A recepção das clínicas e centros médicos devem ter olhar atento dos administradores para reforçar positivamente a experiência do paciente com o serviço oferecido.
Promover conforto e uma atmosfera calorosa e familiar ajuda muito a manter os visitantes satisfeitos. No entanto, é comum que esse espaço seja negligenciado, contribuindo para que os pacientes tenham má impressão do local.
Alguns erros são cometidos com frequência. Saiba quais são eles e como evitá-los a seguir!
Quais são os 5 principais erros?
1. Não Investir em móveis confortáveis
Uma cadeira velha ou um sofá desconfortável tornam a espera de alguns minutos uma experiência horrível!
Infelizmente, é improvável que os pacientes se esqueçam caso precisem ficar muito tempo ali.
Esteja você reformando uma sala de espera ou começando do zero, invista em móveis que sejam confortáveis para seus pacientes.
Ao mesmo tempo, vale a pena selecionar itens que resistirão ao desgaste natural. Passe algum tempo pesquisando as melhores opções disponíveis em vez de selecionar a primeira que encontrar.
2. Não dar a devida atenção para a decoração da recepção das clínicas
Para tornar sua clínica ou centro médico um local mais convidativo, você deve fazer o que puder para criar um ambiente mais amigável e atraente.
Uma ideia fácil é decorar salas de exames, áreas de recepção e outros locais com um pouco de arte.
Um toque de cor é um passo sutil, mas útil a se considerar para realmente causar uma boa impressão em seus pacientes. Considere selecionar peças que passem imagem de conforto e tranquilidade. Isso ajuda a acalmar quem está no local.
3- Não informatizar o local
Aquele monte de papel empilhado nas recepções passam impressão de desorganização. Além disso, utilizar agendas em papel e fichas manuscritas dão margens ao cometimento de erros na marcação de consulta e cadastro dos dados do paciente. Ainda, esse processo manual contribui para o extravio dos prontuários e demora no atendimento de quem chega para ser atendido.
A solução é informatizar a recepção com softwares médicos que condensam todas as informações do paciente de forma prática, além de oferecer módulo financeiro para agilizar o controle do pagamento das consultas, agenda eletrônica para facilitar a visualização de horários e o agendamento online para minimizar o trabalho da equipe de recepção.
4. Não considerar as pequenas coisas
Além de tornar seu espaço o mais confortável, faz sentido se preocupar um pouco com os detalhes.
Por exemplo, oferecer revistas e jornais na recepção das clíncias é uma maneira comum, mas útil, de tornar a espera dos pacientes mais agradável.
Materiais de leitura desatualizados, no entanto, podem ser frustrantes para os visitantes e criar uma oportunidade para uma sensação de insatisfação.
Resolver questões como essas pode fazer uma grande diferença. Mostra atenção aos detalhes e reforça seus outros esforços para tornar sua prática mais convidativa!
Os pacientes podem apenas perceber inconscientemente esses passos, mas se lembrarão de tudo o que for negativo.
5 -Negligenciar o trabalho com a equipe de recepção das clínicas
Além dessas sutilezas importantes, criar um espaço convidativo e fazer seus visitantes se sentirem bem-vindos e satisfeitos passa também pelo atendimento de seu espaço.
Infelizmente, todos esforços são rapidamente esquecidos se os pacientes sentirem que suas necessidades não estão sendo atendidas da maneira certa.
A equipe de recepção, enfermeiras e médicos são como funcionários em outras partes do setor de serviços e, por esse motivo, dedicar tempo para definir padrões de atendimento ao cliente é essencial.
O treinamento e as orientações podem fazer uma grande diferença, pois mesmo os funcionários mais bem-intencionados podem tropeçar sem o apoio adequado.
O que levar em conta para treinar uma boa equipe na recepção das clínicas
Ter uma equipe experiente e bem treinada é fundamental, tanto quanto ter excelentes membros da equipe.
Isso ajuda a diferenciar sua clínica de seus concorrentes e desempenha um papel importante na atração de novos pacientes.
No entanto, para obter uma equipe de funcionários de primeira linha, é importante garantir o devido treinamento!
O treinamento apresenta uma boa oportunidade para expandir a base de conhecimento de sua equipe.
Embora muitos consultórios médicos considerem o treinamento e o desenvolvimento caros, eles proporcionam à sua equipe e à prática geral benefícios que tornam o custo e o tempo um investimento compensador.
Pontos a serem observados ao treinar sua equipe de recepção:
Não há dúvida de que, como as recepcionistas médicas estão trabalhando em um consultório, centro de saúde ou hospital, precisam ter um conhecimento básico do setor e dos programas de software específicos.
Em geral, um curso de administração médica pode ser útil para que as recepcionistas se mantenham bem versadas na terminologia médica, legislação de privacidade e faturamento médico.
Comunicação efetiva
As habilidades de comunicação estão no cerne desta função de trabalho. Em primeiro lugar, a recepcionista médica deve ter habilidades de escuta afiadas para descobrir o que o paciente precisa e, em seguida, ajudá-lo.
Além de fornecer informações precisas sobre a prática aos pacientes, as recepcionistas gerenciam chamadas complicadas, lidam com pacientes difíceis e enviam comunicações e mensagens claras aos pacientes e outros profissionais de saúde, verbalmente ou por escrito.
Profissionalismo
A recepcionista médica é geralmente o primeiro representante que o paciente ou visitante encontra, seja por telefone ou pessoalmente.
Assim, elas representam toda a prática sempre que interagem com um paciente.
Trabalhando tão perto do público, as recepcionistas devem ter uma atitude calorosa, acolhedora, mas, acima de tudo, profissional.
Para fornecer um excelente serviço é importante: olhar para o lado, cumprimentar a todos com um sorriso e uma palavra gentil e, por fim, se mostrar feliz em ajudar.
Saber como aumentar sua produtividade constantemente
Ao longo de cada dia de trabalho, as recepcionistas realizam uma infinidade de tarefas diferentes.
Gerenciar as demandas, receber chamadas, marcar compromissos, retransmitir mensagens e ainda concluir tarefas de escritório a tempo.
Isso, é claro, exige um alto nível de capacidade multitarefa, juntamente com habilidades como gerenciamento de tempo e capacidade de priorizar tarefas.
Nesse sentido, é imperativo que a recepcionista médica seja capaz de lidar com o estresse e, ao mesmo tempo, administrar as agitadas tarefas do escritório, sempre aumentando sua produtividade.
Saber como lidar com pacientes difíceis
Recepcionistas interagem com uma ampla variedade de personalidades em circunstâncias agradáveis e às vezes difíceis.
Elas devem ser sempre amigáveis e confiantes, mas também diplomáticas e simpáticas.
As recepcionistas dos consultórios médicos também interagem frequentemente com profissionais médicos, supervisores e outros membros da equipe.
Desse modo, elas devem ser capazes de colaborar facilmente, dar e receber críticas com elegância.
Boas habilidades interpessoais vão além das habilidades básicas de comunicação!
O treinamento de sua equipe é um processo contínuo. É uma tarefa inevitável que você precisa impor à sua equipe médica.
Mesmo que custe tempo, dinheiro e esforço, ajuda sua equipe a se tornar produtiva e eficiente. Isso, a longo prazo, irá minimizar erros em seu trabalho e ajudar a operar em um nível ideal.
Ter uma força de trabalho bem treinada significa que sua equipe médica está aprendendo novas habilidades que podem melhorar a qualidade do atendimento que você presta aos pacientes, criar um ambiente de trabalho melhor e melhorar seus resultados financeiros.
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