Por que o uso de papel e caneta impede a real organização do consultório?

Manter a organização do consultório é uma missão desafiadora até mesmo para quem sabe muito bem lidar com um volume imenso de informações.

Pense bem: em um dia de atividade em sua clínica, vários dados são gerados: informações de novos pacientes (desde o nome até mesmo histórico de tratamentos), dados de procedimentos realizados, medicamentos utilizados, e por aí vai. E na hora de organizar tudo isso, dificilmente foge a esse protocolo:

• Agendamentos de consulta ficam escritos na agenda anual, aquela que nós ganhamos do convênio ou no amigo oculto do Natal;
• Os prontuários ficam naquele arquivo bem escondido, lá na salinha onde estão os materiais de escritório;
• Os contatos dos pacientes têm espaço destinado para outra agenda, ou mesmo uma planilha em Excel, bem formatadinha.

Esse modelo dá muito certo em vários lugares até hoje (aliás, milhões de consultórios sobreviveram anos e anos desse modo). E qual o problema nisso? A primeira vista, nenhum. A questão é que o advento digital tem possibilitado uma maior organização do consultório, reduzindo esforços e oferecendo vantagens que papel e caneta nenhum podem colocar defeito. Lendo isso você tem todo direito para pensar:

“Mas eu não tenho nenhum problema com isso”. Será?

Levantamos quatro pontos críticos que são potencializados pela falta de tecnologia especializada dentro das clínicas. Veja se você se identifica com um deles:

1 Organização do consultório

Por mais bem arrumados que sejam os seus processos e organizada que seja a sua equipe, é praticamente impossível manter em ordem todas as informações de que falamos acima. Só pelo fato de elas não estarem integradas, isso já é motivo de sobra para você ter dor de cabeça.

Primeiro porque é caro manter alguém só para fiscalizar/ organizar atualizações de informações em prontuários. Segundo que os riscos que essa operação manual lhe reserva já justificariam qualquer aporte necessário em tecnologias especializadas. Porque basta um descuido, num único momento com um documento, que a confusão estará feita.

Nesse sentido, um softwares focado nas necessidades das clínicas contribui para ir além da organização do consultório! De um modo bem prático, ele reúne campos fáceis de serem preenchidos com as informações que circulam no seu ambiente.

2 Armazenamento de dados

Papéis, agendas e mais papéis: ficar só nessa modalidade, além de não ser nada prático, te expõe a riscos. A perda de um desses documentos ou mesmo incidentes (como molhá-los), pode representar o sumiço de informações valiosas (como o histórico e dados dos pacientes). Não bastasse isso, o espaço físico também reserva desafios: com aluguéis cada vez mais caros, dispor de espaço não é tarefa das mais fáceis, não é mesmo?

Nesse sentido, softwares te ajudam no armazenamento de informações a partir de sistemas de gestão robustos, que realizam backups (isto é, que salvam os dados para mantê-los em segurança). Não só há economia no espaço físico, mas principalmente maior segurança para que as informações fiquem mais acessíveis e de modo prático.

3 Segurança de informações

A privacidade é outro ponto cada vez mais valorizado entre as pessoas e falar disso tem um pouco do que mencionamos no item anterior. De igual modo que os dados em papel e caneta apresentam desafios para armazenar, também são frágeis!

Isso porque basta um descuido de procedimento e uma pasta ou um prontuário sumirem ou mesmo serem colocados em locais inadequados – que possam ser acessíveis por pessoas que não deveriam ver, por exemplo.

Com tecnologia especializada, é possível criar níveis de acesso e conceder mecanismos protegidos por senha para conseguir visualizar os dados dos pacientes, por exemplo. Além de ajudar na organização do consultório, um sistema de gestão focado nas necessidades da clínica contribui para guardar as informações com segurança, disponibilizando nos locais que você precisar (mesmo fora do consultório).

4 Agilidade nas etapas de atendimento

Guardar as informações em papel também inviabiliza outro fator: a agilidade. Você bem sabe o quanto seu consultório é dinâmico e nem sempre dá para parar tudo que se está fazendo para ir atrás de um prontuário ou da agenda física de contatos.

Ao adotar softwares de gestão especializados para a organização do consultório, basta um dispositivo com acesso à internet para ter em mãos, de modo bem simplificado e seguro, as informações de que necessita.

Com a implantação disso, o tempo passa a trabalhar a seu favor (e não contra você!). Porque todo aquele esforço na operação de reunir as informações e organizá-las, você e sua equipe poderão utilizar em prol de uma melhor experiência de atendimento aos seus pacientes.

Viu só? Há quatro pontos críticos que podem ser resolvidos facilmente com tecnologia especializada. É importante lembrar que não se trata de um modismo, a transformação digital é uma realidade que tem alavancado empresas de todos os portes a olharem com mais atenção a ferramentas dessa fantástica revolução: armazenamento de dados nas nuvens (Cloud Computing), Internet das Coisas (uso de dispositivos vestíveis para guardar informações, a exemplo de relógios), Big Data (mecanismos de inteligência para ter todos os tipos de dados usados a seu favor), e por aí vai! Há outro post aqui do blog que sinaliza 15 tendências que prometem chegar logo em seu consultório, não deixe de ver.

Olhando tudo isso você deve imaginar: “Ah, mas isso tudo deve ser muito caro e inviável para a minha clínica. Melhor ficar no papel e caneta mesmo!”.

Engana-se muito quem pensa assim! A tecnologia está cada vez mais acessível, e não é preciso contratar uma equipe específica para trabalhar para você; há soluções que você pode contratar aí mesmo de seu consultório, com mensalidades que cabem no seu orçamento, e que irá poupar esforços e dinheiro do seu caixa.

Continue ligado aqui no blog iMedicina! Compartilharemos sempre recomendações de como softwares podem ajudar na organização do consultório. Ciente de todas as possibilidades que traremos por aqui, você estará muito mais preparado para fazer as escolhas certas. Tudo bem? Até a próxima postagem 🙂