6 habilidades que a sua secretária deve ter para ajudar a atrair e reter pacientes

Treinar as secretárias médicas é de suma importância para o sucesso de sua clínica. Embora o paciente chegue até o seu estabelecimento por sua causa, o primeiro contato e experiência que ele terá será com a sua secretária.

Sendo assim, é necessário que ela esteja preparada para recebê-lo bem e, inclusive, para sanar todas as dúvidas que tiver a respeito do atendimento.

Ao receber o treinamento necessário, sua secretária trabalhará mais motivada e contente, e isso refletirá diretamente a satisfação do seu paciente. Quando um colaborador está desmotivado, ele não consegue ser produtivo e muito menos consegue passar segurança às pessoas.

Além do treinamento, é importante que as secretárias tenham algumas habilidades que ajudarão na gestão do consultório. Quer saber quais são elas? Confira este conteúdo até o final!

1. Organização

A organização é uma característica imprescindível de uma clínica de sucesso. Sem ela, fica simplesmente impossível trabalhar, encontrar documentos importantes, identificar os horários de atendimento etc.

Portanto, é de suma importância que a sua secretária seja organizada o suficiente para impedir que vacilos pequenos aconteçam de maneira recorrente e prejudiquem a imagem da sua clínica.

Já pensou precisar de um prontuário médico e esse não ser localizado na hora? Além do atraso no atendimento, também há a preocupação em relação à segurança dos dados, tendo em vista que esse documento é confidencial.

Uma secretária organizada consegue antecipar tarefas, fazer planejamentos, criar cronogramas e evitar erros e retrabalhos. Dessa forma, a rotina da clínica passa a ser mais eficiente, não só em relação ao trabalho da própria secretária, mas também do médico e outros profissionais envolvidos.

2. Postura profissional

A rotina de uma clínica médica nem sempre é tranquila. Além das suas tarefas diárias, às vezes, é preciso lidar com pessoas sem paciência, ansiosas etc.

Existem situações em que o paciente passa mal ainda na recepção, e isso exige cautela e “sangue frio” por parte da secretária, que precisará gerir a situação da melhor maneira possível.

É claro que somos seres humanos e nem sempre estamos dispostos a ouvir desaforos. Muitas vezes, até o emocional pode estar abalado, o que faz com que os nervos fiquem à flor da pele em qualquer situação.

No entanto, é importante que a sua secretária tenha uma boa postura profissional para saber lidar com esses “dias ruins”. Do contrário, ela perderá o foco e trará problemas ainda maiores, em vez de resolvê-los.

3. Comunicação clara

Se existe algo muito desconfortável para o paciente, é a secretária que não sabe passar informações. Profissionais confusas e que se perdem ao dar informações não são bem-vistas e, ainda, fazem o paciente ficar mais estressado e nervoso.

Além disso, a falta de uma comunicação clara pode gerar confusões no atendimento, desde o agendamento de consultas até a entrega de exames e laudos.

Nesse sentido, é importante que a secretária seja cordial e saiba se expressar corretamente.

Ademais, saber se impor em determinadas situações é fundamental para evitar que o paciente falte com respeito, tanto com ela quanto com os demais colaboradores. Afinal, quando os ânimos estão exaltados, nem sempre é possível segurar as emoções.

Esse tipo de atitude faz toda a diferença na hora de conquistar o respeito e a confiança do paciente, o qual está em busca de soluções eficazes para o seu problema.

4. Facilidade para lidar com imprevistos

Imprevistos podem acontecer a qualquer momento, principalmente em dias agitados e de muito atendimento. Esse tipo de situação tende a fazer com que os profissionais se sintam sobrecarregados no trabalho.

Apesar de ser algo negativo, é importante saber lidar com essas circunstâncias para não gerar problemas para o consultório.

A secretária, por sua vez, precisa ter facilidade para lidar com esse tipo de transtorno. Ela deve ser uma pessoa com iniciativa para buscar soluções eficientes para resolver o problema em questão.

Em último caso, ela precisa procurar o seu supervisor para ajudá-la a encontrar uma saída, mas isso só depois de tentar realmente eliminar esse contratempo.

5. Familiaridade com tecnologia

A tecnologia é uma ferramenta indispensável para otimizar a rotina de um consultório. Sendo assim, é importante que a secretária tenha facilidade para lidar com ela e tornar os processos administrativos ainda mais eficientes.

Substituir a agenda física pela online é um grande avanço para a produtividade da secretária. Isso porque ela não precisa mais perder seu tempo para encontrar um horário para o paciente e nem ficar ligando para confirmar a consulta. O próprio sistema agiliza isso para ela.

No entanto, a tecnologia só consegue ser 100% eficiente quando a pessoa sabe o que está fazendo.

Inserir informações equivocadas no sistema faz com que ocorram transtornos muito grandes. Por essa razão, é imprescindível que a sua secretária tenha familiaridade com o uso da tecnologia para tornar a sua gestão muito mais efetiva. 

6. Boa apresentação

É importante destacar aqui que não estamos nos referindo aos “padrões de beleza”. Quando falamos em uma boa apresentação, queremos dizer que é preciso fazer uso de roupas adequadas para atender aos pacientes, como o uso de uniformes.

Manter a higiene pessoal é outro ponto indispensável, mas isso não se refere apenas à boa apresentação, mas também à saúde da profissional.

O uso de salto alto nem sempre é bem-vindo nesse caso porque alguns imprevistos podem fazer com que a secretária tenha que agir rápido e isso pode fazer com que ela fique desconfortável. Portanto, o uso de sapatos sem salto, como sapatilhas, são mais propícias para a ocasião.

Quem tem uma rotina profissional agitada sabe o quanto é importante contar com o auxílio de profissionais competentes no seu dia a dia. Uma secretária que apresenta essas características aqui listadas facilitará os processos do seu ambiente de trabalho, tornando-os mais ágeis e eficientes.

Além disso, os erros diminuirão e a necessidade de retrabalho também. Tudo isso contribui para um ambiente mais saudável e uma maior satisfação dos seus pacientes, uma vez que essas ações refletem diretamente na forma como eles são atendidos.

Portanto, antes de contratar, analise se a candidata apresenta esses requisitos tão importantes.

Quer saber mais sobre esse assunto? Faça download do Guia para Treinamento das Secretárias.