O prontuário eletrônico deve ser guardado permanentemente?

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O prontuário eletrônico tem normas sérias a serem seguidas por quem deseja adotá-lo. Segundo a Lei nº13.787, de 27 de dezembro de 2018, o processo de digitalização de prontuário deve ser realizado de maneira a assegurar confidencialidade, autenticidade e integridade do documento virtual.

Para tal, os métodos de digitalização devem reproduzir todas as informações contidas nos documentos originais. Assim, no processo de digitalização, deve ser utilizado certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Portanto, os meios de armazenamento de documentos digitais devem protegê-los do acesso, do uso, da alteração, de destruição ou reprodução por indivíduos não autorizados. Logo, é recomendada a utilização de sistemas de gerenciamento na nuvem, considerados mais seguros do que softwares offline.

Mas para que o documento digitalizado tenha o mesmo valor que o original, ele precisa ser assinado digitalmente. A assinatura digital, por fim, também deve ser certificada.

Como se pode ver, trata-se de um processo bastante sério. Não por acaso: afinal, estamos lidando com os dados médicos de uma pessoa. De acordo com o código de ética da medicina, as informações disponibilizadas em prontuário jamais devem ser oferecidas a terceiros sem autorização do paciente ou autorização judicial.

Apesar de toda a regulamentação, o prontuário digital ainda causa algumas dúvidas. Neste artigo, falaremos um pouco mais sobre o processo de destruição dos arquivos originais — ou seja, físicos — e responderemos a alguns questionamentos frequentes. Confira!

Prontuário eletrônico: é preciso guardá-lo permanentemente?

A Resolução CFM nº1.831/07, do Conselho Federal de Medicina, criou normas técnicas para a guarda e manuseio dos prontuários dos pacientes brasileiros. Mas é preciso compreender que o prontuário, independentemente do seu meio de armazenamento, é propriedade física da instituição responsável pelo tratamento, seja unidade de saúde ou consultório. Por isso, cabe a ela fazer a guarda e proteção dos documentos.

Após a digitalização dos documentos, a instituição deve estabelecer o prazo mínimo de vinte anos, a partir do último registro, para a preservação dos prontuários em papel, que não foram arquivados eletronicamente.

Finalizado o período, é possível destruir os documentos físicos, desde que haja cópia digital, com nível de garantia de segurança 2 (NGS2). As cópias digitais, por fim, devem ser guardadas de maneira permanente.

Uma vez que não ocupam espaço físico e não sofrem os efeitos do tempo ou de intempéries, os prontuários eletrônicos tendem a não provocar, nas instituições, qualquer efeito negativo.

Assim, após inseridos em um software médico seguro, estarão à disposição quando precisarem ser acessados ou atualizados.

Quem pode acessar o prontuário virtual?

Assinalamos, em outro momento, que apenas o médico, o paciente e pessoas autorizadas podem ter acesso ao prontuário eletrônico. Mas há dois casos específicos que o prontuário pode ser acessado por terceiros: quando há necessidade, por ordem judicial, de mostrar as informações contidas no documento e se o paciente encontra-se desacordado.

No último caso, a família pode ter acesso ao prontuário, para que possa dar à equipe médica informações sobre o estado de saúde do paciente, doenças anteriores, medicações etc. 

O prontuário eletrônico, embora disponível em meio digital e facilmente acessado por computadores ou smartphones, não pode ser aberto por pessoas não-autorizadas e sem a utilização de login, senha e certificado digital.

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Dessa forma, garante-se que apenas a equipe médica terá acesso aos dados do paciente e que ele poderá fazer o seu tratamento de forma tranquila, segura e respeitosa.

Vale a pena optar pelo prontuário eletrônico?

Sim. A implementação do prontuário eletrônico, de início, pode ser um pouco trabalhosa, já que é necessário colocar, em ambiente virtual, as informações de cada paciente.

No entanto, uma vez finalizada essa etapa, a tendência é que a equipe responsável pelo consultório e os próprios médicos ganhem cada vez mais tempo. Ainda, com os documentos centralizados, é possível ter acesso às informações do paciente em tempo reduzido, basta digitar o nome.

Podemos citar, para além disso, os seguintes benefícios:

  • menor risco de perda de documentos por motivo de força maior, como incêndios;
  • redução de custos para os hospitais — dentro de alguns anos, não será mais necessário gastar com papéis, locações para arquivamento e mão de obra;
  • facilidade para encontrar informações sobre o histórico médico do paciente, como alergias e doenças preexistentes, o que ajuda na escolha da medicação em momentos emergenciais;
  • unificação dos registros médicos em ambiente seguro.

Como escolher um bom software médico?

De acordo com a lei, o prontuário eletrônico deve ser mantido em um software adequado. Para tal, ele precisa ter nível de garantia de segurança 2 (NGS2), que exige certificado digital e torna as fraudes mais difíceis. 

Para além disso, o ideal é que o sistema de gerenciamento tenha outras funções além do armazenamento e organização de prontuários. Clínicas grandes, por exemplo, frequentemente precisam fazer novos agendamentos, cancelamentos e remarcações. 

Um software de qualidade permite que esse trabalho seja agilizado e, em muitos casos, dá ao usuário a possibilidade de enviar lembretes para os pacientes.

Ainda, para garantir que o atendimento seja impecável e tornar a sua clínica mais agradável, há sistemas que emitem pesquisas de opinião e satisfação por meio dos e-mails cadastrados. 

Assim, após cada consulta ou atendimento, o paciente poderá enviar um feedback para a equipe, ajudando-a a crescer.

Marketing digital

Os dados coletados pelo software médico também servem para outra coisa: melhorar o marketing de conteúdo da sua empresa. A partir das informações registradas no sistema de gerenciamento, você saberá qual é o perfil ideal do seu cliente. Quantos anos ele tem? O que costuma fazer? Quais doenças ou dores precisa resolver?

Ainda, com o perfil criado, será possível criar postagens para redes sociais, conteúdos relevantes para enviar por e-mail, folhetos informativos e promoções, tudo personalizados para o seu público.

Dessa maneira, o seu paciente se sentirá valorizado e perceberá que, entre as opções disponíveis no mercado, você é aquela capaz de dialogar com as necessidades e desejos dele.

Como vimos, o prontuário eletrônico é só uma das vantagens de um bom sistema de software médico — como o do iMedicina, que é inteiramente gratuito.

Quer começar a usar o nosso sistema sem custo? Registre-se para começar os atendimentos do seu consultório.

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