5 Dicas Para Organizar Seu Consultório Médico

A rotina de um consultório médico costuma ser bem intensa não só para o profissional de saúde como também para os seus funcionários. No entanto, para prestar um bom atendimento aos pacientes, a organização é fundamental.

Porém, essa não é uma tarefa fácil e, geralmente, se faz necessário investir em tecnologia. Por isso, preparamos este artigo para listar cinco dicas essenciais que irão ajudar a otimizar os processos do seu negócio.

1) Conheça a rotina do consultório médico

A primeira etapa para alcançar o nível de organização desejado é conhecer a rotina do seu consultório. Assim, você consegue fazer uma análise precisa de onde estão os gargalos, ou seja, as atividades que mais demandam tempo para serem concluídas.

Ainda, para fazer esse levantamento, você precisará detalhar a sua rotina, coletando dados precisos do dia a dia do consultório, como, por exemplo:

• número de atendimentos realizados por dia;
• tempo gasto em cada consulta;
• número de ligações recebidas diariamente;
• tempo de intervalo entre as consultas;
• quantidade de cancelamentos, atrasos e faltas dos pacientes.

Porém, em um consultório não informatizado, a obtenção de cada uma dessas informações será uma tarefa complexa, pois irá depender da consulta a diversos documentos físicos que, nem sempre, estão arquivados corretamente.

Neste sentido, contar com um bom software médico é fundamental. Isso porque é uma ferramenta que permite a criação de relatórios personalizados, facilitando o levantamento de todas as informações necessárias para conhecer a rotina do consultório médico.

2) Utilizar uma agenda eletrônica

Um dos principais itens que necessitam de organização em uma clínica é a agenda. Caso contrário, podem ocorrer conflitos de horários, duplicidade de marcações, atraso no atendimento, entre outras coisas que influenciam negativamente na imagem do seu negócio.

Entretanto, apenas a organização não é suficiente para otimizar a sua rotina. Quando todas as marcações são feitas em papel, a suscetibilidade ao erro ainda existe. Além disso, não há mobilidade, pois a agenda não pode ser consultada de qualquer lugar e por qualquer pessoa.

Por isso, é importante considerar a implantação da agenda eletrônica. Dessa maneira, você reduz os riscos de confusões com agendamento dos pacientes, evita o erro no registro da marcação ou a perda de todas as marcações em um possível problema com a agenda física.

Porém, para obter todos os benefícios dessa ferramenta, você deve optar por um software médico integrado com o sistema de agendamento online e com as agendas dos profissionais de saúde.

Ainda, com esses recursos, você facilita a vida do seu paciente, que pode realizar a marcação das consultas de qualquer lugar e em qualquer horário. Além disso, você também evita o conflito de compromissos, pois o agendamento é automaticamente inserido na sua agenda.

Outrossim, com uma agenda eletrônica e online, a sua secretária consegue ter uma visão ampla e organizada do dia do consultório. Isso porque a ferramenta permite que todas as agendas médicas sejam visualizadas de forma conjunta, otimizando o tempo.

3) Investir em plataformas em nuvem

Na maioria dos casos, a desorganização de um consultório médico está relacionada com a quantidade de documentos físicos para serem arquivados. Assim, acumula-se uma enorme papelada, dificultando a busca por informações dos pacientes.

Embora já melhore a organização dos papéis, ao informatizar o seu negócio com um software offline, ou seja, que não está conectado à internet, você não dispõe de todas as vantagens dessa ferramenta.

Por isso, avalie a possibilidade de investir em plataformas online e que armazenem todos os dados na nuvem. Com isso, você pode usufruir de diversos benefícios, tais como:

• mobilidade: permite que as informações dos pacientes e do consultório sejam acessadas de qualquer lugar, em qualquer horário e de qualquer dispositivo com internet;
• segurança: diferente do que muitos imaginam, a segurança do software em nuvem é maior que aqueles instalados no computador, pois os registros são salvos em servidores externos com alto nível de proteção;
• redução dos custos: um programa offline precisa ser atualizado constantemente, o que costuma gerar custos para o consultório. Já uma plataforma em nuvem não necessita de atualizações e nem de instalação, trazendo economia;
• privacidade: o sigilo médico é essencial na relação médico e paciente e, por esta razão, o armazenamento de informações precisa ser seguro e inacessível para pessoas não autorizadas. Com um software em nuvem, é possível dispor dessa segurança.

4) Treinamento e comunicação constante da equipe 

A organização do consultório médico é um trabalho que precisa ser feito em equipe. Caso contrário, cada integrante do time não irá se esforçar para manter a ordem na sua rotina. Por isso, a comunicação é fundamental.

Ainda, antes mesmo de iniciar a arrumação da bagunça, reúna-se com seus funcionários e apresente os benefícios em organizar as informações, mostre como a rotina deles será impactada se forem mais disciplinados.

Ademais, treinar os seus funcionários é parte essencial para o sucesso do negócio. Então, mantenha um cronograma de treinamentos constantes sobre organização, atendimento, comunicação assertiva, entre outros.

Além disso, caso considere a implantação de um software médico, fale também como a utilização desse sistema é importante e quais metas precisam ser alcançadas a partir do seu uso.

Outrossim, avalie com o fornecedor da ferramenta a possibilidade de promover treinamentos, presenciais ou remotos, para toda a sua equipe. Assim, todos conseguirão usar o máximo dos recursos que ela oferece.

5) Utilize ferramentas para a gestão do fluxo financeiro

Uma parte de extrema importância em qualquer negócio é o gerenciamento contínuo do fluxo financeiro. Apenas com esse tipo de acompanhamento é possível expandir o consultório mantendo a saúde das suas finanças.

Ainda, a gestão financeira também precisa ser considerada quando falamos em organização. Muitas vezes, o impacto de uma clínica bagunçada é percebido no fluxo de caixa, causando grandes prejuízos.

Neste sentido, procure informatizar esse controle, utilize ferramentas que facilitem a gestão das finanças. Existem softwares médicos que contam com um módulo totalmente dedicado à organização financeira.

Assim, é possível integrar a entrada de receitas e o pagamento de despesas, gerar relatórios automatizados para acompanhamento da evolução do caixa, entre outras coisas.

Então, busque por um software médico que reúna todas essas funcionalidades

Agora que você já tem um passo-a-passo para organizar o seu consultório, é o momento de buscar por uma ferramenta que ofereça todos esses recursos de forma integrada. Assim, você evita a confusão causada pelo uso de diversos sistemas.

Neste sentido, precisamos apresentar a você o iMedicina, um dos softwares médicos mais modernos e eficientes do mercado. Com essa ferramenta, você informatiza o seu consultório e passa a usufruir das seguintes funcionalidades:

• agendamento online;
• prontuário eletrônico;
• envio automatizado de lembretes de consultas;
• gerenciamento do fluxo financeiro;
• gestão administrativa do consultório;
• desenvolvimento de ações de marketing;
• plataforma de telemedicina;
• armazenamento na nuvem de todos os dados dos pacientes;
• integração entre agendas e sistema;
• suporte técnico e biblioteca de vídeos para treinamento da equipe.

Portanto, como você percebeu, o iMedicina dispõe de todos os recursos necessários para organizar o seu consultório médico. Então, avalie as suas necessidades e analise como esse software pode beneficiá-lo.

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