Por que a confirmação de consulta é um diferencial para sua clínica?

Desenvolver ações de marketing médico é uma estratégia essencial para o sucesso e o futuro de uma clínica ou consultório. No entanto, além de atrair mais pacientes, é preciso pensar em alternativas para fidelizá-los. Uma boa prática é o envio de confirmação de consultas.

Você sabe como funciona? Conhece os benefícios dessa ação? Então, não deixe de ler este artigo. A seguir, explicaremos tudo a respeito do tema, além de algumas dicas sobre como construir uma estratégia baseada no envio desses lembretes.

O que é a confirmação de consulta?

Como o próprio nome explica, trata-se da prática de confirmar a presença do paciente em horário pré-agendado por ele. Por ser uma linha de comunicação direta, é uma forma interessante de estreitar o relacionamento entre médico e paciente.

Ainda, a confirmação de consulta não é uma novidade. Na verdade, é uma ação que já faz parte da rotina das clínicas e consultórios médicos. Porém, com a evolução tecnológica, surgiram formas mais ágeis e práticas de realizar essa tarefa.

Como funciona?

O ato de confirmar a presença do paciente consiste em um contato prévio para verificar se ele comparecerá ou não à consulta e, em caso negativo, se pretende remarcá-la. Em função dos benefícios que pode trazer, é uma ação importante para uma estratégia de marketing médico.

Ademais, para estabelecer essa comunicação, você pode utilizar o formato tradicional, por meio do contato telefônico, ou fazer uso de alternativas mais ágeis, como o e-mail ou o SMS. Então, quer saber quais são esses benefícios da confirmação de consultas? Vamos a eles.

Quais os benefícios de contar com a confirmação de consulta?

Implementar a prática de confirmação de consultas traz diferentes benefícios tanto para o consultório quanto para o paciente. No primeiro caso, os profissionais de saúde percebem uma considerável redução no número de faltas.

A recorrência das ausências dos pacientes é um problema crítico para toda instituição de saúde. Na maioria das vezes, está associado à má organização da agenda do paciente, que não comparece e nem cancela o horário marcado.

Com isso, o consultório sofre duplamente. Primeiro, a ausência do paciente significa uma consulta a menos nas receitas. Segundo que, ao deixar de remarcar ou cancelar, você perde a oportunidade de encaixar outro paciente no horário vago, que cobriria o buraco na agenda.

Além disso, a confirmação de consulta funciona como uma estratégia para fidelizar pacientes. Isso porque, ao mantê-los informado sobre seus agendamentos, você transmite a mensagem de profissionalismo e demonstra estar preocupado com eles. 

Em consequência disso, tendem a melhorar a percepção de valor sobre seu trabalho. Outrossim, ao ter a exata noção de quantas consultas serão realizadas no dia, faz com que o consultório tenha uma eficaz previsibilidade de agenda e de caixa.

Por outro lado, no caso dos pacientes, receber as mensagens de confirmação permite que não esqueçam do agendamento da consulta. Assim, eles não adiam um possível diagnóstico ou início de tratamento, beneficiando sua própria saúde.

Saiba como você pode realizar a confirmação de consulta

Com os avanços tecnológicos, surgiram novos canais de comunicação entre médico e paciente. Dessa forma, possibilitou que a confirmação de consulta seja realizada por diferentes meios. A seguir, traremos um panorama sobre as vantagens de cada modalidade.

Envio de SMS

O Short Message Services (SMS) ou, traduzindo, serviço de mensagens curtas é um recurso presente há muitos anos. Apesar de muitos pensarem que essa ferramenta está ultrapassada, o SMS ainda apresenta bons resultados.

Assim como os aplicativos de mensagens instantâneas, como WhatsApp e Facebook Messenger, o SMS tem um alto percentual de leitura e, de acordo com estatísticas, a maioria das mensagens são lidas em até três minutos após o recebimento.

Ademais, profissionais de saúde que têm pacientes com mais de 40 anos como maioria do seu público, podem alcançar resultados satisfatórios com o envio de SMS para confirmação de consultas.

Isso porque é o perfil de usuários que não se adaptaram ao uso dos aplicativos mensageiros ou que percebem o SMS como uma ferramenta mais prática e eficaz. Em contrapartida, a principal desvantagem desse método é a limitação de 160 caracteres por mensagem, o que exige objetividade e clareza da comunicação.

Confirmação de consulta por e-mail

Mesmo nos dias atuais, o e-mail é uma das ferramentas mais eficazes e de melhor custo-benefício nas estratégias de marketing médico. Além disso, não possui limitação de texto, permitindo um aprofundamento do conteúdo que será entregue ao paciente.

Ademais, os e-mails oferecem uma melhor assertividade na comunicação. No cenário mundial, a taxa de abertura média dos e-mails chega a 30% e 70% das pessoas relatam que sempre visualizam e-mails de suas empresas preferidas.

Contato telefônico

Embora o contato telefônico seja a forma mais tradicional para a confirmação de consultas e ainda esteja presente na rotina de muitos consultórios, está se tornando uma prática obsoleta. Em comparação com outros canais, ligar para o paciente é considerado uma comunicação mais invasiva.

Com isso, a receptividade pode não ser positiva e afetar a sua imagem perante o paciente. Neste sentido, recomenda-se migrar a confirmação de consultas para o formato de mensagens, tanto por SMS quanto por e-mail.

Como otimizar o processo de envio das mensagens de confirmação?

Quando falamos dos benefícios em utilizar o SMS ou o e-mail para confirmar as consultas, não estamos falando de realizar esse trabalho manualmente. Com o advento dos softwares médicos, surgiu a possibilidade de automatizar esse processo.

Assim, basta cadastrar o número de telefone ou o endereço de e-mail do paciente no prontuário eletrônico e configurar o sistema para distribuir as mensagens com a antecipação desejada. Desse modo, você só precisa acompanhar o retorno dos pacientes.

Dicas sobre estratégias para o envio de lembretes de consulta

Tratando especificamente do envio automatizado de SMS ou e-mail, existem algumas estratégias que proporcionam um maior alcance das mensagens de confirmação. A seguir, listamos algumas delas:

• estabeleça um horário padrão de envio, respeitando a antecedência mínima de um dia;
• alterne os horários das primeiras consultas com os atendimentos de retorno;
• faça uso dos softwares e prontuários eletrônicos para enviar as mensagens e acompanhar as estatísticas de retorno dos pacientes.

Enfim, como você pode perceber, a confirmação de consultas é um recurso importante para o marketing médico, melhorando a gestão da agenda médica, dando maior previsibilidade de caixa e tornando positiva a experiência do paciente.

Por fim, se você não quer ver a agenda vazia tem que manter um bom relacionamento com o paciente e reduzir o número de faltas no consultório. Para isso, implementar a confirmação de consultas é indispensável.

Quer saber como acabar de vez com a agenda vazia? Leia o artigo “Como o iMedicina pode ajudar você a resolver o problema da agenda vazia” e leve seu consultório para outro nível!