Como escolher software de prontuário eletrônico seguro

O prontuário eletrônico é uma ferramenta muito discutida já há algum tempo e ganhou mais atenção desde que a Telemedicina foi regularizada — em caráter emergencial, por conta da pandemia da Covid-19. É válido salientar que ela é importante para especialistas e pacientes.

Mais especificamente, trata-se de um documento digital dedicado aos médicos e clínicas, que tem como objetivo tornar o gerenciamento de pacientes (e de todos os assuntos pertinentes ao tratamento deles) mais ágil e otimizado.

O Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP), como é formalmente chamado, é uma versão digital de toda a documentação dos pacientes atendidos por um determinado estabelecimento ou indivíduo.

Podem estar presentes no documento itens como: histórico médico, prescrição de medicamentos, alergias, doenças preexistentes, resultados de exames etc.

Nos Estados Unidos, o prontuário eletrônico é tão bem-visto que as clínicas recebem incentivo financeiro para digitalizar os dados de seus pacientes. Já no Brasil, não há investimento por parte do Governo Federal, mas dezenas de empresas e médicos já estão buscando formas de modernizar seus espaços de trabalho.

Continue a leitura deste post e descubra como optar por uma ferramenta segura!

Vale a pena investir na tendência? 

Já adiantamos que sim. O investimento em um bom software de prontuário auxilia no momento da consulta e do pós-consulta, agiliza todos os atendimentos e guarda, de forma segura, informações pertinentes sobre um paciente e seu estado clínico.

Para além disso, é normal que softwares idôneos — que seguem as leis, sobre as quais ainda mencionaremos — tenham integração com outras ferramentas que podem transformar o atendimento, o cotidiano e, até mesmo, o marketing de um médico ou de sua empresa.

Prontuário eletrônico: quais são as leis para a sua utilização?

A Lei Nº 13.787, de 27 de dezembro de 2018, também chamada de Lei do Prontuário Digital, regulamenta a digitalização e utilização de sistemas tecnológicos para guardar, armazenar e manusear prontuários médicos.

Segundo ela, o processo de digitalização deve ser realizado de forma a assegurar autenticidade, confidencialidade e integridade do documento digital.

Para tal, os métodos de digitalização devem reproduzir, na íntegra, todas as informações dos documentos originais. Além disso, o processo precisa ser feito com a utilização de certificado digital, emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). 

Mas é fundamental que o software médico proteja os documentos do acesso, da alteração, da reprodução e da destruição feita por terceiros, de modo não autorizado.

Ainda, conforme a lei, a destruição dos prontuários físicos só poderá acontecer se for garantida a sua integridade em meios digitais e após uma análise obrigatória. Tal verificação, convém dizer, virá de comissão permanente de revisão de prontuários e avaliação de documentos, especificamente criada para essa finalidade.

Quais são as vantagens do prontuário digital?

Em primeiro lugar, a Lei do Prontuário Eletrônico é um avanço no que tange a questão da saúde pública do Brasil. A partir dela, é possível incentivar a criação de um sistema de dados seguro, que permita aos médicos acessar informações sobre um determinado paciente de forma rápida, para auxiliá-lo em casos emergenciais ou em consultas de rotina.

Outras vantagens que podem ser citadas são:

• menor risco de perda ou extravio de documentos por questões externas, como incêndios;
• rapidez na busca de prontuários, especialmente para hospitais de grande porte ou clínicas com um número significativo de pacientes;
• redução de custos para as clínicas ou especialistas que fazem atendimento à distância, uma vez que o prontuário eletrônico dispensa a existência de impressoras, móveis para arquivos, papéis etc.

Importante frisar que, embora o sistema digital facilite o acesso ao prontuário do paciente, trata-se de um documento íntimo e não deve ficar amplamente disponível.

Mas o paciente, uma vez que é dono dos dados dispostos no prontuário eletrônico, pode solicitar acesso irrestrito a ele sempre que desejar, bem como uma cópia segura.

Aos familiares, o acesso é permitido apenas se o paciente for menor de idade, incapaz (com documentação que prove a condição) ou estiver inconsciente. 

No Código de Ética Médica, mais especificamente no artigo 73, é dito que o especialista não pode revelar informações adquiridas por meio do exercício da profissão, a menos que haja consentimento por escrito do paciente ou por dever legal.

Em casos específicos, como quando há ordem judicial, o médico deve revelar as informações do prontuário para um médico perito. Trata-se, portanto, de uma exceção.

Como escolher um software seguro?

O software médico é um divisor de águas no cotidiano de uma empresa ou especialista que atende com equipe reduzida ou à distância.

Entretanto, além de permitir que o especialista verifique e altere prontuários digitais depressa, ele precisa ter algumas vantagens a mais para valer a pena. Agora, veja alguns dos atributos que não podem faltar no seu software de gestão de consultórios.

Ferramenta de agendamento e integração de agendas

Não há mais tempo para manter informações sobre atendimentos em agendas físicas. O Google Calendar, inteiramente virtual, é uma ferramenta que permite ao usuário fazer anotações sobre horários de atendimento e similares sem dificuldades.

Idealmente, um software médico deve permitir ao especialista ou à equipe de secretariado que façam agendamentos, cancelamentos e retornos de modo ágil. Para além disso, busque optar por um sistema que envia lembretes por SMS ou mensagem de WhatsApp. Assim, você pode fidelizar o paciente e garantir a sua presença.

Armazenamento em nuvem

A segurança dos dados disponibilizados em ambiente virtual deve ser prioridade de qualquer software e companhia. Como já comentamos, o Código de Ética Médica é bastante severo no que tange a proteção dos dados individuais. Logo, para manter-se respeitoso à lei, é preciso redobrar os cuidados com a segurança digital.

Nesse sentido, softwares médicos relevantes, frequentemente, trabalham para renovar e fortalecer seus sistemas de segurança. Entre as proteções mais pertinentes do mercado está o certificado HTTPS (Protocolo de transferência de hipertexto seguro).

Tal protocolo garante a segurança de um site. Assim, quando um ambiente não é seguro, ferramentas podem avisar ao usuário sobre a sua vulnerabilidade.

Outra forma de manter os dados seguros é impedindo que estejam dentro do computador — uma vez que ele pode ser invadido. Por meio do sistema de armazenamento em nuvem, os médicos e sua equipe podem acessar documentos sem fazer downloads ou instalar qualquer tipo de arquivo.

Reputação da empresa

O provedor do software médico tem site completo, redes sociais, telefones de atendimento ou atendentes online para o esclarecimento de dúvidas? É possível pesquisar a sua reputação em endereços confiáveis? 

Lembre-se também, na hora de escolher o serviço, de verificar a quantidade de clientes que a plataforma tem e se há nomes de autoridade em seu portfólio. Se os melhores estão dentro, é porque o serviço é de excelência.

Escolher um software médico seguro vai além de poder produzir e acessar um prontuário eletrônico, trata-se de revolucionar o seu atendimento!

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