O que um software para gestão de consultórios realmente útil precisa ter?

Na hora de escolher o software para a sua clínica ou consultório, muitos são os pontos que devem ser levados em consideração. Já começamos nossa busca com a seguinte questão na cabeça: o que um software para gestão de consultórios e clínicas médicas realmente útil precisa ter? É preciso muita atenção, pois escolher a ferramenta errada pode complicar ainda mais a sua rotina de gestão e organização É pensando nesta dificuldade que todos os profissionais de saúde se deparam ao começar a busca por um sistema realmente eficiente, que escrevi o artigo de hoje. Vamos lá?

Recomendações e orientações oficiais

O Conselho Federal de Medicina e a Sociedade Brasileira de Informática em Saúde são entidades que se esforçam para melhorar a proteção dos dados de pacientes inseridos em softwares para gestão de consultórios e prontuários eletrônicos. Uma boa forma de testar a segurança dos softwares que você está pesquisando é verificar se eles estão em conformidade com as normas do CFM e SBIS, ainda que alguns requisitos estejam ultrapassados e não façam muito sentido, já que nem sempre a aplicabilidade dessas normas é levada em consideração, se a ferramenta não respeita a regulamentação já temos um indício de que este pode não ser o melhor sistema para você. Além disso, a maior parte dos softwares apostam pesado na segurança de dados, se adequando a outros protocolos de segurança adotados por bancos e grandes empresas de informação. Entretanto, assim como roubos físicos podem acontecer, ataques cibernéticos são uma realidade muito próxima. Episódios de invasão a sistemas de saúde não são tão comuns, mas se até os sistemas da NASA já foram invadidos, todos estamos sujeitos a pessoas mal-intencionadas, não é mesmo? É preciso estar atento também para as regras de segurança do servidor que vai armazenar os seus dados no software. Procure saber qual servidor o software utiliza. Existem inúmeros mundo afora e atualmente um dos mais seguros é o Amazon AWS, aprovado pela lei mais rigorosa de dados em saúde do mundo, a HIPAA, que define normas de privacidade para proteger informações de saúde individuais.

Usabilidade

Busque uma interface simples, com telas de fácil navegação. Preocupe-se com a quantidade de campos e cliques que você precisa dar para alternar entre eles e entre as páginas. Muitos campos e páginas significam muitos cliques, que implicam menos praticidade, mais tempo e perda de performance. Dê preferência para menus reduzidos: menus com mais de 10 ícones demandam 40% de tempo a mais para preenchimento! Ainda, quanto mais simples os menus, mais rápido você aprende a utilizar a ferramenta, e você otimiza a sua rotina em pouco tempo.

Agenda

Nossa rotina dificilmente é fixa e imutável e a sua agenda deve ser flexível e permitir mudanças de forma fácil e adequada às suas necessidades. Dê preferência para o software que te oferecer maior facilidade para editar compromissos marcados e que seja simples para agendar e desmarcar horários. O tempo é seu e você deve gerenciá-lo da maneira que achar melhor! É muito importante que você possa editar a sua própria agenda, que essa função não fique restrita à sua secretária ou a outros funcionários de recepção. Opte por um software que te permita fazer bloqueios de horários individuais e de turnos inteiros, e editar a duração das consultas de forma personalizada. Se oferecer a opção de integrar compromissos com uma agenda pessoal, melhor ainda.

Acesso e armazenamento de dados

Se um software permite acesso somente por desktop, já está muito atrasado em relação às necessidades do profissional de saúde moderno e não ajuda em nada na gestão. Se você usa um computador na clínica e outro em casa, você precisa poder acessar o software dos dois aparelhos sem problemas ou conflitos. Verifique ainda o acesso por dispositivos móveis, celulares e tablets: o software deve se adaptar ao aparelho e funcionar da mesma forma que funciona em computadores, sem prejudicar ou bloquear recursos. Os softwares mais modernos utilizam o sistema de armazenamento de dados na nuvem. Isso significa que seus dados não ficam presos a um dispositivo, sempre estarão disponíveis para acesso remoto. Além disso, o armazenamento na nuvem permite que você faça backups constantes do conteúdo armazenado. Seu software deve te oferecer backups completos de conteúdo e atualizar esses backups em intervalos periódicos. O ideal é uma atualização de dados no máximo a cada 12 horas, pois pensando na possibilidade de uma pane no software, você recuperaria as informações com pouco prejuízo para a sua atividade.

Estatísticas inteligentes e úteis

Sem um software para gerir o seu consultório fica difícil acompanhar alguns dados no prontuário, como a evolução de sintomas e diagnósticos. Com uma ferramenta de qualidade, essas informações são atualizadas à medida em que são inseridas no prontuário, tornando o controle e o acompanhamento muito mais fácil. Você precisa poder acompanhar com tranquilidade a evolução de seus pacientes a cada consulta, e ainda poder verificar informações que te ajudem a avaliar a saúde do seu consultório: estatísticas de faltas (em primeiras consultas e retornos), dados demográficos (gênero e idade, condições de saúde que mais aparecem nas consultas), quantidade de pacientes de convênios e particulares, valores pagos por cada convênio, quais procedimentos são mais executados, etc.

Prontuário eletrônico

O prontuário eletrônico é a área mais importante do software em saúde: certifique-se de que o preenchimento é simples e intuitivo, sem campos e sem muitos cliques. Novamente, muitos campos e muitos cliques causam queda de performance e perda de produtividade. Além disso, o prontuário deve ser acessado facilmente assim que o paciente entrar no consultório, e as informações antigas devem estar organizadas e disponíveis: condições e sintomas previamente relatados, histórico de doenças e alergias, medicamentos já prescritos, observações do profissional. Também é essencial que o prontuário contenha modelos pré-cadastrados personalizáveis (prescrição, exames e anamnese) ou ofereça a opção de cadastrar seus próprios modelos personalizados. Modelos prontos agilizam a consulta, e padronizam o atendimento. Invista em um software que permita consultas a bancos de dados de medicamentos e doenças, para facilitar a prescrição de remédios e tratamentos, bem como informar aos pacientes as indicações e contraindicações.

Controle financeiro

Todo profissional que gerencia a própria clínica ou consultório sabe o quanto é difícil organizar o setor financeiro, e os melhores softwares em saúde do mercado já trazem funcionalidades para te ajudar nesse sentido. Escolha uma ferramenta que te ofereça dados para análise de ganhos e gastos: os montantes que vêm de cada convênio, quanto você recebe de pacientes particulares, enfim, você deve ter acesso a todo o seu fluxo de caixa de maneira simples e organizada. É fundamental que exista integração com a sua agenda: cada consulta finalizada seja automaticamente registrada no controle financeiro, sem que você ou um funcionário precise fazer esses registros. O software só vale o investimento se facilita as rotinas e atividades, não gaste seu tempo e seu dinheiro para transferir a burocracia do papel para a tela. Invista em um software que te dê planilhas de organização para as contas, pagamentos de funcionários, compras do consultório e substituição de equipamentos. Gráficos automáticos também são um diferencial importante, para acompanhar e controlar com métricas o desenvolvimento do seu negócio.

Ferramenta de telemedicina

Com a evolução da tecnologia e a ampliação do acesso à internet, surgiu um novo formato de atendimento médico: a telemedicina. Embora já seja muito utilizada em outros países, como os EUA e Japão, a modalidade ainda carece de regulamentação no Brasil. Porém, por ocasião da pandemia do novo coronavírus, o Governo brasileiro decretou a Portaria nº 467/2020 que, dentre outras coisas, dispõe sobre a flexibilização da aplicação da telemedicina em caráter temporário. Em consequência disso, o setor de saúde percebeu o crescimento contínuo no número de atendimentos remotos no país. Com isso, a população passou a conhecer os benefícios desse formato de consulta. Porém, essa nova demanda de atendimentos só foi aproveitada por consultórios e clínicas que já contam com uma plataforma de telemedicina. Quem ainda não está preparado para esse momento, pode precisar lidar com uma queda expressiva no faturamento e com a migração de pacientes para a concorrência. Por essas razões, dispor de uma ferramenta de telemedicina se tornou essencial para profissionais de saúde de todas as especialidades. Neste sentido, um software para gestão de consultórios precisa oferecer esse recurso. Ademais, o uso das redes sociais ou de aplicativos de mensagens instantâneas, como o WhatsApp, para prestar atendimento médico não é recomendado. Isso porque a plataforma não oferece a segurança mínima necessária para a telemedicina. Além disso, para optar pela melhor ferramenta, é necessário estar atento a alguns requisitos que fazem toda a diferença no dia-a-dia do consultório. A seguir, listamos os principais recursos que a sua plataforma de telemedicina precisa ter.

Segurança dos dados

A segurança dos dados é um tema que sempre despertou a desconfiança para a implementação dos atendimentos por telemedicina. Desse modo, ao optar por um sistema para o seu consultório, verifique os protocolos de proteção de dados que são oferecidos. Isso porque as informações dos pacientes têm o seu sigilo resguardado por lei. Assim, em caso de vazamentos de dados, tanto os profissionais de saúde quanto os consultórios e clínicas podem ser severamente penalizados. Então, ao contratar um software para gestão de consultórios descubra se ele oferece criptografia de dados, rotina de backups e controle de acesso por senha. Com esses protocolos, ha uma maior garantia de segurança das informações dos pacientes.

Integração com prontuário

Uma boa ferramenta de telemedicina é integrada ao prontuário eletrônico do consultório. Dessa forma, o atendimento se torna mais ágil e prático, pois, o médico tem a possibilidade de registrar todas as informações, prescrever medicamentos e avaliar o histórico clínico ao mesmo tempo em que atende o paciente.

Mobilidade

Para usufruir de todos os recursos da telemedicina, considere a implementação de um software armazenado na nuvem. Com isso, você será capaz de prestar atendimentos remotos de qualquer lugar, além de dispor de um nível ainda maior de segurança. Ainda, os sistemas em nuvem são armazenados em servidores externos que estão 24 horas online. Assim, todas as informações e ferramentas podem ser facilmente acessadas de qualquer dispositivo conectado à internet.

Prescrição digital

Outro recurso importante e complementar à ferramenta de telemedicina é a prescrição digital. Por ser um tipo de atendimento virtual, a entrega de atestados, receitas e guias de exames também precisa ser realizada no mesmo ambiente. Dessa forma, você garante a agilidade da consulta e preserva a saúde do paciente, que não precisa se deslocar até o consultório. Em alguns casos, a plataforma de prescrição é integrada com um bulário digital, que informa dados sobre os medicamentos em questão, tais como, posologia, contraindicações, interações medicamentosas, entre outros.

Integração com marketing médico

Diferente do que ocorre em outros setores, o marketing na área de saúde não tem como objetivo apenas a captação e fidelização dos pacientes, mas também pretende levar conteúdos que eduquem o público e o ajude a aprender mais sobre cuidados com a saúde. Ademais, o desenvolvimento de boas estratégias de marketing médico, permite que você seja beneficiado de diferentes formas, tais como, ganho de visibilidade, aumento do número de pacientes, construção de autoridade, fortalecimento do relacionamento com o paciente, entre outros. Por isso, um bom software para gestão de consultórios deve oferecer ferramentas que permitam ou, pelo menos, facilitem a realização de ações de marketing. Apenas com um sistema será possível fazer a gestão eficiente da estratégia. A seguir, conheça algumas das práticas mais indicadas para profissionais de saúde.

Site médico

Ter um site profissional é parte importante de uma estratégia de marketing médico, pois, amplia a comunicação com seus pacientes e permite que as pessoas encontrem o seu consultório ao pesquisar na internet. Ainda, o seu site médico também funciona como um cartão de visitas virtual. Por isso, todas as informações possíveis sobre você e seu trabalho precisam estar descritas nele, além de todos os meios de contato com o consultório.

E-mail marketing

O velho e bom e-mail marketing ainda é capaz de trazer ótimos resultados. Por isso, é uma estratégia indispensável para você. A ferramenta pode ser utilizada tanto para fidelizar os seus pacientes quanto para atrair um novo público. Por exemplo, você pode utilizar para lembrar/confirmar consultas, alertar sobre a necessidade de retorno ao consultório, enviar felicitações em datas comemorativas, compartilhar orientações sobre um tratamento ou cuidados pré-operatórios, divulgar novos serviços oferecidos no consultório e distribuir conteúdos do seu blog.

Redes sociais

As redes sociais contam com milhares de usuários apenas no Brasil. Dessa forma, precisam fazer parte do seu planejamento de marketing médico. Isso porque ajudam a fortalecer o relacionamento com os pacientes e são uma ótima forma de direcionar os usuários para o seu site médico. Entre as principais plataformas mais recomendadas para médicos estão o Instagram, Facebook e YouTube. Nelas, você pode criar postagens com dicas de saúde, informações sobre cuidados diários, eventos ou datas importantes. Como você pode perceber, existem muitas possibilidades de estratégias de marketing médico que você pode implementar no seu consultório. Porém, nem sempre é fácil conciliar o exercício da profissão com o planejamento e execução dessas ações. Por isso, existem empresas que, além de fornecerem um bom software para gestão de consultórios, também oferecem o serviço de produção e acompanhamento de estratégias para atrair e fidelizar pacientes, como é o caso do iMedicina. Ainda, o iMedicina é um software médico planejado por e para médicos, sendo reconhecido como um dos mais eficientes do mercado. Além de contar com inúmeras funcionalidades, a ferramenta tem uma versão totalmente gratuita. Ademais, o iMedicina também integra algumas práticas de marketing médico através da aba “marketing” disponível no próprio sistema. Nesse menu, o médico tem acesso ao marketplace da empresa. Nesse marketplace, é possível adquirir artigos, postagens e/ou imagens elaboradas por profissionais especializados e sobre os mais variados temas de diferentes especialidades médicas. Assim, basta o profissional selecionar aqueles que lhe interessarem, seguir para o carrinho de compra e finalizar o pagamento. Para o primeiro pedido, o tempo de entrega é de 60 dias corridos. Posteriormente, esse prazo reduz para 30 dias úteis. Por fim, após a conclusão, a postagem do conteúdo adquirido é feita automaticamente nas redes sociais e/ou blog do médico. Porém, se for necessária alguma alteração, ela pode ser feita antes da publicação. Como é aí na sua clínica? Acha que alguma funcionalidade importantíssima ficou de fora dessa lista? Deixe seu comentário e conte pra gente 🙂