Segurança de dados do consultório: como melhorá-la?

Com a criação da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), iniciou-se uma ampla discussão sobre a necessidade de garantir a segurança de dados do consultório. Dessa forma, é preciso buscar novas alternativas para resguardar o sigilo das informações dos pacientes.

Você sabe o que precisa ser feito para promover a melhoria da segurança de dados? Entende a importância de proteger as informações do consultório? Caso não, recomendamos a leitura deste artigo. A seguir, conheça as melhores práticas de segurança para implementar no seu consultório médico.

Por que você deve se preocupar com a segurança de dados do consultório?

A confidencialidade dos dados dos pacientes é garantida por lei e está presente no Código de Ética Médica. Por isso, a busca por soluções para atender a essas exigências sempre esteve presente na rotina dos consultórios.

No entanto, assegurar a segurança dos prontuários impressos era um grande desafio. Eles estão expostos a diversos riscos, como o fácil acesso, maior probabilidade de perda, extravio ou furto.

Neste sentido, a digitalização das informações trouxe uma maior proteção para os dados dos pacientes. Em contrapartida, esses arquivos ficaram sujeitos aos ataques cibernéticos que são cada vez mais frequentes.

Porém, nem tudo está perdido. Isso porque os principais softwares médicos do mercado passaram a ser continuamente atualizados, a fim de prevenir a ação de hackers. Por isso, é essencial optar por ferramentas que garantam a segurança das informações.

O que diz a LGPD?

A Lei Geral de Proteção de Dados foi criada para exigir que as empresas implementem mecanismos para a proteção dos dados de seus clientes. O documento também regulamenta o papel de cada ente envolvido nessa troca de informações. A partir disso, os principais deveres das empresas são:

• identificar todos os dados que são armazenados no consultório e o seu formato (físico ou digital);
• solicitar o consentimento dos pacientes e funcionários para o salvamento de suas informações;
• preparar relatórios dos dados armazenados para a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) e para o Sistema Nacional de Proteção do Consumidor (Procon), que podem ser solicitados a qualquer tempo;
• relatar a ocorrência de ataques cibernéticos ou vazamento de dados para a ANPD, Procon e para a Secretaria Nacional do Consumidor (Senacon).

Como melhorar a segurança de dados do consultório?

Mesmo com todos os riscos, o meio eletrônico ainda é a forma mais segura de armazenar os dados dos pacientes. Contudo, é preciso investir em ferramentas que ampliem essa segurança e resguardem o sigilo dessas informações.

Agora que você já entende a importância de contar com um alto nível de segurança do sistema, conheça algumas dicas para ser capaz de atender às exigências da LGPD e dos conselhos da classe.

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Identifique os riscos de segurança de dados do consultório

A primeira ação necessária para fortalecer a segurança da informação é conhecer todos os pontos fracos no armazenamento de dados do consultório, que podem ser a porta de entrada de hackers. Entre as práticas com maior potencial de afetar os seus dados, e dos pacientes, podemos citar:

• compartilhamento de senhas: a eficácia do controle de acesso por login e senha depende do não compartilhamento dessas informações. Então, você e seus colaboradores não devem fornecê-las a ninguém;
• armazenamento físico de dados dos pacientes: a manutenção de fichas e prontuário médico em papel não é recomendada, pois há um risco maior de perda ou acidentes com esses documentos;
• acessar sites e sistemas sem certificado SSL: as páginas e ferramentas com certificação digital SSL possuem um alto nível de segurança. Essa certificação pode ser verificada pela presença do “HTTPS” no início do link de um site, ou pela presença de um ícone de cadeado no navegador.

Utilize a criptografia em todo o armazenamento de dados

A criptografia de dados é um dos protocolos de segurança mais eficazes. Esse recurso consiste em codificar um arquivo, tornando-o ilegível em casos de vazamento ou de ataques cibernéticos.

Assim, qualquer dado sensível do consultório deve ser armazenado em sistemas criptografados. Geralmente, os principais prontuários eletrônicos do mercado contam com a criptografia SSL 256 bits que é restrita a profissionais de saúde.

Defina senhas seguras

A criação de senhas fortes e seguras é um desafio. Por isso, na maioria das plataformas, existe a orientação sobre a quantidade mínima de caracteres, incluindo letras maiúsculas, minúsculas e números.

Ainda, essa recomendação visa dificultar a codificação por vírus e malwares desenvolvidos por hackers para invadir sistemas protegidos. Então, para criar senhas seguras, siga essas orientações mencionadas anteriormente.

Escolha ferramentas com armazenamento na nuvem

Um software baseado na nuvem é aquele que armazena todos os dados em servidores externos que estão 24 horas online. Geralmente, esses servidores pertencem a grandes empresas de tecnologia, como a Amazon, e atendem à legislação internacional de segurança.

Além disso, esses sistemas são considerados mais seguros porque possuem fortes protocolos de segurança, como, por exemplo, criptografia dos dados, rotina de backups diários e controle de acesso por senha.

Prefira sistemas exclusivos para o setor de saúde

Em função das particularidades do setor da saúde – e da obrigatoriedade de garantir a confidencialidade dos dados dos pacientes -, os sistemas desenvolvidos exclusivamente para médicos costumam contar com alto nível de proteção.

Entretanto, essa não é uma regra, mas sim uma tendência. Para ter a certeza de que o seu software médico é seguro, de fato, faça as seguintes perguntas ao fornecedor:

• o sistema foi desenvolvido por especialistas em segurança da área médica?
• é possível personalizá-la para minha especialidade?
• existe o recurso de exportação de todos os dados? Esse processo é fácil e rápido?
• o prontuário eletrônico atende à regulamentação do CFM e tem validade judicial?
• a ferramenta permite criar diferentes níveis de acesso?
• existe uma rotina de atualizações de segurança?

Capacite seus funcionários quanto às boas práticas de segurança de dados do consultório

Para que a segurança de dados do consultório se mantenha forte, você precisa fazer com que seus colaboradores também adotem essas boas práticas. Isso incluir não acessar sites sem certificação SSL, não compartilhar senhas de acesso ao sistema e nem correntes de mensagens no WhatsApp.

Ademais, explique para os seus funcionários a importância de resguardar o sigilo das informações dos pacientes, bem como as consequências sobre as quais o consultório está sujeito em caso de perda, vazamento ou furto desses dados.

Faça um seguro de riscos cibernéticos

Apesar de não ser uma medida obrigatória, a contratação de um seguro contra riscos cibernéticos coloca o seu consultório em outro patamar no que se refere à segurança da informação. Com isso, além de estar protegido, você melhora sua imagem profissional.

Além disso, os seguros oferecem cobertura a multas aplicadas em caso de quebra de sigilo médico. Para que você tenha uma noção, a LGPD prevê sanções de até R$ 50 milhões. Assim, mesmo não sendo obrigatória, a contratação é recomendada.

Tenha um profissional dedicado ao controle de segurança dos dados

A Lei Geral de Proteção de Dados afirma a necessidade das empresas contarem com um profissional responsável por todas as medidas de segurança dos dados dos pacientes. Com isso, será possível se certificar de que todos os funcionários estão aderindo às novas orientações.

Ademais, além de supervisionar os colaboradores, esse profissional tem a função de buscar novas ferramentas e práticas que aumentam a proteção das informações. Ele também é encarregado de reportar aos órgãos responsáveis sobre qualquer problema relacionado à segurança de dados do consultório.

Enfim, a atuação do profissional de saúde depende do contato diário com informações sigilosas dos pacientes. Por isso, é extremamente importante dispor de um software médico seguro e oferecer todos os recursos possíveis para evitar vazamentos e ataques cibernéticos.

Por fim, com leitura deste artigo, você tem as informações necessárias para melhorar a segurança de dados do consultório e atender às exigências da LGPD. Portanto, antecipe-se aos riscos e implemente essas práticas na sua rotina.