimizar o tempo dos seus colaboradores significa garantir o apoio deles no atendimento inicial aos pacientes. Afinal, eles são a primeira impressão que seus pacientes terão de você. 3. Cadastre pacientes mais rapidamente A ausência ou diminuição na quantidade de pacientes é uma das consequências da falta de atualização de cadastros. Quando estão desatualizados, eliminam qualquer chance de comunicação e relacionamento entre o consultório e os pacientes. O processo de cadastrar pacientes, em muitos casos, acaba sendo lento e ineficiente, pois ocorre em ferramentas pouco adequadas, como cadernos e planilhas. Além disso, não avisam quando há uma data especial ou o retorno deles ao consultório. Também ocorre de o cadastro de pacientes solicitar uma série de dados dispensáveis. Para ser rápido e objetivo, ele precisa ter somente os campos necessários. Em um sistema de gestão online, por exemplo, os dados ficam armazenados em servidores altamente seguros. Você e sua secretária podem ver, por exemplo, quais são os retornos previstos para os próximos dias ou quem está fazendo aniversário. No processo de nutrir o relacionamento com os pacientes, o cadastro atualizado é essencial. Ele viabiliza campanhas de marketing médico que são segmentadas por perfil de paciente. 4. Atenda com eficiência e qualidade Otimizar a gestão do consultório médico também passa pela melhora no atendimento ao paciente — que deve ser eficiente, personalizado e causar uma boa primeira impressão. A experiência do paciente merece destaque, pois seu trabalho só existe por causa dele. Sendo assim, é importante oferecer ferramentas que melhoram o relacionamento de vocês, como o envio automatizado de e-mails de aniversário, ou de retorno, por exemplo. Também é essencial ter uma infraestrutura adequada no consultório, garantir o conforto e bem-estar de todos, prestar um atendimento sensível e empático e treinar sua equipe para receber os pacientes da melhor maneira. Os cuidados com o tratamento de qualquer paciente se iniciam antes deles entrarem em seu consultório. E terminam bem depois! O pós-atendimento deve ocorrer e, como suporte, e-mails marketing, mensagens de texto e outros meios podem fazer parte dessa rede de auxílio e proteção a quem se consulta com você. 5. Saiba com precisão o que deve ser melhorado Você sabe como está o índice de satisfação dos seus pacientes? Há uma forma muito eficaz de controlá-lo: o NPS, ou Net Promoter Score. Essa metodologia é utilizada para medir a satisfação e a lealdade das pessoas em relação às empresas — no seu caso, o consultório médico. A pesquisa de satisfação é rápida de ser feita e oferece resultados precisos. O paciente gasta pouco tempo dando uma nota para o consultório e fazendo uma justificativa. O NPS pode ser aplicado de forma abrangente, pedindo uma nota para o consultório em geral, ou de maneira específica: sobre o atendimento, a infraestrutura ou qualquer ponto que você deseja que seja avaliado. 6. Faça um controle financeiro efetivo Você também precisa otimizar a saúde da gestão financeira do consultório, pois ele é um negócio como qualquer outro. Em sua vida acadêmica, é provável que a gestão financeira tenha sido um dos assuntos menos abordados. Infelizmente, esse é um dos motivos que levam 60% dos médicos brasileiros a fecharem seus consultórios em até 5 anos. Para que seu consultório não faça parte dessa triste estatística, o controle financeiro precisa ser efetivo. Um sistema de gestão consegue automatizar processos, fazer balanços, apontar erros e mostrar o momento para investir no crescimento do negócio. Esse controle financeiro concentra os gastos em um único local, permite entender as movimentações financeiras, faz os registros dos recebimentos e ainda mostra quais são suas principais fontes de renda por tipo de procedimento ou público. 7. Escolha um bom software para otimizar a gestão Otimizar a gestão do consultório médico requer uma ferramenta preparada para os desafios da atualidade. Somente um bom software médico consegue reunir soluções para todos os pontos abordados aqui, além de outros. O iMedicina possui as funcionalidades listadas neste artigo para otimizar a gestão do seu consultório e ainda versão de teste por 7 dias — sem nenhum compromisso financeiro ou contratual. Complemente o conhecimento adquirido neste artigo com outros de um e-book que preparamos para você! Baixe o guia Administre Melhor para Gerar mais Lucro e saiba como obter melhores resultados.

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