Como combater a baixa produtividade em consultórios médicos independentes

O sucesso de consultórios médicos independentes depende da capacidade de enfrentar os desafios que surgem pelo caminho. A baixa produtividade, por exemplo, é um problema comum e que traz grande prejuízo para o negócio.

Por isso, é necessário buscar novas alternativas para superar essa dificuldade. Você está preparado para lidar com uma equipe menos produtiva? Caso não, recomendamos a leitura deste artigo que irá explicar tudo sobre o assunto.

Consequências da baixa produtividade nos consultórios médicos

Na rotina dos consultórios médicos, cada minuto é valioso e pode representar o aumento ou a queda na lucratividade. Por isso, o desperdício de tempo com ações ineficientes e pouco inteligentes é um problema a ser combatido.

Além disso, o mau gerenciamento da rotina provoca outro problema extremamente prejudicial para profissionais de saúde: a baixa produtividade da equipe. Por outro lado, ter um time produtivo não significa realizar inúmeras tarefas exaustivas.

Na verdade, a produtividade diz respeito à otimização do tempo, de modo que todos os processos rotineiros não caiam no esquecimento e sejam realizados harmonicamente.

Neste sentido, a baixa produtividade pode trazer muitos prejuízos para os consultórios médicos. Além de reduzir a lucratividade, o alcance das metas estabelecidas é prejudicado, bem como manter o planejamento. Outras consequências de se ter uma equipe improdutiva incluem:

• menor agilidade no cumprimento de tarefas administrativas;
• dificuldade em manter o padrão no atendimento aos pacientes;
• aumento na ocorrência de erros e retrabalhos, elevando os custos operacionais;
• comunicação deficiente entre a equipe;
• insatisfação dos pacientes e dos próprios colaboradores;
• piora na qualidade do ambiente de trabalho;
• falta de comprometimento do time com o consultório;
• perda de oportunidades de novos negócios.

Por essas razões, você precisa estar atento ao fluxo de trabalho da sua equipe. Caso haja queda no rendimento, você deve conhecer alternativas que promovam o aumento da produtividade em consultórios médicos. Por isso, este será o tema do nosso próximo tópico.

Como aumentar a produtividade nos consultórios médicos?

Com a transformação digital no setor de saúde, a partir do desenvolvimento de novas ferramentas de gestão, os consultórios e clínicas têm se tornado mais produtivos. Tudo isso a um custo menor de energia física e mental.

Entretanto, a implementação de softwares médicos, prontuários eletrônicos e outros sistemas digitais nem sempre é bem recebida pela equipe. Ou seja, isso pode ser mais um desafio para médicos e gestores.

Ademais, antes de investir em ferramentas que aumentam a produtividade, você precisa avaliar a real eficácia delas e a possibilidade de adaptá-las à sua rotina. Caso contrário, os erros se tornarão mais frequentes.

Outrossim, não basta apenas implementar um sistema de gestão eficaz. Para que haja maior aceitação e os resultados sejam, de fato, percebidos, você precisa capacitar os funcionários a utilizar o máximo dos recursos da ferramenta. 

Assim, com a adoção dessas práticas, você está no caminho certo para tornar o ambiente de trabalho mais produtivo e, consequentemente, melhorar o fluxo de caixa. Ainda, para que você consiga lidar com a baixa produtividade, separamos outras dicas importantes.

Use um software médico inteligente

Embora tragam muitas facilidades para consultórios médicos e diminuam a recorrência de erros e retrabalhos, os softwares médicos não fazem mágica. Para que ele proveja os resultados esperados, é preciso implementá-lo de maneira inteligente.

Neste sentido, explore todas as funcionalidades que oferecem e analise todos os processos do fluxo de trabalho que podem ser otimizados por elas. Assim, será possível extrair o máximo dos benefícios do sistema.

Outrossim, opte pelo fornecedor que ofereça a capacitação dos seus funcionários para o melhor aproveitamento do sistema. Em alguns casos, as empresas contam com bibliotecas de vídeos que podem ser acessadas a qualquer momento.

Por fim, limite suas alternativas a ferramentas em nuvem. Elas estão online 24 horas por dia e podem ser acessadas a partir de qualquer dispositivo conectado à internet. Outros recursos que contribuem para o aumento da produtividade incluem:

• prescrição digital;
• modelos de formulários pré-configurados;
• prontuário digital;
• agendamento online.

Automatize a rotina do consultório médico

No dia a dia dos consultórios médicos existem diversas tarefas administrativas que são realizadas rotineiramente e de maneira mecânica. Na maioria dos casos, elas podem ser automatizadas pela implementação de um sistema de gestão.

Assim, nem você e nem seus funcionários perdem tempo com atividades repetitivas, podendo se dedicar a outras ações mais complexas. Com isso, o consultório se torna mais produtivo e o atendimento aos pacientes fica mais ágil e prático.

Ainda, veja alguns exemplos de tarefas que podem ser automatizadas:

• confirmação de consultas;
• preenchimento de formulários rotineiros;
• agendamento de consultas;
• lembretes de retorno ao consultório, dentre outras ações.

Delegue funções à equipe

A concentração de responsabilidades em uma única pessoa tende a tornar o ambiente menos produtivo e eficiente. Isso porque a necessidade de executar várias tarefas faz com que o indivíduo não consiga se dedicar a nenhuma delas.

Ainda, essa é uma prática muito comum em consultórios independentes que contam com uma equipe reduzida. Porém, este é um problema que não pode ser resolvido nem mesmo com a implementação de um software médico. 

Quando toda a responsabilidade é concentrada no gestor do consultório médico, além da dificuldade de administrar o tempo para a conclusão de muitas tarefas, o profissional não detém o conhecimento necessário para executá-las de forma assertiva.

Assim, a maneira mais inteligente de lidar com esse desafio é dividindo as responsabilidades, delegando tarefas à equipe. Então, transfira a responsabilidade de acordo com as competências e habilidades dos seus funcionários e conforme os conhecimentos exigidos para cada tarefa.

Caso não conte com pessoas suficientes para realizar todas as atividades, você precisa buscar meios para a contratação de novos colaboradores, sejam eles terceirizados ou não. Essa medida não deve ser vista como uma despesa, mas sim como um investimento que irá trazer mais lucratividade para o consultório.

Melhore o ambiente de trabalho

A promoção de um ambiente de trabalho favorável à produtividade é extremamente importante para o crescimento dos consultórios médicos. De acordo com uma pesquisa divulgada no portal TINYpulse, funcionários felizes são 31% mais produtivos.

Então, desenvolva atividades que impactem positivamente a equipe. Algumas práticas indicadas são:

• oferta frequente de treinamentos;
• promoção de ações coletivas que melhoram o relacionamento entre os funcionários;
• incentivos financeiros e não financeiros para o alcance de metas, dentre outras ações.

Reduza as distrações na rotina da equipe

As distrações no ambiente de trabalho são os piores inimigos da produtividade. Apesar delas surgirem de várias formas, as notificações dos celulares e o uso da internet para fins pessoais são as mais comuns.

Ainda, a maneira mais eficaz de eliminar essas distrações é promovendo uma política de tolerância zero. Exija que os smartphones não sejam utilizados durante o expediente, permitindo o uso apenas em intervalos.

Enfim, combater a baixa produtividade não é uma tarefa fácil e demanda esforço, tempo e resiliência. Assim, para conseguir superar esse desafio é preciso acertar na escolha dos funcionários, na definição assertiva dos processos e responsabilidades.

Então, se você deseja tornar a equipe mais produtiva, considere as nossas dicas mencionadas neste artigo. Com elas, os consultórios médicos passam a ter uma rotina mais eficiente e uma equipe mais satisfeita, beneficiando a experiência do paciente.

Para saber mais sobre esse e outros assuntos importantes para o crescimento do seu consultório, basta acompanhar o blog iMedicina!