Como otimizar a gestão da sua clínica com um prontuário eletrônico

Os avanços tecnológicos permitiram o desenvolvimento de inúmeras soluções para controle, automatização de dados e processos nos consultórios médicos. Uma das ferramentas é o Prontuário Eletrônico , que traz benefícios para otimizar a gestão da sua clínica.

Neste artigo, você conhecerá detalhes sobre como a implantação desse sistema pode transformar a gestão e a rotina da sua clínica.

O que é um prontuário eletrônico?

Trata-se de uma tecnologia que permite informatizar grande parte dos processos internos de um consultório, dando praticidade ao gerenciamento administrativo e financeiro. Antes do seu surgimento, todas as informações eram registradas em papel.

Embora não seja um problema, a gestão de documentos físicos está sujeita a diversos riscos, tais como, rasura ou dano, ação do tempo, perda, desastres naturais, furto ou roubo. Por isso, não é a forma mais indicada de armazenar os dados dos pacientes.

Atualmente, os prontuários digitais já fazem parte do dia a dia de diversas clínicas, unidades de saúde e hospitais, que, consequentemente, já estão colhendo os frutos produzidos por essas ferramentas.

Ademais, o controle gerencial do negócio passa a ser realizado de modo eficiente, o que é de suma importância para o futuro de qualquer empreendimento. Para que você tenha uma exata noção das vantagens obtidas ao dispor de um PEP, vamos falar mais sobre elas.

Como otimizar a gestão da sua clínica utilizando o prontuário eletrônico?

A tecnologia permitiu a informatização de empresas de quase todos os segmentos, levando praticidade, agilidade, maior produtividade e rentabilidade. Da mesma forma ocorre com os consultórios médicos que implantaram o software de prontuário, como veremos a seguir.

Agilidade no atendimento

O atendimento é um dos processos mais impactados pela informatização da clínica. Anteriormente, com o armazenamento de documentos físicos, o profissional de saúde ou seus colaboradores precisavam dedicar tempo para manter a organização no arquivamento e também para buscar informações dos pacientes.

A partir do uso da ferramenta, todas essas etapas são eliminadas, pois, tanto o arquivo quanto a busca são automatizadas, sem a necessidade de intervenção humana. Da mesma forma ocorre com o preenchimento do prontuário, que passa a ser eletrônico.

Além disso, não há mais a necessidade de inserir as mesma informação em diferentes fichas, pois o sistema replica automaticamente os dados já preenchidos nos outros formulários. Assim, com todos esses recursos, a rotina do consultório é agilizada.

Com isso, os colaboradores dispõem de tempo para realizar outras tarefas, você consegue dedicar mais atenção ao paciente, que sai da consulta satisfeito com o seu atendimento e tende a recomendar o seu trabalho.

Maior organização

Nos consultórios analógicos, todos os processos ainda são realizados em papel, o que exige um longo trabalho de organização para que os prontuários médicos dos pacientes sejam encontrados com maior velocidade.

Além disso, as informações tendem a se acumular, pois, a cada nova consulta finalizada são gerados novos formulários a serem arquivados. Neste sentido, com um prontuário eletrônico, a organização ocorre de forma mais facilitada.

Primeiro, porque os formulários são todos digitais, sendo armazenados virtualmente, o que já elimina as pilhas de papel. Ademais, você reduz o consumo de suprimentos de impressão, trazendo economia para o consultório.

Prescrição digital

Outro recurso que demonstra como um prontuário digital pode otimizar a gestão da clínica. Com uma infinidade de fármacos disponíveis, é humanamente impossível ter todas as indicações, posologias e contraindicações gravadas na memória.

Assim, basta utilizar o recurso de prescrição digital, uma funcionalidade possível graças a integração do prontuário com um banco de dados online, que possui informações de todos os medicamentos.

Com isso, basta uma simples consulta para verificar se determinado remédio pode ser prescrito para o paciente, qual a posologia adequada ao quadro dele, qual o tempo de duração do tratamento, entre outros.

Modelos de documentos pré-configurados

Nas principais ferramentas do mercado, existem modelos pré-configurados de fichas de anamnese, receituários, pedidos de exames, encaminhamentos e atestados. Dessa forma, basta personalizar cada um desses documentos com as informações do consultório e do paciente.

Ademais, caso não seja necessário imprimir, você pode enviar o documento por e-mail ou por WhatsApp para o paciente, contribuindo com o meio ambiente e passando a imagem de um consultório sustentável.

Centralização das informações

Nas clínicas informatizadas, o prontuário eletrônico garante a centralização dos dados, o que traz facilidade para as buscas de informações dos pacientes, evitando recorrer ao arquivo físico para encontrar um documento entre centenas de pastas.

Maior segurança das informações

Diferente do que muitos imaginam, a digitalização das informações torna o consultório um ambiente mais seguro do que a manutenção das fichas em papel. Essa proteção é ainda maior quando o prontuário é armazenado na nuvem.

Assim, todos os dados salvos na ferramenta são transferidos para servidores externos que possuem um alto nível de segurança. Além disso, os sistemas possuem controle de acesso, exigindo login e senha do usuário.

Mobilidade

A mobilidade é, senão o maior, um dos principais recursos responsáveis pela otimização dos processos internos de um consultório. Isso porque permite que os prontuários dos pacientes sejam acessados de qualquer lugar, em qualquer horário e de qualquer dispositivo conectado à internet.

Assim, a informação está sempre acessível, o que é muito importante, principalmente em casos de urgência. Porém, esse recurso é exclusivo das ferramentas armazenadas na nuvem, pois estão 24 horas online. 

Interface intuitiva

As ferramentas mais intuitivas tendem a ter mais sucesso, pois são de fácil utilização e de rápida aprendizagem. Dessa maneira, a rotina do consultório não é impactada negativamente pela dificuldade em encontrar os recursos e as informações desejadas.

Integração do prontuário eletrônico com outras ferramentas para otimizar a gestão da sua clínica

Uma boa ferramenta possibilita a integração das suas funcionalidades com outros softwares, ampliando os benefícios que podem ser obtidos pela informatização do consultório. Além disso, há um ganho ainda maior na produtividade da equipe.

Por exemplo, quando o prontuário é integrado com um software médico, é possível oferecer agendamento online para os pacientes, utilizar automações para atrair e fidelizá-los, como o e-mail marketing, entre outros.

Como você pode perceber, o prontuário eletrônico pode mudar a forma como você gerencia o seu consultório. Portanto, escolha uma ferramenta que ofereça os recursos mencionados no artigo e desfrute dos benefícios da informatização do seu negócio. Ter um consultório online tem diversas vantagens para o seu négocio!

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