A evolução tecnológica não provocou transformações apenas na atuação dos profissionais de saúde, mas também na administração e na organização dos consultórios médicos. Tudo isso graças ao desenvolvimento dos sistemas de prontuário eletrônico.
Caso você já esteja programando a aquisição desta ferramenta, mas ainda tem dúvidas sobre os benefícios reais que ela pode oferecer, recomendamos a leitura deste post. Nas próximas linhas iremos apresentar as principais vantagens e desvantagens do seu uso.
Qual a importância do prontuário eletrônico?
A partir da revolução causada pela era digital, o uso do papel se tornou obsoleto, além de todo o prejuízo provocado ao meio ambiente. Por isso, se tornou cada vez mais necessária a informatização da administração de qualquer negócio.
Neste sentido, a contratação de um software médico passou a ser uma ação essencial nos consultórios, pois promove a praticidade, agilidade e a qualidade no atendimento aos pacientes.
Assim, para que você perceba melhor estes benefícios, preparamos uma lista com informações que irão mostrar a importância do uso desta ferramenta na sua rotina de trabalho.
Conheça as vantagens do prontuário eletrônico
Trata-se de um sistema repleto de recursos específicos para cada momento da gestão e do gerenciamento de um consultório médico. Por isso, são inúmeros os benefícios obtidos pela sua utilização. A seguir, conheça as principais vantagens do prontuário eletrônico.
Segurança no armazenamento de dados
Uma das questões mais importantes quando falamos em armazenamento de dados é o nível de segurança desses sistemas . Por isso, ainda existe muito receio por parte dos médicos em informatizar os seus sistemas de prontuário.
Porém, a realidade é que estas ferramentas oferecem mais proteção das informações do que o formato tradicional dos registros em papel. A criptografia é apenas um dos recursos de segurança que integram os principais sistemas do mercado.
Assim, todas as informações contidas na plataforma estão protegidas contra ataques cibernéticos. Entretanto, esse recurso só costuma ser oferecido por fornecedores que tem o seu software armazenado em nuvem. É importante salientar também que as boas plataformas contam com servidores certificados AWS e protocolo HTTP.
Além disso, de nada adianta ter os dados criptografados se qualquer pessoa tem permissão para usar o prontuário eletrônico. Para evitar isso, outra vantagem em informatizar o consultório é o controle de acesso por meio de logins e senhas, e usuários com diferentes níveis para visualização dos dados.
Caso você ainda não esteja convencido do alto nível de segurança destas ferramentas, os dados armazenados passam por rotinas de backups diários, reduzem o risco de confusão na prescrição de medicamentos e não permitem a adulteração dos registros médicos.
Agilidade no preenchimento de informações
Talvez o aspecto que impeça você de adquirir um PEP (prontuário eletrônico do paciente) seja a ideia de que o preenchimento dos dados será uma etapa trabalhosa para a qual você precisará dedicar muito tempo em um longo processo de aprendizagem.
Contudo, esse pensamento não condiz com a realidade. A maioria dos sistemas do mercado oferece modelos pré-prontos de formulários, para que você preencha automaticamente. Estes documentos eletrônicos se assemelham aos cadastros de papel, que você já deve ter utilizado.
Portanto, você não terá nenhuma dificuldade para inserir no sistema as informações do paciente. Apenas com alguns cliques, todos os dados são armazenados e ficam disponíveis para acesso de qualquer lugar e em qualquer hora.
Acessibilidade
Uma das mudanças de comportamento trazidas por essa revolução digital foi a possibilidade/necessidade de ter todas as informações disponíveis, literalmente, na palma da mão.
Assim, grande parte dos sistemas de prontuário eletrônico permitem a visualização dos registros médicos e dados do paciente por smartphones e tablets, ou de qualquer outro computador com internet, uma vez as informações ficam protegidas na nuvem.
Além disso, um outro termo relativo à acessibilidade é a responsividade. Os softwares que são responsivos conseguem manter a mesma interface amigável e intuitiva tanto nos computadores quanto nos dispositivos móveis.
Não necessita de espaço físico para armazenamento
Quando fazemos a comparação do armazenamento de dados físico com o digital, fica claro uma das principais vantagens de ter todos os registros médicos na nuvem. Antes do advento desta tecnologia, todo consultório precisava manter grandes móveis para arquivar as informações.
Isso porque a regulamentação sobre prontuário do paciente exige a guarda destes documentos por 20 anos. Assim, a ferramenta também oferece a liberação de espaço físico na clínica, permitindo uma melhor utilização do espaço.
Ademais, ao utilizar um prontuário eletrônico, os dados não sofrem a deterioração natural do tempo.
Facilidade de uso
Atualmente, é quase que um requisito obrigatório para um software oferecer facilidade de acesso e rápida aprendizagem da utilização dos seus recursos. Para isso, eles costumam dispor de uma interface amigável e intuitiva, sendo simples de usar.
Afinal, o objetivo em contratar os serviços de prontuário eletrônico é tornar ágil e prática a rotina do consultório. Assim, uma boa ferramenta oferece ao usuário:
- menus autoexplicativos;
- prioridade das informações, de modo que o que é mais importante seja exibido primeiro ou esteja em evidência;
- controle de acesso com login e senha;
- treinamento online;
- suporte remoto;
- disponibilização da base de conhecimento e de tutorias para utilização.
Baixo custo
Assim como a aquisição de qualquer tipo de software, existe a necessidade de um investimento em curto prazo para a aquisição e implementação do serviço, que no momento inicial possa parecer mais alto do que os gastos com os registros em papel.
Entretanto, quando as despesas são analisadas de forma global, em longo prazo, o custo/benefício de manter um prontuário eletrônico é bem positivo.
Além disso, ter um consultório informatizado oferece vantagens aos pacientes, fazendo com que haja uma fidelização e um crescimento da base de clientes. Dessa forma, o investimento pode ser recupoerado em pouco tempo após a implantação.
Existem desvantagens na contratação do prontuário eletrônico?
Obviamente, existem desvantagens em adquirir um software médico quando comparado aos requisitos necessários para o uso do papel. Então, conheça os pontos negativos em adquirir um prontuário eletrônico.
Necessidade do uso de internet obrigatória
Nas melhores ferramentas do mercado, o armazenamento de dados é integralmente feito na nuvem, pois é uma ação necessária para que haja a acessibilidade das informações. Por isso, para funcionar, o sistema precisa estar conectado a internet.
Portanto, se você deseja contratar este serviço, é preciso também planejar a contratação ou a otimização do fornecimento de internet no seu consultório. Contudo, o serviço de internet já é um gasto fixo de quase toda a população brasileira. Desse modo, essa desvantagem se mostra mais negativa quando o médico precisa acessar alguma informação de lugares mais remotos, que não dentro do próprio consultório.
Digitalização dos prontuários físicos
A partir do momento da informatização do seu consultório, toda nova informação inserida no sistema já estará salva e armazenada na nuvem. Porém, para que seja possível eliminar a papelada e manter a guarda da totalidade dos arquivos, a digitalização é obrigatória.
Assim, toda a documentação física disponível no consultório precisará ser digitalizada e inserida no sistema. Em alguns casos, o fornecedor oferece este serviço, mas, caso não disponibilize, você também pode terceirizar a tarefa para outra empresa.
Investimento no prontuário eletrônico
Ainda que o investimento necessário seja baixo, será preciso disponibilizar de recursos financeiros para contratar o serviço.
Por isso, esse fator é considerado uma desvantagem. Porém, basta fazer uma simples relação de custo/benefício para que a questão financeira deixe de ser um problema.
Um bom sistema de prontuário eletrônico pode trazer benefícios incontáveis para o seu consultório. Diante das vantagens e desvantagens descritas já é possível fazer uma boa análise e partir para a ação!
