Como o agendamento online pode impactar na produtividade da sua secretária

No seu consultório, o barulho do telefone é constante? Isso até pode ser um bom sinal, pois mostra que muitos pacientes estão procurando por atendimento. Porém, existe uma forma de deixar esse cenário ainda melhor: o agendamento online. 

Afinal, mesmo que todos os telefonemas representem algo positivo, essa situação também atrapalha a produtividade da equipe administrativa.

Enquanto os funcionários da recepção poderiam oferecer uma atenção de qualidade aos pacientes que esperam pela consulta ou realizar cadastros e outros processos burocráticos de forma mais rápida, eles são interrompidos constantemente para atender ligações, procurar horários e fazer marcações de consulta manualmente em agendas de papel.

Nesse contexto, o agendamento online nada tem de supérfluo. A implantação de um sistema em que o próprio paciente consegue fazer sua marcação irá impactar positivamente em todos os setores do consultório: colaboradores administrativos mais rápidos, médicos com mais pacientes e os próprios pacientes, com reflexos até mesmo no pós-consulta.

Agendamento online otimiza o tempo na recepção?

Como citamos anteriormente, várias tarefas manuais da secretária podem ser suprimidas e automatizadas por softwares médicos. O agendamento online é uma das ferramentas que contribui bastante para melhorar a performance da recepção no dia a dia do consultório.

Confira os benefícios que essa funcionalidade, presente nos melhores prontuários eletrônicos, traz para a aumentar a produtividade da sua secretária.

Organização 

Além da facilidade de não precisar atender telefonemas durante todo o dia, o agendamento online também proporciona mais organização. O motivo está no fato de que não serão mais necessárias diversas agendas de papel, trocadas a cada ligação e amontoadas em pilhas no consultório. 

O software de prontuário eletrônico do iMedicina, por exemplo, oferece um agendamento online em que cada médico da clínica possui sua própria agenda eletrônica. Assim, não há tempo gasto com o abre e fecha de agendas para saber qual profissional está disponível e ainda diminui o risco de erros.

Também há outras facilidades para os funcionários da recepção e da administração. As agendas de todos os médicos podem ser vistas em conjunto, com um modelo de multi-agendas. Dessa forma, é possível controlar a quantidade de atendimentos em cada dia e diminuir a aglomeração na sala de espera. 

Outro detalhe importante está na integração com a agenda do Google. Com isso, o médico consegue ter acesso aos compromissos em diversos dispositivos móveis, como celulares e tablets. 

Confirmação de consultas automatizadas

Já mencionamos que as ligações para encontrar um horário vago que mais se adequa ao desejado pelo paciente é um ladrão da produtividade da secretária, certo? Imagine agora, o que se perde no telefone para confirmar as consultas.

Com o agendamento online, isso também pode ser otimizado.

O software já envia lembretes do horário agendado para os pacientes, o que vale para as primeiras consultas e retornos. Eles podem ser encaminhados por e-mail ou SMS.

Essa conduta libera a secretária para outros afazeres mais importantes, que demandam mais a presença humana, como atendimento aos pacientes que chegam no consultório.

Também há outra ótima consequência: a taxa de faltas, por simples esquecimento do paciente, irá reduzir. Isso impactará nas finanças do consultório ou clínica, pois o esquecimento é uma das principais causas dos furos na agenda médica. 

De olho nas finanças 

Além de evitar as faltas no consultório que, mesmo aos poucos, atrapalham as finanças no fim do mês, o agendamento online auxilia no controle da gestão financeira da instituição.

Os melhores softwares vão oferecer estatísticas e relatórios para visualizar de forma fácil os agendamentos de todos os profissionais do local. Assim, também se torna viável fazer análises sobre o movimento e a quantidade de consultas em determinados períodos de tempo.

Por exemplo, você pode checar em qual o mês há mais procura por atendimento e em qual a tranquilidade é maior. É possível entender se, realmente, as pessoas não vão ao médico nos últimos dias do ano e, se nos primeiros meses, os pacientes voltam com tudo para o check-up anual.

Com essas diversas análises, você consegue traçar estratégias de marketing médico para atrair pacientes para momentos “parados” e, assim, estar em constante crescimento. Tudo isso com apenas um clique, sem precisar lidar com papelada. 

Abrir e fechar turnos com mais eficiência

Outra tarefa simples de fazer com o agendamento online é abrir e fechar turnos de atendimento com agilidade. Isto é, quando um médico tiver algum contratempo e não puder atender em determinado período do dia, é preciso simplesmente bloquear aqueles horários.

Pode parecer algo banal de se fazer, mas isso evita problemas sérios, como marcar uma consulta para um momento em que o médico nem mesmo está no consultório. Além de prejudicar a experiência do paciente, também existe a crise de imagem que clínica poderá sofrer. 

O paciente também ganha com a praticidade do agendamento online

Não só a equipe do consultório usufrui de toda a praticidade proporcionada pelo agendamento online. O paciente também aproveita da possibilidade de marcar uma consulta em qualquer momento do dia, não só durante o horário comercial.

Quando não precisam ficar esperando em ligações ou interromper o trabalho para marcar um horário, as pessoas se organizam melhor para procurar o médico e cuidar da própria saúde.

Além disso, o paciente também poderá visualizar toda a agenda e decidir, ele próprio, pelo dia mais adequado para sua rotina. Dessa maneira, consegue analisar melhor seus compromissos e evita agendar o atendimento no mesmo momento em que havia outra tarefa, algo que pode ser difícil de fazer durante uma ligação apressada. 

Do agendamento online ao pós-consulta

Pelo nome, “agendamento online”, a maioria das pessoas acredita que esse sistema beneficia apenas o período do pré-consulta. No entanto, os bons resultados conseguem ir além. 

Quando, ao procurar o médico, o paciente é impactado por toda a facilidade de poder marcar seu horário pela internet, isso já começa a construir a boa imagem da clínica e do médico na percepção da pessoa.

Em seguida, ao chegar na sala de espera e ser recebida por atendentes qualificados e atenciosos, que não precisam se desdobrar em várias tarefas ao mesmo tempo, o paciente se sentirá valorizado pelo atendimento. Vale lembrar ainda do baixíssimo risco de ter problemas como horários marcados incorretamente.

Por fim, ao também receber lembretes de quando precisa retornar ao médico, o paciente perceberá que toda a estrutura da clínica se preocupa com sua experiência. Assim, um serviço automático, como o de agendamento online, pode ser o detalhe que irá encantá-lo e fidelizá-lo.

Quer saber mais sobre o assunto? Leia este artigo do blog iMedicina: Agendamento online: como você deve usá-lo para atrair mais pacientes? e leve seu consultório para outro nível!