Passo a passo: o que fazer para evitar o cancelamento de consulta?

No dia-a-dia de consultórios médicos, existem alguns problemas que ocorrem continuamente e trazem muitos prejuízos para os profissionais de saúde, como, por exemplo, o cancelamento de consulta. No entanto, saiba que é possível evitar ou, pelo menos, reduzir a recorrência dessa situação.

Quer saber como? Então, não deixe de ler este artigo. Neste texto, preparamos um passo a passo com algumas ações que você precisa implementar no consultório para evitar que o paciente desmarque o agendamento.

O problema do cancelamento de consulta

Assim como as faltas, o cancelamento de consulta é um sinal de que existe um problema na gestão da clínica ou consultório, tais como, erros dos funcionários no agendamento dos pacientes, comunicação pouco efetiva, entendimento incorreto das informações, entre outros.

Neste sentido, o caminho para se ver livre ou, no mínimo, diminuir a frequência com que os cancelamentos acontecem é reduzir ao máximo os erros humanos que estão sob seu controle, como, por exemplo, as confusões causadas pelos seus funcionários.

Ademais, o grande prejuízo ocasionado pela recorrência no cancelamento de consulta são os vários buracos que começam a surgir na sua agenda, diminuindo a lucratividade do consultório e dificultando o seu crescimento.

Por essas razões, um número alto de ausências dos pacientes deve ser visto como um problema grave e toda a equipe precisa concentrar esforços para achar novas formas de solucionar esse problema.

A importância de fidelizar pacientes

Obviamente, quando falamos dessa situação, não estamos considerando as faltas que são provocadas por imprevistos, pois, estão fora do controle do consultório e do paciente. Porém, quando se torna um problema inerente à rotina da clínica, significa que há algo de errado.

Geralmente, a recorrência dessas ausências está associada à dificuldade do profissional em fidelizar os seus pacientes. Não é incomum encontrar médicos que consideram o tempo dedicado ao paciente durante o atendimento como a única maneira de conquistá-lo e, consequentemente fidelizá-lo.

Enquanto isso, a concorrência oferece diversos benefícios e se preocupa com a experiência do paciente. Com isso, inicia-se um processo contínuo de perda de pacientes para o concorrente, o que explica o alto número de cancelamento de consultas.

Além de se preocupar em fidelizar pacientes, existem outras medidas que você pode adotar para motivá-los a cumprir os horários marcados no seu consultório. Por isso, em nosso próximo tópico, você vai conhecer um passo a passo para evitar o excesso de faltas.

Saiba como evitar o cancelamento de consulta

As consequências de um crescente número de cancelamento de consultas envolvem mais do que o prejuízo financeiro. Com a ausência de pacientes no consultórios, os colaboradores permanecem ociosos e se tornam menos produtivos, o que também pode desmotivá-los.

Assim, é de extrema importância implementar mecanismos para evitar que essa situação se repita. Para isso, conheça algumas práticas que contribuirão para minimizar a recorrência desse problema.

1) Oferecer agendamento online diminui o cancelamento de consulta

O setor de saúde é continuamente impactado por soluções tecnológicas que promovem uma facilitação na rotina dos profissionais. O agendamento online é um exemplo de inovação que revolucionou o exercício da Medicina.

Isso porque, com a possibilidade de agendar suas consultas sem a necessidade de intermediários, os pacientes passaram a ter a autonomia para a marcação e não precisam mais lidar com as dificuldades encontradas ao tentar contato telefônico com o consultório.

Esta funcionalidade também concedeu a liberdade para o paciente realizar os agendamentos de qualquer lugar, no horário que lhe for mais conveniente e a partir de qualquer dispositivo eletrônico conectado à internet.

Por essas razões, o agendamento online é um importante aliado dos consultórios médicos, principalmente para evitar os prejuízos do cancelamento de consulta. Através dessa ferramenta, o paciente faz a marcação sem pressa e após analisar a sua disponibilidade.

Porém, para usufruir de todos os benefícios desse recurso, você precisa contar com um software médico e baseado na nuvem. Dessa forma, o consultório também passa a dispor de diversas outras funcionalidades.

2) Enviar confirmação de consulta

Outro recurso importante para reduzir as faltas no consultório é o envio da confirmação de consultas. Antes do advento dos softwares de gestão e dos prontuários eletrônicos, esse processo era realizado manualmente pela secretária, através de diversas ligações diárias.

No entanto, com o desenvolvimento dessas tecnologias, o disparo das mensagens passou a ser realizado de forma automática, sem a necessidade de intervenção humana. Na verdade, é preciso apenas cadastrar o número de telefone dos pacientes e configurar a periodicidade e frequência de envio do SMS.

Para que você tenha uma noção da efetividade dessas mensagens de texto, uma pesquisa recente da empresa americana Athena Health, apontou que o disparo de SMS para confirmação de consultas reduziu o índice de faltas dos pacientes para 5%.

Ademais, enviar essas confirmações faz com que o paciente se mantenha alerta sobre o agendamento, de modo que organize o seu dia para não se ausentar. Além disso, ele percebe a preocupação do médico e fica mais motivado a estar presente.

3) Enviar lembrete de agendamento

Assim como o envio de SMS para confirmação de consultas, o disparo de lembretes de agendamento também contribui para a redução no número de cancelamentos. Ao receber essas mensagens, o paciente não se esquece do compromisso agendado.

Ademais, para usufruir de forma eficaz dessas duas modalidades de envio, você também precisará dispor de um software médico, pois, possibilita o disparo automatizado das mensagens, evitando o trabalho manual.

4) Enviar mensagem de boas-vindas no pós agendamento 

Outro benefício do envio de mensagens para o paciente é estabelecer um canal de comunicação com ele, tornando a relação mais próxima. Além das confirmações e dos lembretes de agendamento, você também pode enviar mensagens de boas-vindas.

Ainda, essas mensagens podem ser elaboradas tanto em formato de SMS quanto de e-mail. Assim, logo após a marcação da primeira consulta, o paciente recebe uma comunicação demonstrando a gratidão e a satisfação do médico em recebê-lo.

Ademais, as mensagens de boas-vindas são um exemplo de recursos que promovem o encantamento do paciente, tornando sua experiência ainda mais positiva e, consequentemente, fidelizando-o ao consultório.

5) Fidelizar o paciente reduz o cancelamento de consulta

Geralmente, com o objetivo de aumentar a lucratividade do consultório, os médicos e gestores preocupam-se apenas com o desenvolvimento de estratégias de marketing médico que visam a captação de novos pacientes.

No entanto, esse pensamento é um erro, pois, a fidelização de pacientes é tão importante quanto a atração, no que diz respeito à saúde financeira do negócio. Desse modo, você precisa preocupar-se com a experiência do paciente e o grau de satisfação dele com o seu trabalho.

A forma mais eficaz de avaliar esse aspecto é através da ferramenta de NPS (Net Promoter Score). Outrossim, para promover o encantamento do seu público, mantenha uma comunicação ativa com eles, produza e distribua conteúdos relevantes e ofereça um atendimento humanizado.

Enfim, com a leitura deste artigo, você conheceu algumas das medidas mais eficazes para reduzir o número de faltas e de cancelamento de consultas. No entanto, a eficácia da execução dessas medidas depende do uso de um software de gestão, que facilite a rotina das tarefas.

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