7 dicas cruciais para fazer o melhor uso do seu software médico

A tecnologia é uma importante aliada para consultórios e clínicas médicas que almejam aumentar a sua base de pacientes e promover o crescimento do negócio. Dessa forma, a implementação de um software médico se mostra uma excelente alternativa.

No entanto, seja pelo desconhecimento das funcionalidades ou por erros no processo de implantação, a ferramenta pode funcionar de maneira menos eficiente. Por isso, preparamos este artigo com algumas dicas para você extrair o máximo dos recursos desses sistemas.

Qual a importância de contar com um software médico?

Os softwares de gestão, como também são chamados, são soluções tecnológicas desenvolvidas para trazer praticidade e agilidade a rotina de consultórios e clínicas. Para isso, conta com recursos que automatizam grande parte das tarefas desempenhadas pelo médico e por seus colaboradores.

Ainda, essas ferramentas também facilitam a gestão desses negócios, promovendo a organização das informações, tornando os processos mais assertivos, integrando os dados e garantindo a satisfação do paciente.

Além disso, os softwares médicos possibilitam um controle financeiro mais eficaz da organização através da análise atualizada do fluxo de caixa e da geração de relatórios para previsão de despesas e receitas.

Os sistemas de gestão contam com um grande número de funcionalidades relacionadas a diferentes setores da administração do consultório, tais como, prontuário eletrônico, agenda médica online, automações de marketing, entre outros.

Como escolher a melhor ferramenta?

Porém, com muitas opções de ferramentas disponíveis no mercado, é necessário seguir alguns critérios para tomar a melhor decisão na hora de escolher um sistema. Para fazer a escolha certa, tome os seguintes cuidados: 

• priorize os softwares médicos seguros, como é o caso daqueles armazenados na nuvem. Isso porque oferecem criptografia de dados, rotina de backups e alto nível de proteção contra ataques cibernéticos;
• avalie a capacidade e disponibilidade do suporte oferecido pelo fornecedor;
• descubra se a empresa concede treinamentos ou consultorias para você e sua equipe;
• prefira ferramentas que ofereçam a mobilidade, ou seja, a possibilidade de serem acessadas de qualquer lugar;
• verifique se o software atende às necessidades do seu consultório;
• analise a possibilidade de personalização do sistema, de modo que seja possível adaptar a tecnologia à rotina da empresa.

Por fim, ao seguir essas orientações, são grandes as chances de adquirir um software médico eficiente, que impacte na experiência do paciente, otimize o seu tempo e dos funcionários e que traga maior assertividade para a gestão.

Saiba como usufruir de todos os recursos de um software médico

Agora que você já entendeu a importância da ferramenta e sabe com o que se preocupar no momento da contratação, precisamos falar sobre as medidas que podem ser tomadas para que esse sistema seja utilizado com o máximo da sua capacidade.

Isso porque ao ignorar algumas medidas simples, o software médico pode não funcionar corretamente, se tornando um motivo de frustração no consultório. Então, conheça algumas dicas para usufruir de todos os recursos dessa ferramenta.

1)  Capacite os seus colaboradores e garanta que toda a equipe utilizará o sistema

O bom funcionamento de qualquer tipo de software também depende do conhecimento e da capacidade de quem o utiliza. Por isso, é de extrema importância investir na capacitação de todos os seus colaboradores.

Geralmente, o próprio fornecedor disponibiliza treinamentos virtuais ou uma biblioteca de vídeos tutoriais que podem ser acessados a qualquer momento. Além disso, você precisa garantir que toda a equipe migrou os seus processos para o novo sistema.

Apenas com a plena aceitação da ferramenta é que será possível fazer o melhor uso dela e extrair o máximo de suas funcionalidades. Assim, apresente para a equipe os benefícios do software e mostre quais resultados podem ser alcançados com a sua utilização.

2) Mantenha o software médico atualizado

Todos os sistemas digitais recebem atualizações periódicas que, quando não corrigem alguma falha percebida, trazem novos recursos para o consultório. Dessa forma, é fundamental manter o sistema sempre atualizado.

Na maioria dos casos, as ferramentas são configuradas para realizar a atualização automaticamente ou, pelo menos, notificar o usuário sobre uma nova versão disponível. Então, basta ficar atento às informações disponibilizadas por ela.

3) Faça suas anotações no prontuário eletrônico

Quando um profissional de saúde migra seus processos do formato analógico para o digital, é comum que mantenha hábitos antigos, o que não é um problema. Porém, alguns comportamentos podem reduzir a eficácia dos softwares médicos ou impedir que sejam utilizados de maneira correta.

Um bom exemplo são as anotações do médico durante as consultas. O prontuário digital possui áreas especificas para o registro dessas informações, o que torna a busca mais precisa e o armazenamento mais seguro.

Então, evite as anotações em papel e usufrua dos recursos disponibilizados pelo sistema. Ademais, tente fazer registros curtos e objetivos, tornando-os mais simples e de fácil entendimento.

4) Armazene os dados na nuvem

Outro hábito herdado dos consultórios não informatizados é a guarda física de prontuários e históricos dos pacientes. Ao contar com um software médico em nuvem, você não precisa mais armazenar esse tipo de documentação impressa.

Ademais, essas ferramentas permitem a digitalização de documentos e armazenam qualquer informação do paciente, de forma organizada e 100% digital. Assim, além de fazer com que esteja acessível de qualquer lugar, você utiliza melhor o seu orçamento.

5) Abuse das automatizações

O propósito da implementação de um software médico é justamente otimizar e dar praticidade para a gestão e a rotina dos consultórios e clínicas. Neste sentido, as automatizações são essenciais para que esse objetivo seja alcançado.

Por isso, use e abuse desse recurso. Por exemplo, o envio de confirmação e lembretes de consultas, o controle de caixa, a criação de relatórios com indicadores personalizáveis, o agendamento, entre outros.

6) Implemente o agendamento online

O agendamento online é um recurso inovador que funciona como um importante diferencial para consultórios e clínicas. Ao dar autonomia para o paciente agendar suas consultas, você promove um grande impacto positivo na sua experiência.

Assim, se você deseja fazer o melhor uso possível dos softwares médicos, a implementação desta funcionalidade é obrigatória. Com isso, além da liberdade para marcar suas consultas, o paciente passar a ser automaticamente lembrado dos seus horários no consultório.

7) Monitore a saúde financeira com o software médico

Por último, outra funcionalidade que precisa ser utilizada na sua organização. Na maioria das ferramentas, existe um módulo dedicado ao controle financeiro do negócio que possibilita o acompanhamento em tempo real das suas finanças.

Com isso, além de conseguir avaliar periodicamente o crescimento do consultório, você evita ser surpreendido por despesas, conhecerá a real necessidade de capital e saberá o momento certo para realizar investimentos.

Enfim, como você pode perceber, os sistemas de gestão são ferramentas completas que possibilitam uma visão ampla e abrangente do consultório, facilitando a sua administração e controle.

Portanto, para quem deseja promover o crescimento do consultório ou da clínica e garantir o seu sucesso, a utilização de um software médico é obrigatória. Então, avalie suas necessidades e escolha um sistema que seja capaz de atendê-las.

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