Quando Investir em um Prontuário Eletrônico?

A resposta para esta pergunta depende de um outro questionamento: você quer aumentar o seu número de clientes e oferecer um melhor serviço aos seus pacientes? Caso responda sim a uma delas, esta é a hora exata de investir em um prontuário eletrônico.

Porém, se você ainda não está convencido dessa necessidade, recomendamos a leitura imediata deste post. A seguir, apresentaremos as principais vantagens da ferramenta quando comparada ao formato tradicional do uso do papel.

Como surgiu o prontuário eletrônico?

Com o advento da tecnologia, inúmeras atividades profissionais perceberam a necessidade de modernizar seus processos, de modo que a prestação de serviços fosse mais ágil e lucrativa. Neste sentido também caminhava a comunidade médica.

Assim, com o propósito de melhorar a comunicação entre os diversos setores dos hospitais americanos, surgiu, nos anos 60, a primeira versão do Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) a partir de uma parceria entre as grandes universidades e as unidades de saúde.

Ainda, ao visualizar os benefícios trazidos por essa ferramenta, novos esforços foram realizados para desenvolvê-la e difundir o seu uso. Para isso, o IOM – Institute of Medicine, nos Estados Unidos, publicou um relatório solicitando a eliminação do uso do papel e a migração para o digital.

De forma conjunta, o governo americano oferecia incentivos financeiros para que os profissionais de saúde implantassem os prontuários eletrônicos. Isso porque o software permite a padronização dos receituários e a integração dos dados, melhorando a vida dos pacientes.

Ademais, a regulamentação da ferramenta no Brasil só ocorreu em 2002, através da resolução CFM  nº 1638/2002 que, entre outras coisas, estipulava um prazo para o fim dos prontuários em papel no país.

Por que a gestão em papel não é recomendada?

Ainda hoje, o uso do prontuário médico em papel é uma prática comum. O armazenamento físico das informações traz mais confiança e sensação de segurança aos profissionais, principalmente aqueles mais experientes.

Afinal, não é uma decisão fácil a de informatizar um consultório após décadas de registros em papel. Porém, mesmo com as suas vantagens, a manutenção de arquivos físicos e a realização de registros médicos de forma manual são práticas que se tornaram obsoletas.

Então, para que você entenda os benefícios de migrar para o ambiente digital e sanar todas as suas dúvidas sobre os possíveis riscos dessa mudança, preparamos uma lista com as principais funcionalidades oferecidas e que trazem mais impacto na rotina dos consultórios.

Conheça os 5 motivos para adquirir um prontuário eletrônico

A tarefa de manter um consultório médico organizado e bem gerido sem um sistema informatizado é complexa e dispendiosa. Ainda mais após o advento digital, que tornou essa missão muito mais tranquila, segura e eficiente.

Assim, separamos as cinco principais razões que indicam a necessidade de investir em um prontuário eletrônico. Vamos a elas.

Atendimento ágil e otimizado

Quando comparamos o tempo gasto entre a busca por um documento físico com um digital, já é possível perceber a primeira vantagem em utilizar um prontuário eletrônico. Além do que o processo de organização e gerenciamento do consultório é facilitado.

Outro aspecto importante é a praticidade no preenchimento do prontuário, na inclusão de exames e outros registros que podem ser necessários. Como os recursos são integrados, os dados já preenchidos são inseridos automaticamente em outros formulários.

Por outro lado, se o prontuário médico fosse em papel, todos os campos repetidos nas fichas precisariam ser novamente preenchidos, além do retrabalho caso alguma  informação esteja errada.

Ainda, para evitar confusão na hora de comprar um medicamento, existe a funcionalidade de prescrição digital. Assim, o profissional preenche o receituário eletrônico, que já é pré-configurado, e compartilha com o paciente sem a necessidade de impressão.

Além do modelo de receita, é possível encontrar diferentes tipos de documentos padronizados, que agilizam o atendimento, como por exemplo, anamnese, prontuário, lembretes, e-mails de felicitações, entre outros.

Assim, com a otimização do tempo, o profissional de saúde pode dedicar mais atenção para o paciente, prestando as informações necessárias e sanando as dúvidas que ele possa ter.

Centralização das informações

Nas clínicas médicas que não são informatizadas, a organização das informações é um trabalho árduo, pois são centenas de fichas de cadastro, exames e históricos dos pacientes que precisam ser catalogados em diferentes arquivos.

Em contrapartida, nos consultórios inseridos no ambiente digital, todo o arquivamento é realizado pelo próprio software e todas as informações estão centralizadas em um único lugar, facilitando a busca.

Geralmente, as ferramentas de prontuário eletrônico são bem organizadas e dispõem de abas que correspondem a diferentes dados, tais como, histórico de saúde, prescrições de medicamentos, envio de e-mails e outras comunicações que já foram realizadas.

Acompanhamento de métricas e elaboração de relatório

Uma das etapas mais importantes para a criação de estratégias para a captação de novos clientes é a captura dos dados dos pacientes. Desse modo, é possível conhecer o comportamento e o perfil do seu público.

Contudo, esse processo só é funcional quando realizado de forma automatizada, que é como ocorre nos prontuários eletrônicos. Nos consultórios que ainda se utilizam do papel, é uma tarefa difícil e quase impossível de realizar, pois são muitas informações para analisar.

Ademais, estas ferramentas são configuradas para elaborar relatórios com as mais diferentes estatísticas, como por exemplo:

• número de atendimentos realizados;
• percentual de faltas e atrasos dos pacientes;
• tempo médio de atendimento;
• pacientes que mais se atrasam ou faltam as consultas.

Outra funcionalidade importante é o módulo financeiro, um recurso encontrado apenas nos melhores softwares médicos do mercado. Nele, é possível automatizar o fluxo de caixa do consultório, visualizar extratos financeiros, entre outras ações.

Atração e fidelização de clientes

Assim como qualquer outro tipo de negócio, um consultório médico não sobrevive sem clientes. Por isso, há uma necessidade de elaborar estratégias para a fidelização dos pacientes atuais e para a atração de novas pessoas.

Neste sentido, o primeiro passo é conhecer o perfil do seu cliente. Para isso, é preciso analisar os dados de cada um deles a fim de buscar padrões. Entretanto, realizar esse processo de forma manual, vai exigir uma grande disponibilidade da equipe.

Por outro lado, os prontuários eletrônicos analisam as informações inseridas e geram relatórios que facilitam a criação deste perfil. Além disso, quando integrado a algum serviço de marketing, permite que mais pessoas conheçam o seu trabalho.

No que se refere à fidelização, o paciente é beneficiado por todas as outras funcionalidades já mencionadas neste post.

Relacionamento mais próximo com o paciente

Uma dos momentos mais importantes para a fidelização de clientes é o pós-venda. Por isso, os sistemas de prontuário eletrônico ajudam o profissional de saúde a manter um relacionamento próximo com o paciente.

Entre as funcionalidades disponibilizadas por estas ferramentas estão a criação de fluxos de e-mail marketing, envio de sms com lembretes de consulta, encaminhamento de pesquisas de satisfação com o atendimento, entre outros.
E então? Hora de modernizar o consultório? Como você pode perceber, as vantagens oferecidas por softwares de prontuário eletrônico, como o do iMedicina não podem ser ignoradas, pois otimizam toda a rotina de um consultório. Apesar de existirem muitos fornecedores, nem todos oferecem as melhores funcionalidades para você.