Processos no consultório: 5 frases para riscar do seu vocabulário!

processos no consultório

Você se lembra daquele filme “O Todo Poderoso”? Nele Jim Carrey interpreta o papel de um jornalista que tem a vida perfeita, até tudo começar a dar errado. Com isso, o personagem Bruce questiona Deus sobre a forma como comanda a Terra. A partir daí, o Criador “transfere” a ele todos os seus poderes.

Uma das cenas que chamam a atenção é a facilidade com que ele busca uma informação: basta pensar, que logo aparece o que precisa. Em outro momento, ele precisa pesquisar um dado e logo se abre uma gaveta com a pasta certa diante dele.

Já pensou em ter esses superpoderes aí na sua clínica? Tirando toda a parte que só os efeitos especiais de Hollywood conseguem fazer, há processos no consultório que se bem implementados poderão tornar sua operação muito mais ágil e eficiente. Não tem mágica nenhuma nisso, tampouco você precisa ser o James Bond numa missão impossível.

Para comprovar a você isso, listei as cinco frases que mais ouço por aí sobre as dificuldades de se estabelecer uma correta organização no consultório. E na sequência, trago recomendações do que pode ser feito para riscá-las de vez do seu vocabulário. E, assim, alcançar uma eficiência tão sonhada por qualquer empreendedor.

 

Processos no consultório: administrando como uma empresa

Antes de partir a elas, é essencial uma reflexão: você já parou para pensar que a sua clínica é uma empresa? Normalmente, quando abordo esse assunto nas visitas que faço por aí, poucos veem seu consultório desse modo. E o primeiro passo para organizá-lo passa por reconhecer que a operação dele deve funcionar como uma empresa. Para saber o que isso representa, listei abaixo algumas reflexões:

  • Como está a organização das finanças: há um fluxo de caixa rigoroso e outros mecanismos de controle?
  • Os processos estão listados e todos que atuam na clínica são alinhados a essas premissas de trabalho?
  • Como é feita a gestão de relacionamento com pacientes? Você dá a devida atenção a eles para que se fidelizem aos seus serviços?
  • Qual seu planejamento de investimento? Como pretende ampliar os investimentos para crescer a operação?

Só aqui já há elementos suficientes para você encarar de outro modo a operação de seu consultório. É natural que em toda a formação médica não haja um olhar focado nas questões administrativas, uma vez que a especialização em si requer uma série de atenções.

Mas se ao abrir um negócio você não tiver essa preocupação, você poderá patinar por muito tempo e, principalmente, perder dinheiro com isso. Ninguém quer isso, quer?

 

Processos no consultório: 5 frases para riscar do vocabulário

Como prometido, reuni cinco frases que ouço a toda hora por aí. Elas demonstram sintomas claros de que não se está dando a atenção devida à gestão do consultório. É hora de ligar o sinal de alerta se você andou falando algo parecido:

 

“Contratei uma assistente bem organizada”

Há quem pense que não é preciso organizar os processos no consultório, caso você tenha uma assistente bem eficiente e metódica. Claro que isso ajuda (e muito). Mas depender só dessa característica expõe sua operação a muitos riscos. Tome o cuidado para que as etapas realizadas não sejam adaptadas às pessoas. Falo porque se ela precisar sair (ou se ausentar), como conseguirá manter aquele padrão?

É preciso que a organização seja fruto de um processo bem estabelecido, claro e que fale a todas as pessoas que atuam em sua empresa (e não somente uma habilidade de um ou outro profissional). Avalie se é o seu caso e inicie o quanto antes uma gestão de processos no consultório, que o ajudará a dar mais clareza e organização na realização das etapas no dia a dia.

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“Não preciso acompanhar a produtividade de todos”

Esse é outro mito que andam falando por aí. Deixar de acompanhar o resultado da operação de todos os que atuam na clínica é um problema que pode fazer você nem ter ideias das oportunidades que são perdidas. E você bem sabe onde esse prejuízo irá impactar, não é mesmo? No seu bolso!

Para solucionar isso é preciso mapear o foco de atuação de todos que trabalham com você e, principalmente, o resultado do esforço empenhado por eles. Nesses casos, você poderá perceber uma série de oportunidades de melhorias para paralisar algumas atividades e iniciar outras que possam fortalecer sua rentabilidade.

 

“Zelo bastante pela qualidade e isso basta”

Outro ponto que é preciso ligar o sinal de alerta é quando a qualidade está restrito ao atendimento médico junto ao paciente. Pensando na experiência de toda a jornada dele (desde a ligação da clínica até o pós-consultório), é necessário manter uma uniformidade que “imprima” em cada etapa essa mesma qualidade e zelo!

Uma solução para isso é criar padrões de qualidade, que direcionem como deve ser o atendimento, a checagem de materiais, a compra de insumos, etc. Assim, independente de quem trabalhar na clínica, os processos no consultório respeitarão essa qualidade.

 

“Se cada um fizer bem o seu trabalho, eu não preciso acompanhar”

Eu sei que há muitos compromissos sob sua responsabilidade! Mas abrir mão disso ou delegar para a assistente a tarefa de controle de gestão poderá deixá-lo refém de falhas que levam à perda de eficiência. Isso pensando em impactos menores possíveis, para ser sincero.

Estabelecer indicadores que certifiquem como anda sua operação é fundamental para quem deseja alçar voos maiores. Há vários posts aqui no blog que orientam quais indicadores o ajudarão a ter uma visão completa e eficiente do consultório.

 

“Não tenho tempo para ficar olhando tudo na clínica”

O bom gerenciamento do tempo é outro recurso ainda deixado de lado por quem direciona as clínicas. E isso acaba sendo resultado de dois fatores: o excesso do envolvimento em atividades operacionais, que representa ficar de olho além do necessário em algumas tarefas, o que acaba negligenciando outras. O segundo fator é focalizar a atenção somente na consulta médica.

Tenho certeza que há muitos e muitos compromissos em seu ombro e não à toa deixei essa frase para o final. Tomando as medidas que indicamos acima, a gestão do seu tempo se tornará mais facilitada.

Acho que deu para perceber que você nem precisará ser um astro de Hollywood, nem contar com os efeitos especiais das superproduções para conquistar mais eficiência, né? Adote essas dicas o quanto antes e tenha o controle do seu consultório.

Acompanhe o blog que sempre estamos compartilhando dicas que o ajudarão nesse objetivo!

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