Quando se planeja montar um centro médico, muitas questões vêm à mente, tais como a infraestrutura, isto é, quantas salas serão utilizadas para consulta; como será a recepção; quantos banheiros serão necessários; e a copa ou cozinha. Outra questão também importante a ser pensada é o atendimento: como ele será realizado, que tipo de especialidades terão, quais os médicos que farão parte, etc.
Só com uma boa administração e gestão é possível crescer em um mercado competitivo. Um centro médico tem os mesmos elementos que as grandes empresas, como os funcionários, a movimentação dos recursos financeiros (entrada e saída) e o contato com os fornecedores e os pacientes, que se diferenciam dos objetivos dos clientes.
Para uma boa gestão, é necessário que o centro médico estabeleça um padrão de atendimento, de armazenamento das informações, de procedimentos financeiros, de contatos com pacientes, de organização de tarefas, entre outros. Quanto maior a quantidade de informação disponível, mais padronizados são os protocolos para toda a empresa. Isso permite que um setor trabalhe em conjunto com outro, facilitando o processo de decisões tanto operacionais como administrativas.
Um sistema integrado pode ajudar muito o centro médico nesse quesito, porque ele armazena e organiza as informações, oferecendo maior agilidade ao processo, além de distribuí-la de acordo com a necessidade. Precisa saber quantos clientes foram atendidos no dia? Quantos exames foram realizados no mês? O sistema é capaz de fornecer esses dados de forma rápida e exata.
Funcionalidades de um sistema integrado
É possível cadastrar os convênios atendidos, bem como as tabelas de pagamento, o valor dos atendimentos particulares e seus procedimentos, o padrão para confirmar agendamento, os modelos de atestados e prescrições e até a duração média de uma consulta.
Isso melhora e otimiza os processos do centro médico, visto que a qualidade das informações permite ter um gerenciamento mais adequado e mais tempo para analisar estrategicamente as informações, com foco no crescimento. Assim, essas informações são fundamentais para a tomada de decisões como, por exemplo, definir controles para redução de custos, aumentar a rapidez no atendimento aos pacientes e a escolha de alternativas na realização de ações capazes de promover o estabelecimento, como o marketing.
A tecnologia foi criada como uma forma de automatizar os processos padrões para que haja mais tempo para outras ocupações, como se preocupar mais com os pacientes e como melhor ajudá-los com seus problemas. Seja procurando um tratamento mais eficiente, criando uma nova dieta ou buscando novas ferramentas odontológicas. A tecnologia faz a parte automática para você se preocupar apenas com a parte humana.
Um sistema integrado para a gestão do centro médico faz você perder menos tempo indo atrás dos dados, coletando-os, fazendo o cruzamento das informações e montando relatórios. Com um sistema realmente eficiente e pensado exclusivamente para a área médica, é possível economizar tempo, colocando os dados no sistema de uma vez só e, com isso, fica fácil buscar quando precisa e gerar relatórios confiáveis.
Relatórios e controle financeiro do centro médico
Afinal, quem nunca se bateu ao criar planilhas no Excel, que atire a primeira pedra! Sem contar na paciência necessária para digitar todos os dados novamente para então criar os gráficos. Com um sistema integrado, você digita os dados uma vez, quando o paciente faz o cadastro no centro médico, e as consultas são agendadas e os prontuários realizados. Então essas informações ficam guardadas no sistema e você tem acesso às principais estatísticas sobre exames, pacientes e outros cálculos complexos, como a quantidade de pacientes hipertensos e quantos deles são homens acima de 50 anos, por exemplo. Há de se ficar atento à escolha do sistema que permita esse cruzamento inteligente das informações e tenha flexibilidade nas planilhas e gráficos, para que seja possível acessar toda informação que se deseje acompanhar.
O controle financeiro é uma das questões principais para a escolha de um sistema integrado que seja eficiente. Já pensou que bom seria se, ao agendar a consulta ou finalizar um prontuário, o valor fosse registrado no sistema do centro médico? Isso já é possível e ajuda a economizar e muito o tempo e os recursos humanos. Não há a necessidade de designar uma pessoa que faça essas anotações e as inclua em uma planilha.
Com o sistema, o valor da consulta é registrado no fluxo de caixa automaticamente no final do atendimento, evitando assim cobranças duplicadas ou inexistentes, que trazem dificuldades para a clínica. Isso porque o módulo financeiro está conectado diretamente com a agenda e o prontuário, isto é, ele é registrado no momento em que acontece. Outros dados que são beneficiados pelo sistema integrado são o controle de custos, porque você pode incluir todas as entradas e saídas dos recursos financeiros, o que facilita também a previsão orçamentária e o fluxo de caixa. Além disso, também é possível criar estatísticas sobre o crescimento e os resultados gerados, bem como o valor investido.
Sistema fracionado, trabalho dobrado
Um centro médico é composto por vários consultórios, com vários profissionais. Se cada um utilizar um sistema diferente, as pessoas responsáveis pelo cruzamento desses dados e/ou recadastramento em outro sistema vão ter um trabalho imenso e ainda com a possibilidade de dados duplicados ou em falta. Ao escolher um que seja integrado, não haverá a necessidade de retrabalho e o risco de informações duplicadas será reduzido. A mão de obra para fazer a junção desses trabalhos também será reduzida e/ou utilizada para outras atividades, gerando economia.
Há dois pontos interessantes em relação aos funcionários. O primeiro é sobre o treinamento, já que muitas vezes, na correria do dia a dia, não há tempo suficiente para treinar o novo funcionário. Isso pode gerar dúvidas de como proceder nas situações ou até mesmo de ele não conseguir atender suas expectativas de maneira positiva. O sistema contém muitas informações sobre procedimentos e padrões utilizados, por isso, já resolve alguns impasses. Mas há também a possibilidade de utilizar o gerenciador de tarefas para designar as tarefas de cada funcionário, criando uma lista de funções que ele deve realizar no dia. Isso facilita na gestão de pessoas e evita a indisposição na cobrança dos resultados.
O outro ponto é que um atendente sobrecarregado não dará a atenção necessária para o seu paciente, pois ele tentará fazer isso da maneira mais rápida para poder atender a todas as outras funções. Com uma boa gestão e com os processos automatizados, a tendência é que o funcionário não seja sobrecarregado e possa realizar melhor o seu trabalho. Uma secretária que gaste metade do tempo procurando no arquivo a ficha dos pacientes, terá que buscar uma maneira mais rápida de realizar as outras funções. Isso quer dizer que o atendimento ao paciente pode ficar sim comprometido, correndo o risco de que ele não receba as informações importantes.
Como melhorar o atendimento no centro médico
Um centro médico com um sistema integrado pode oferecer um ótimo atendimento. Você pode disponibilizar alguns horários para que o agendamento das consultas ou exames seja feito pelo próprio paciente. Isto é, o paciente entra no site da clínica e, mediante um cadastro, seleciona sua consulta no dia 25, às 15 horas, por exemplo. Esse horário aparecerá como ocupado com o nome do paciente na sua agenda. O sistema pode pedir a confirmação por mensagem ou e-mail. Um dia antes do horário agendado, ele recebe uma mensagem no celular ou um e-mail avisando a data e a hora da consulta.
Essa funcionalidade de lembrete ajuda a reduzir o percentual de faltas nos consultórios. Isso porque a vida agitada e as muitas ocupações fazem com que algumas pessoas esqueçam ou até mesmo confundam os dias de seus compromissos. Como já foi dito acima, a secretária, que deveria ligar para lembrá-los, fica com tempo suficiente para dar a devida atenção aos novos pacientes, tirando dúvidas e outras questões, e melhorar o atendimento na sala de espera.
A possibilidade de envio automático de e-mails ou mensagens aos pacientes do centro médico é um grande diferencial no pós-atendimento. Ele pode receber instruções sobre uma cirurgia realizada e quais as condições ideais para o pós-operatório. Também pode ser avisado da data de retorno para a retirada de pontos (se for o caso) ou então qual o cuidado que ele deve ter após uma semana, se pode se alimentar normal ou tem restrições, se continua com o remédio, etc. Pacientes com dietas restritivas também podem receber dicas ou novas considerações por e-mail. Isso denota um cuidado maior do profissional e ajuda na fidelização dos pacientes. As maiores indicações são feitas por meio do “boca a boca”, e ele se lembrará de falar de você, não só pelo excelente tratamento e atendimento, mas também pela atenção dada.
A gestão de um centro médico não é tarefa fácil, mas as tecnologias estão aí para ajudar a facilitar os processos. A escolha de um sistema integrado eficiente pode realmente fazer a diferença na hora de administrar, facilitar o controle financeiro, otimizar o trabalho e até mesmo melhorar o relacionamento com os pacientes. Há muitos sistemas bons e com preços acessíveis, por isso, escolha um que tenha as funcionalidades que o centro médico necessita.
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