Descubra as melhores maneiras de planejar custos do consultório

Nem sempre na nossa formação (acadêmica ou mesmo pessoal), temos oportunidade de aprender a gerenciar, desde os custos do consultório, processos, equipes de trabalho e por aí vai. Embora estejamos super preparados para atender pacientes, na hora de abrir o consultório ou mesmo pôr em ordem a clínica que você atua há tempos, surgem desafios em que esse preparo faz falta à beça.

Diante disso, há dois caminhos: buscar especialização e ir atrás de informações que ajudam a suprir as lacunas, ou aprender na marra, com os erros mesmo.

Com tanta informação disponível na rede, não faz muito sentido continuar falhando em funções básicas, como o planejamento e controle de custos do consultório. Há uma série de práticas que contribuem para evitar que sua empresa fique no vermelho, ainda mais em períodos de retração econômica.

Não tenha dúvidas: toda ação pode resultar em economias e evitar problemas maiores! Para ajudá-lo nisso, listamos 5 atitudes que podem fazer toda a diferença na hora de fazer a gestão financeira do seu consultório.

Fluxo de caixa 

Em outro artigo aqui do blog, nós destacamos a importância que representa estabelecer um fluxo de caixa na sua clínica. Mas tão importante quanto implantar é fazê-lo corretamente. O primeiro passo para isso, após ser estabelecido, é separar as saídas de dinheiro (ou seja, os pagamentos realizados) para as categorias que recebem o dinheiro. Por exemplo:

• Despesas: aqui você pode criar subdivisões, tais como “administrativas”, que inclui o pagamento para materiais de escritório, gastos com telefone e internet, correio, etc. Outras categorias recomendadas são a “comercial”, onde serão contabilizados os valores investidos em marketing e comissões (caso tenha) e a “financeira”, que contabiliza juros e impostos, por exemplo.
• Fornecedores: devem-se incluir todos os pagamentos feitos aos prestadores de serviço. Não somente aqueles de quem você compra os suprimentos para o consultório, mas até fornecedores que vão melhorar a estrutura de sua clínica, entre outros prestadores de serviços.
• Outras saídas: recomenda-se incluir o que o consultório pagou para amortização de empréstimos e investimentos feitos.

O fluxo de caixa deve conter ainda as entradas, ou seja, as fontes de recebimento de dinheiro. No caso de sua clínica, podem ser os valores das consultas particulares ou mesmo de repasse dos planos de saúde. A atualização dessas informações (entrada e saída de recursos) deve ser feita diariamente, sempre somando o valor na coluna de entradas e descontando o de saídas.

O olhar diário para isso ajuda a manter em ordem os custos do consultório. Em outro post aqui do blog, tratamos sobre a importância de estabelecer uma conexão entre a agenda e as finanças!

Centros de custos

Essa é outra forma eficaz de ajudar a entender as finanças de seu consultório. Ao criar centro de custos, você vai atribuir uma organização lógica que ajuda a entender o gasto nos diversos setores que há em seu consultório.

Essa análise individualizada permite ter visão de receitas e despesas de forma independente. Com informações em mãos, fica muito mais fácil tomar decisões que ajudem a melhorar desempenho de áreas específicas e direcionar decisões quanto a gastos, produtos e serviços oferecidos.

Pensando em seu consultório, por exemplo, você pode ter um centro de custo “Procedimentos cirúrgicos”, para mensurar os gastos feitos com o procedimento. Outra maneira é ter uma categoria “Exames”, para compreender melhor o quanto está sendo investido nessa parte do atendimento. É importante considerar que essas divisões são customizáveis a partir da sua necessidade, sem possuir um padrão específico.

Limites de gastos

Ficar o tempo todo no vermelho não é bom sinal! Por isso, com a organização de saídas do dinheiro (como mencionamos no primeiro item) e com um controle por centro de custo, chegou a hora de delimitar o valor gasto em cada uma dessas frentes. Sem estipular um orçamento, fica difícil mensurar a eficiência deles.

Até porque, nas contas, o céu não pode ser o limite, não é verdade! Para essa atividade, avalie o valor disponível e direcione conforme a prioridade dessas áreas.

Há alguns empresários que na hora de destinar a verba se esquecem da priorização, e acabam dando pesos que não são ideais a cada uma dessas frentes. Identifique quais são elas, para que você não incorra na falha de estourar o orçamento numa área à qual foi direcionada menos recursos que o necessário. Essa etapa é muito importante para controlar bem os custos do consultório.

Separar as contas pessoais das do consultório

Uma combinação explosiva que pode levar ao colapso das finanças pessoas ou de sua empresa é não estabelecer o limite entre elas. Não adianta dizer: “Mas eu sou bem organizado, posso manter tudo em um lugar só”. Infelizmente, as chances de não funcionar são enormes. Por isso, há três atitudes indispensáveis para manter cada gasto em seu devido lugar.

1. Tenha contas correntes distintas: mesmo com o máximo controle feito por planilhas, considere criar contas distintas para gerenciar as entradas e as saídas. A correria do dia a dia pode fazer com que existam gastos não calculados, e isso pode não ser devidamente registrado, gerando uma dor de cabeça no fim do mês.
2. Deixe as despesas domésticas no devido lugar (e vice-versa): basta uma única conta paga para que o problema de falta de controle possa aparecer. Seja bem disciplinado e rígido quanto a isso, não misturando os gastos feitos.
3. Defina data de retiradas do dinheiro: mesmo sendo seu próprio negócio, é bem comum criar a liberdade de tirar dinheiro a hora que quiser. Isso não é saudável para sua organização. Por isso, estabeleça datas no mês em que será transferido o valor para sua conta.

Agora… você pode estar pensando que é muito complicado fazer todos esses levantamentos, não é mesmo?

Mas não se preocupe! Dá uma olhada nesse artigo e tire suas próprias conclusões:

• Estatísticas financeiras do consultório: o que um bom software pode fazer por você!

Podem parecer recomendações básicas, mas muito consultório por aí ainda não conseguiu se estruturar nesse sentido. O controle de custos do consultório passa por dois momentos: a definição/organização das finanças e a disciplina de executá-la com rigor. Tenha certeza que seguindo esses passos, você estará de bem com as finanças de sua clínica!