Prontuário eletrônico: 7 maneiras de alcançar a excelência no atendimento

O prontuário eletrônico é uma grande revolução no atendimento, seja ele à distância ou presencial.

Por meio desta ferramenta, os médicos podem oferecer aos pacientes um trabalho diferenciado, ao mesmo tempo que permitem que o corpo de funcionários da clínica faça agendamentos, cancelamentos e afins de forma prática.

O prontuário eletrônico de paciente (também chamado de PEP), convém dizer, oferece detalhes  múltiplos sobre o estado de saúde do indivíduo que será tratado. O documento em questão deve oferecer visualização ao histórico médico, exames, medicamentos utilizados, alergias e o que mais precisar constar na condução do tratamento e diagnóstico do paciente.

Segundo a resolução CFM nº 1.821/07, do Conselho Federal de Medicina, o prontuário virtual está permitido, desde que siga algumas normas. 

O manuseio de informações confidenciais deve ser feito em sistemas seguros, e os prontuários originais, físicos, só poderão ser destruídos após a digitalização conforme as normas que regem o prontuário eletrônico.

Assim, compreende-se que as informações do histórico de saúde do paciente só podem ser mantidos em ambiente digital de forma exclusiva quando estiverem assinados e devidamente certificados.

Felizmente, há diversos aplicativos que permitem ao especialista fazer uma assinatura pela internet. O Certificado, por sua vez, pode ser conseguido com uma Autoridade Certificadora (AC). Uma vez em posse do CRM digital, todos os documentos assinados pelo médico adquirem validade jurídica.

O prontuário digital, no entanto não é só uma ferramenta moderna que facilita o acesso aos dados do paciente. Ele também é um instrumento poderoso para melhorar a experiência do paciente durante o seu atendimento.

Quer saber mais sobre o assunto? Acompanhe a seguir!

Prontuário eletrônico: como alcançar excelência no atendimento?

Estamos em um momento fértil para a criação de novas ferramentas e cada vez temos mais adeptos da tecnologia ao nosso redor.

Os setores que desejam prosperar e fazer a diferença devem se adequar às particularidades do momento presente. Assim, quem não fizer questão de atualizar as suas formas de trabalho ficará para trás.

A medicina não é diferente. Estamos na era da Telemedicina, da inteligência artificial, dos robôs que auxiliarão nas cirurgias delicadas. Não acompanhar as tendências, por menores que pareçam aos nossos olhos, é perder autoridade e confiança.

O prontuário eletrônico, além de tudo o que já foi citado, impacta diretamente no atendimento ao paciente. As razões estão descritas abaixo.

1 – Segurança dos dados

Para que uma clínica ou especialista possa fazer uso de softwares de prontuário, ela precisa garantir que os dados dos pacientes permanecerão sigilosos. 

Torna-se fundamental optar por uma ferramenta de gestão que seja acessada de computadores específicos, com senha e certificado digital, e esteja em ambiente virtual.

Qualquer alteração, verificação ou cópia indevida de dados de pacientes deve ser imediatamente bloqueada, de forma a garantir a segurança, o bem-estar e o direito à privacidade.

Isso, claro, só pode acontecer em ambiente eletrônico. Os prontuários clássicos, em papel, podem ser facilmente checados, extraviados, copiados ou destruídos – o que faz com que não sejam uma opção verdadeiramente segura.

2 – Otimização do processo de consulta

Sistemas de prontuário eletrônico tem outra vantagem: a identificação rápida do paciente.

Pessoas devidamente registradas no banco de dados de uma instituição são identificadas depressa, o que faz com que o atendente possa identificar informações pertinentes à consulta, como nome do médico, horário da sessão, telefones de contato, etc.

A facilidade de acessar o nome e os detalhes do paciente também ajuda a marcar ou cancelar sessões, além de diminuir o tempo de espera na recepção.

3 – Registro digital: como o prontuário eletrônico impede a má interpretação

Prontuários físicos são geralmente escritos à mão. Em alguns casos, isso pode ser um grande problema.

As caligrafias mudam de pessoa para pessoa. Há quem escreva de forma legível, da mesma forma que há quem tenha uma escrita difícil de ser compreendida. Com os efeitos do tempo sobre o papel – algo que é inevitável -, os prontuários originais podem se tornar incompreensíveis e gerar equívocos.

Os registros do prontuário eletrônico, por sua vez, limitam as chances de má interpretação. Uma vez que estão cadastrados em letra de forma, podem ser lidos a qualquer momento. E, obviamente, não são deteriorados por circunstâncias ambientais ou de mau armazenamento.

4 – Campos de informação pré-determinados

Sistemas digitais vêm com uma vantagem a mais: geralmente oferecem ao médico a possibilidade de utilizar um modelo pronto de prontuário eletrônico.

Na prática, isso significa que não é necessário, a cada novo paciente, criar um documento do zero. As informações são preenchidas na hora, no diálogo entre as partes, e ficam guardadas em ambiente seguro.

Tal funcionalidade garante que não haverá preenchimento falho do prontuário, além de dar ao médico um panorama geral do paciente.

5 – Emissão de relatórios

Visto que estão inseridos em sistemas de gerenciamento de consultório mais amplos, os prontuários eletrônicos dão aos médicos e à clínica um grande trunfo: a possibilidade de emitir relatórios com dados sobre os pacientes.

Ter informações atualizadas sobre queixas, reclamações, elogios, críticas, quadros clínicos mais comuns, perfil de paciente e procedimentos frequentes permite não apenas que se possa otimizar o atendimento, mas personalizá-lo.

Com os dados oferecidos pelo banco de prontuários, o especialista tem total controle sobre o seu público e pode, portanto, dar a ele exatamente o que ele procura.

Não existe melhor forma de atrair e fidelizar pacientes do que oferecer serviços sob medida.

6 – Acesso à saúde financeira do consultório

O acesso ao prontuário eletrônico permite saber qual é a frequência dos pacientes, as taxas de evasão, a quantidade de consultas feitas diariamente, entre outras coisas.

Além disso, o sistema de gerenciamento permite à equipe da clínica que lance, de forma automática, os valores de cada consulta em uma planilha de arrecadação.

Por meio de tal facilidade, verifica-se como anda a saúde financeira do consultório e cria-se maneiras de aumentar a circulação e a satisfação dos pacientes.

7 – NPS

Sigla de Net Promoter Score ou Índice Líquido de Promotores, trata-se de uma metodologia utilizada para medir a satisfação dos pacientes.

O método NPS baseia-se na ideia de que o paciente tende a responder questionários com perguntas diretas. Para aumentar o número de respondentes, fazemos uma pergunta apenas.

A taxa de conversão do método NPS é bastante grande e ajuda a manter o nível de qualidade do consultório e do atendimento como um todo.

E então? Quer mais informações sobre o assunto? Saiba tudo sobre prontuário eletrônico nesta página especial!