Gestão do seu consultório médico: como organizá-la em 3 passos?

A gestão do consultório médico é um ponto importante e que influencia muito o seu sucesso profissional. Afinal, para alcançar seus objetivos, não basta oferecer um bom atendimento, é necessário entender como funciona os processos administrativos para gerir os seus recursos de maneira eficiente.

O problema maior é que durante a sua graduação, você não teve nenhum direcionamento sobre o assunto. Então, nesse caso, é preciso aprender na prática e buscar conhecimento de maneira autônoma.

Neste artigo, queremos ajudar você a superar esse desafio. Continue a leitura para conhecer 3 passos fundamentais para organizar a gestão do seu consultório.

Quais os desafios da gestão de consultório?

Nem tudo são flores na gestão de um consultório médico. Existem alguns desafios que você precisa conhecer para evitar equívocos que podem comprometer o seu crescimento profissional. A seguir, listamos os principais deles para você se preparar!

Controle dos agendamentos de consultas

A superlotação do agendamento das consultas não é algo que colabora para a organização da gestão de um consultório. Além de atrasar o atendimento, prejudica a qualidade da prestação de serviço.

É claro que o desejo de todo médico é ter uma agenda lotada, mas é preciso impor limites para você não se sobrecarregar.

Nesse sentido, é importante que você alinhe as demandas do seu consultório com a capacidade de atender um determinado número de pessoas. Além disso, você deve tomar medidas simples que visam organizar as suas consultas, como confirmar o agendamento com antecedência. 

Tenha em mente que quanto mais o agendamento de consultas estiver desorganizado, mais o seu fluxo de trabalho se tornará cansativo e desmotivador.

Planejamento financeiro

Tomar conta das finanças de um consultório não é nada fácil. Afinal, são tantos compromissos e procedimentos burocráticos que fazem com que o profissional perca horas do seu dia apenas para colocar tudo em ordem.

Sem contar que existem as questões contábeis, que exigem o máximo de atenção para evitar problemas com o Fisco.

O atraso involuntário dos compromissos gera a necessidade do pagamento de juros e multas que poderiam ser evitados se houvesse um controle financeiro mais eficiente.

Tudo isso faz com que o consultório médico tenha dificuldades para investir em tecnologia e infraestrutura, o que contribui diretamente para que a concorrência saia na sua frente.

Oferecer um bom atendimento

Oferecer um bom atendimento todos os dias nem sempre é algo tão simples assim. Afinal, existem dias que as coisas costumam não ir muito bem e isso o deixa preocupado e até mesmo desmotivado, certo?

Pois bem, esses problemas não podem e nem devem ser transferidos para os seus pacientes. Por isso, nesse momento é preciso respirar fundo e deixar as situações difíceis de lado para prestar um bom atendimento.

Um atendimento de qualidade envolve não apenas a prestação de um bom serviço, mas também oferecer um contato humanizado ao paciente, demonstrando a ele empatia e respeito pelo seu problema de saúde.

Melhorar a imagem da clínica

A concorrência na área da saúde é grande, independentemente da sua área de atuação. Nesse sentido, investir em infraestrutura e ações de marketing é essencial para melhorar a imagem da sua clínica perante os seus potenciais pacientes.

O problema é que nem todos os profissionais da saúde sabem fazer isso com eficiência. Isso faz com que eles tenham prejuízos ao aplicar seus recursos em estratégias equivocadas.

Nesse momento, é importante avaliar a possibilidade de terceirizar os serviços para que um especialista cuide de todas as estratégias para você. Assim, além de conseguir atrair mais pacientes, você terá mais tempo para se dedicar à sua profissão.

Quais os passos necessários para organizar a gestão do consultório médico?

Agora, você conhecerá os 3 passos essenciais para organizar a gestão do seu consultório médico. Acompanhe!

1. Conhecer o fluxo de pacientes

Conhecer o fluxo de pacientes do seu consultório médico é fundamental para identificar quais estratégias precisam ser colocadas em prática. Nesse sentido, é de suma importância observar os seguintes pontos:

• ter ciência sobre a taxa de cancelamento;
• saber como o paciente conheceu os seus serviços;
• se tem muitas necessidades de encaixes de urgência;
• como é o relacionamento dos pacientes com a equipe etc.

Com esses dados em mãos, é possível identificar gargalos que comprometem o bom desenvolvimento da sua gestão. Além do mais, as tomadas de decisões passam a ser mais acertadas, o que contribui diretamente para o sucesso do consultório.

2. Ter um bom controle financeiro

É de suma importância manter o controle e análise frequente da entrada e saída dos recursos do seu consultório, a fim de entender como investir e se existem gastos esporádicos que estão prejudicando o orçamento.

Softwares médicos, como o do iMedicina, oferecem um módulo financeiro para facilitar a vida do profissional. Com ele, você consegue:

• fazer uma análise geral das suas finanças;
• visualizar extratos da movimentação financeira em períodos definidos;
• acompanhar o fluxo de caixa;
• emitir relatórios e planilhas;
• fazer uma análise mais efetiva e coleta de dados segmentada por categorias e contas bancárias.

3. Oferecer treinamento para a equipe

Todos devem conhecer e desempenhar bem os processos do consultório para prestarem um bom atendimento aos pacientes, auxiliando-os em tudo o que precisarem. Para isso, é preciso que os seus colaboradores sejam treinados constantemente.

Sendo assim, não deixe de investir em treinamentos, palestras, workshops e tudo que contribua para o aumento do conhecimento da sua equipe.

Dessa forma, todos conseguirão ser mais produtivos e você, como gestor do consultório, não se sentirá sobrecarregado, pois as tarefas serão delegadas para um time que está preparado para lhe ajudar.

Organizar a gestão de um consultório médico não é uma tarefa fácil. Portanto, tenha em mente que quanto mais automatizados os processos forem, melhor.

Por essa razão, o investimento em tecnologia se torna indispensável, uma vez que ela é responsável por agilizar os processos, torná-los mais eficientes e menos burocráticos. Com isso, a produtividade da sua equipe aumenta e, consequentemente, a qualidade no atendimento também.

No entanto, lembre-se da necessidade de contar com um software de confiança, que ofereça a segurança necessária para que a gestão do consultório médico seja feita com tranquilidade.

Gostou das dicas? Continue navegando em nosso blog para entender mais sobre gestão de consultórios.