Passo a passo para eliminar o papel no seu consultório médico

Consultório médico é um tipo de ambiente que é cheio de pilhas de papel, não é mesmo? Porém, é hora de dar boas-vindas ao mundo digital, pois essa visão da papelada está caminhando para o passado.

Hoje em dia, adotar estratégias sustentáveis faz todo sentido para uma gestão consciente na Medicina.

Para atrair e fidelizar pacientes, sua conduta como médico gestor precisa ser muito alinhada com as demandas do mundo atual. Afinal, muitas pessoas estão cada vez mais conquistando a consciência de que a participação das empresas também precisa ser ativa.

Ou seja, a sua clínica pode se transformar ao eliminar ao máximo o volume de papel do dia a dia. E essa ideia é interessante não apenas para o meio ambiente, mas também para seus processos que, quando digitalizados, ficam muito mais otimizados.

Por que reduzir o consumo de papel do consultório?

É provável que você já tenha entendido que o desperdício e os impactos ao meio ambiente são alguns dos motivos para reduzir o consumo de papel no seu atendimento. Mas algumas estatísticas e informações vão ajudar você a entender tudo isso ainda mais.

Por exemplo, para a produção de uma só folha em tamanho A4, é necessário utilizar dez litros de água. Logo, não estamos falando apenas das questões de desmatamento, mas também com relação a um recurso tão fundamental para a vida humana.

Praticidade da digitalização no consultório médico

Outra grande vantagem de minimizar a quantidade de papel no consultório médico está relacionada à praticidade da digitalização. Mais adiante, você verá informações detalhadas sobre isso.

Por enquanto, faça uma reflexão sobre como um montante de folhas requer espaço de armazenamento. Em outras palavras, não é apenas o papel que vira um volume em sua vida, são os móveis necessários para guardá-los.

Isso acaba desperdiçando espaço útil em sua clínica, o qual poderia ser dedicado a um maior conforto dos pacientes na sala de espera, ou então na própria sala de atendimento.

Como eliminar o papel do consultório médico?

Agora que você já está mais convencido de que é importante eliminar a papelada, é hora de entender um passo a passo de como fazer isso. Afinal, esse processo deve ser feito com muita responsabilidade, uma vez que você vai lidar com informações importantes. Vamos lá!

1. Avalie como é seu gasto atual com papel

O primeiro passo é avaliar com o que sua clínica anda gastando atualmente. Isto é, além do prontuário clínico, quais outros documentos estão precisando de impressão ainda? Apenas para exemplificar:

• agenda das consultas e agenda do próprio médico;
• blocos de anotações na secretaria;
• fichas cadastrais dos pacientes;
• emissão de nota fiscal e outros comprovantes.

É provável que essa lista acima faça parte da rotina do seu consultório, mas também existem outras formas de gastar papel de maneira desnecessária.

O que importa nesse raciocínio é a consciência de que, se todos os profissionais da saúde estiverem usando material impresso demasiadamente, o impacto ambiental será muito extenso, concorda?

Ou seja, cada médico deve fazer a própria parte, partindo de uma compreensão de tudo que pode ser mudado.

2. Digitalize os documentos

A etapa seguinte nesse processo de conscientização é a digitalização de todos os documentos possíveis.

Pode ser que, no início, você até desanime, caso tenha um volume muito grande de pastas com informações preciosas. Mas mantenha em mente que, depois que tudo estiver digitalizado, você terá mais espaço para atender, pois a recepção ficará mais ampla, de fácil circulação.

Além disso, não é preciso fazer tudo de uma só vez. Vá fazendo aos poucos e escolha quais documentos são mais essenciais nesse primeiro momento de transformação.

Vale reforçar que, em tempos de pandemia de coronavírus, novas práticas de segurança e higiene passaram a ser aplicada nos centros de saúde. Isto é, uma sala menos ocupada com papelada é um local que permite distância segura entre pessoas.

Agendamento online é outra solução

Já na parte de marcação de consulta, não há necessidade alguma de manter agenda de papel, uma vez que calendários eletrônicos permitem o agendamento online de maneira muito ágil.

3. Armazene tudo na nuvem

O processo de digitalização dos documentos do seu consultório médico deve ser acompanhado de um armazenamento na nuvem. Isso porque não se pode também passar tudo para o digital sem a segurança do software em nuvem.

Isto é, todas as papeladas, inclusive os prontuários, podem ficar seguras em uma área virtual, como acontece com plataformas tipo o Google Drive e o Dropbox. Existem sistemas próprios, como no caso do iMedicina, que são ainda mais apropriados para o cuidado com pacientes.

Além de seguro, dentro de um ambiente digital, nada ali dentro ocupa espaço físico na sua clínica.

4. Tenha um consultório médico sustentável

Começamos o texto falando sobre sustentabilidade, e é válido reforçar isso em um tópico. A partir do momento em que você reconhece quais são seus gastos com papel, é possível encontrar alternativas.

Por exemplo, para que seu consultório médico seja mais sustentável, além de buscar reduzir gastos de impressão, você pode usar folhas recicladas. Os próprios blocos de anotações podem ser elaborados a partir de papéis descartados.

Outra dica é deixar a manutenção da impressora em dia, para que ela não gaste quantidade desnecessária de tinta. Inclusive, vale configurar no computador para que alguns documentos sejam impressos em modo rápido ou rascunho.

Mantenha uma atenção constante com relação a desperdício e incentive que os colaboradores e parceiros da clínica façam o mesmo.

5. Utilize um software médico

Muito do que falamos acima pode ser resumido no uso de um software médico seguro, que reúne diversas ferramentas para otimização e gestão do consultório. Todas as informações preciosas de cada paciente ficam guardadas com cuidado ali, sem ocupar espaço físico.

A agenda do médico também fica online, de forma que cada pessoa interessada pode agendar facilmente quando desejar, apenas nos horários que aparecerem como disponíveis. Ou seja, o profissional pode deixar restrito os períodos do dia que dedicará para outras atividades, inclusive as de lazer.

Sem papelada, mas com organização. É como manter um consultório online, ainda mais com o atendimento por telemedicina, assim como um presencial, claro.

Do papel para o digital

Agora que você viu um passo a passo sobre como migrar para o digital, poderá colocar em prática esse processo de eliminar o papel no seu consultório médico. Siga as dicas e curta todo o espaço e a praticidade que seu atendimento vai ganhar.

Quer saber mais sobre o assunto? Aprofunde a leitura com esse e-book gratuito: Guia de informatização de Consultórios e Clínicas médicas.