O checklist definitivo de processos no consultório

processos no consultório

Quem não deseja trazer melhorias para o ambiente de trabalho? A busca pela excelência, no dia a dia, representa uma constante análise sobre o que temos feito da porta para dentro e da porta para fora! Um dos mais eficientes modos para implantar essas melhorias são os processos no consultório.

Durante a nossa formação profissional, nem todos têm a oportunidade ou acesso a conteúdos que ajudem a gerenciar o nosso próprio negócio. Cabe ao aprendizado constante da vida aprimorar esse conhecimento. E não dá para descartar as lições aprendidas com os tropeços da nossa trajetória mas, é muito arriscado ter como única fonte de conhecimento a nossa vivência diária, por mais útil e produtiva que ela seja.

Por isso, nosso convite é para você parar por um instante e começar a enxergar sua clínica como uma uma empresa! Isso mesmo: você tem um negócio em suas mãos e como todo empreendimento depende de implantar procedimentos que ajudem a canalizar os esforços para potencializar ao máximo os resultados.

Inserir a cultura de processos e procedimentos em seu consultório significa ter em seu domínio as atividades que são realizadas, para que se avalie permanentemente se toda a sua equipe de trabalho está seguindo o que precisa ser feito.

Para simplificar mais ainda: é natural que, conforme o tempo passe, algumas atividades se tornem rotineiras e vão até sendo deixadas de lado. Com isso, tarefas importantes acabam comprometendo resultados maiores. Quer ver um exemplo?

No treinamento do profissional que te auxilia com as marcações, você pode até ter direcionado para que ela sempre confirme a consulta com os seus pacientes, por exemplo, com 48h de antecedência (um procedimento bem simples, por sinal). Mas, com o avançar dos dias, essa providência importante pode acabar sendo deixada de lado, diante de outras necessidades que surgem e ela pode acabar por não conseguir realizar a confirmação conforme o planejado por você.

Se esse processo não for revisado constantemente, você pode estar diante de uma causa que leva ao aumento da taxa de faltas no consultório. Claro que o exemplo é bem simples, mas é nos mínimos detalhes que a gestão de processos no consultório atua.

 

Gestão de processos no consultório: 5 dicas infalíveis!

 

Para virar a chave em sua clínica e fazer com que todos deem mais atenção aos processos, é preciso adotar algumas atitudes. Listamos 5 dicas infalíveis para isso, que contribuem diretamente para esse bom resultado, vamos lá?

1 – Comunique sua equipe

Parece óbvio, mas muitas empresas, na hora de implementar seus processos (ou mesmo revisá-los), acabam se esquecendo de avisar seus ativos mais importantes: a equipe de trabalho. Se todos não estiverem cientes dessa etapa e compreendendo a importância dela, ficará mais difícil ter o comprometimento deles.

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Por mais que seja uma “obrigação”, é diferente de ter uma entrega real na hora de fazer o levantamento de informações. Por isso, pense bem na importância de engajá-los nisso.

2 – Mapeie os processos existentes

Essa atividade em si, quando bem feita, já é um ótimo meio de avaliação de como andam as coisas na sua clínica. Com papel e caneta em mãos você pode fazer um passo-a-passo de como é feito o processo de agendamento de consultas por exemplo.

Aqui é válido abrir um parênteses e reforçar: quanto mais detalhado for o levantamento de informações, mais bem desenhado será o seu processo. Difícil compreender dessa maneira? Veja na prática como poderia ser a descrição do processo de agendamento de consultas por exemplo:

  • Atendimento ao paciente;
  • Pegar dados principais dele;
  • Ver disponibilidade de agenda;
  • Passar orientações (caso necessite, para preparo da consulta);
  • Informação sobre porque chegar antes no dia;
  • Informar caso haja política de intolerância a atrasos e faltas;
  • Dar endereço e ponto de referência;
  • Informar se há estacionamento no local ou nas proximidades;
  • Informar que será contatado antes para lembrete da consulta e quando esse contato acontecerá.

Quando vamos fazer esse exercício em algumas clínicas, é natural que elas apenas sinalizem: “atender o cliente/ ver disponibilidade de agenda/ marcar na agenda”. Ao fazer um mapeamento tão generalista, perde-se a oportunidade de identificar se os procedimentos estão sendo cumpridos.

Imagine se você precisa substituir uma pessoa de sua equipe, ao ter essa etapa bem desenhada, você economiza tempo no treinamento.

O melhor modo de fazer a visualização dessas informações é por meio de fluxogramas. Com eles, podemos representar as etapas de modo bem simplificado, de maneira visual e de simples entendimento.

3 – Análise de processo

Esse momento é muito relacionado ao anterior. Parece mágica, mas ao desenhar as etapas, é natural surgirem melhorias que podem ser implementadas na rotina da clínica. Por isso é importante fazer em conjunto com os responsáveis por cada atividade!

Com os processos no consultório desenhados, ficará ainda mais fácil fazer essa análise crítica, que permitirá trazer ganhos que visam o melhor atendimento do paciente, potencializando a produtividade e o engajamento de sua equipe.

4 – Implemente as melhorias

Após terem sido mapeadas, é importante adotar os novos procedimentos. Muitas vezes, isso requer treinamento e preparo da equipe de trabalho (especialmente, se demandar atendimento ao cliente) ou mesmo dispor de novas maneiras para contratar serviços de terceiros. Estabeleça um tempo para que as mudanças passam a valer, relembre aos envolvidos e implante o novo modo de trabalho.

5 – Revisão constante

Uma boa etapa do trabalho foi feita, mas não significa que foi concluída. Lembre-se de fazer a revisão periódica (dependendo do processo, pode ser semestral ou mesmo trimestral) para garantir que evoluções naturais sejam incorporadas, a fim de que sua clínica não fique parado no tempo.

Esse mecanismo pode garantir que sempre você esteja em busca de melhorias e novidades! O que pode ser altamente motivador para sua equipe e, principalmente, para alavancar os resultados.

IMPORTANTE: ao concluir essas etapas, é sempre fundamental listar as atividades que devem ser desenvolvidas, nomear os responsáveis por elas e os setores envolvidos. Detalhar isso ajuda a tirar do papel tudo aquilo que foi estruturado. Pouco adianta todo esse esforço, senão tiver ação!

E não se esqueça! A gestão de processos no consultório é uma atividade contínua e que você não pode abrir mão se deseja alçar voos maiores! Não se apegue aos processos que criou, essa atividade deve ser vista como evolutiva.

Fatalmente você e sua equipe desenharão um processo que não funcionará tão bem assim na prática e precisará de ajustes. Por isso esteja sempre alinhado com sua equipe, mantenha o canal de melhorias aberto e não se esqueça de ficar ligado aqui no blog para não perder nenhuma novidade.

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