Com o passar do tempo, os consultórios não informatizados terão dificuldades em manter este formato de atendimento e precisarão implementar novas /tecnologias. Contudo, o momento da implantação de um software médico precisa ser planejado considerando todas as variáveis.
Dessa forma é possível reduzir as probabilidades de algo dar errado. Neste sentido, preparamos este artigo para apresentar quais são essas variáveis e explicar o porquê de considerar cada uma delas.
Realizar o planejamento financeiro
Trata-se da etapa mais importante de todo o processo de tomada de decisão. Quando o planejamento financeiro não é realizado, dificilmente a informatização da clínica sairá como o esperado.
Ainda, a aquisição de um software médico nem sempre exige algum tipo de investimento, pois alguns fornecedores disponibilizam versões gratuitas das suas ferramentas. No entanto, elas são limitadas e não oferecem todos os recursos da versão paga.
Por isso, é comum que, em certo momento, haja a necessidade de fazer um upgrade do serviço. Então, é preciso planejar-se financeiramente, prevendo o fluxo de caixa em curto, médio e longo prazo.
Atualmente, é possível encontrar no mercado duas modalidades de softwares: o SaaS e os instalados no computador. Este último tem entrado em desuso nos últimos anos, principalmente pelo baixo nível de proteção dos dados que oferece.
Quando instalados, o usuário paga por uma licença permanente ou temporária e que pode ter custo variável, dependo da quantidade de logins e de equipamentos que serão necessários acessar e instalar.
Por outro lado, os softwares como serviço (SaaS) estão em ascensão. Isso porque, além de serem mais seguros, não exigem computadores de grande porte para funcionarem bem porque não são instalados localmente, mas sim em servidores externos.
Dessa maneira, todo o sistema está baseado na nuvem, o que garante maior segurança da informação, mobilidade, agilidade e praticidade no dia a dia do consultório. Para utilizá-lo, basta entrar em contato com o fornecedor e realizar uma assinatura.
Ademais, para utilizar o serviço, o usuário paga um valor mensal ou anual, como a Netflix. Entretanto, a precificação é diferente para cada empresa. Enquanto algumas cobram uma taxa fixa por acesso ilimitado, outras têm o custo variável de acordo com os recursos solicitados.
Por causa dos diferentes valores praticados no mercado, não é possível estimar qual o custo que você deve considerar no seu planejamento. O ideal é entrar em contato com os principais fornecedores para obter esta informação.
Além do software, também é importante mencionar as despesas com o serviço de internet, item obrigatório para utilizar o sistema SaaS.
Adquirir os equipamentos necessários
Geralmente, os sistemas baseados na nuvem não exigem uma infraestrutura especializada para que sejam implantados e utilizados. Isso porque eles dependem dos recursos de hardware dos servidores externos onde estão armazenados.
Entretanto, uma etapa que também deve constar no planejamento financeiro é a aquisição de novos computadores. Para que o software médico otimize a rotina e a gestão do consultório, é ideal que cada integrante da equipe tenha um equipamento a sua disposição.
Assim, ao realizar o levantamento para esta aquisição, considere disponibilizar computadores para a recepcionista, para a secretária e para os profissionais de saúde do consultório. Além disso, também planeje a compra de, pelo menos, uma impressora.
Escolha do sistema mais adequado
A etapa de escolha pelo melhor serviço precisa ser muito bem planejada. A implantação de um sistema inadequado ao seu consultório pode afetar a qualidade do seu atendimento e trazer muitas dores de cabeça.
Por isso, após realizar todo o planejamento financeiro, faça uma lista com toda a rotina do consultório e as necessidades diárias para que ela ocorra bem. Escreva também as dificuldades enfrentadas e aqueles recursos que poderiam trazer muitos benefícios.
Dessa maneira, com a lista pronta, fica mais fácil entender o que um software médico precista ter para suprir todas as suas demandas. Em seguida, é o momento de procurar um serviço que seja fácil de usar para todo tipo de usuário.
Atualmente, a regra principal para toda ferramenta tecnológica é ter uma interface intuitiva, ou seja, que os menus e as telas do programa sejam autoexplicativos, que haja uma priorização das ações mais importantes e que o acesso a qualquer recurso seja feito de maneira simples.
Posteriormente, solicite um teste gratuito do software. Esta é uma prática comum no mercado e costuma ser feita pelas principais empresas do setor. Caso não ofereçam esta possibilidade, recomendamos descartar este fornecedor, pois o teste é fundamental na tomada de decisão.
Implementando o software médico
Após planejar o investimento necessário, testar e decidir pela ferramenta ideal para o seu consultório, entramos na etapa da implementação. Assim como as anteriores, esta fase deve ser feita com cuidado e eficácia, pois determinará o bom funcionamento do sistema.
Porém, se você optou por um software intuitivo e que oferece um bom suporte técnico, a tarefa de migração não será tão complexa. Caso a sua clínica ainda utilize prontuários físicos, bastará a digitalização de todos os documentos para a base de dados do sistema.
No caso de já existir um software, a complexidade da migração irá variar de acordo com o nível de modernidade de cada ferramenta. Os sistemas mais antigos utilizam bancos de dados com estruturas complexas, o que torna a transição um pouco mais difícil.
Contudo, se ambos os softwares estão baseados na nuvem, o trabalho de migração é facilitado. Geralmente, basta apenas exportar todas as informações em um arquivo com extensão .xls ou .csv e enviar para a nova empresa contratada para que faça a importação.
Outra dica para reduzir os riscos da migração de dados é terceirizar o serviço. Assim, a contratada recebe os arquivos exportados, faz a inserção e a validação deles no novo software.
Personalização das configurações do sistema
Depois da migração da sua base de dados, o sistema está pronto para ser utilizado. Após o primeiro acesso, você deve configurá-lo para funcionar conforme a necessidade do consultório. Assim, as seguintes personalizações precisam ser consideradas:
- configure e conceda o acesso para cada integrante da equipe, criando logins para as secretárias, recepcionistas, gestores e médicos. Em seguida, avalie quais são as tarefas executadas por cada um deles para limitar o acesso ao que é necessário;
- faça a predefinição dos documentos mais utilizados no consultório, assim você consegue puxar os dados de forma automática sempre que precisar prescrever um medicamento, preencher a anamnese, solicitar procedimentos, etc. Com esta configuração você agiliza o atendimento do paciente;
- configure a impressão destes documentos, definindo o tipo de papel que será utilizado e editando os dados que irão constar no cabeçalho, na identificação do paciente, no rodapé e na assinatura do profissional. Assim, você personaliza o documento e melhora a sua imagem e credibilidade do consultório com o paciente.
Treinando o seu time
Após a implantação a a configuração do software médico, é fundamental que toda a equipe passe por um treinamento. Dessa forma, é possível garantir o melhor uso da ferramenta e a familiarização com todos os recursos que ela oferece.
Geralmente, esses treinamentos são disponibilizados em formato de video-aulas inseridas na própria plataforma do fornecedor. Assim, é possível dar autonomia para cada funcionário buscar o conhecimento que precisa ter.
Ademais, se houver a necessidade de atendimentos emergenciais ou dúvidas que não foram sanadas no treinamento, o suporte técnico, de forma remota, fica disponível e repassa todas as orientações necessárias.
Por isso, antes mesmo de decidir pela contratação de um serviço, verifique como funciona e qual a disponibilidade doo suporte técnico oferecido. Nos primeiros dias de uso da ferramenta, é bem provável que você e sua equipe necessitem da ajuda deles.
Portanto, após a leitura deste artigo, você já sabe quais etapas precisa cumprir antes de começar a usar um software médico. Então, antes de qualquer decisão, considere tudo o que você leu aqui
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