Recepção da clínica médica: como melhorar a experiência do paciente

A primeira impressão é a que fica, certo? Por isso a atenção à recepção da clínica médica deve ser redobrado!

Esse ditado tem se mostrado cada vez mais verdadeiro quando diz respeito à experiência do paciente nos estabelecimentos de saúde. Esse primeiro contato tem muito potencial para agregar valor e aumentar a satisfação do paciente com o serviço prestado.

É preciso pensar de forma estratégica para não causar uma má impressão na chegada da clínica, mesmo que o atendimento médico seja exemplar.

Vale lembrar que a fidelização do paciente está diretamente ligada com a satisfação. Nesse ponto, é interessante se atentar para todos os fatores que podem influenciar na experiência vivenciada no ambiente.

Se ao chegar na clínica médica, o paciente encontra um local tumultuado, demora no atendimento e falta de educação dos funcionários, dificilmente ele pensará em voltar àquele estabelecimento. É por isso que este tema está cada vez mais em voga. Os pacientes estão ficando mais exigentes.

Quer saber como melhorar a recepção da sua clínica médica ? Vamos te ajudar! Fizemos uma lista prática que com certeza vai te auxiliar no planejamento da sua recepção para que ela seja aconchegante, moderna e confortável. Acompanhe!

Invista em tecnologia

A tecnologia deve ser sua aliada na busca por melhorar a experiência do paciente.

Os softwares médicos mais modernos conseguem concentrar toda a informação do paciente na nuvem, agilizando o cadastro e atendimento.

Nós sabemos como a rotina de uma clínica médica é corrida. Por isso, digitalizar as tarefas torna o atendimento mais simples, também na recepção.

Além disso, os sistemas são capazes de automatizar confirmações de consulta, envio de e-mails e o agendamento de horários. Dessa forma, a equipe fica menos sobrecarregada para dar atenção a quem chega.

Foque sempre no atendimento humanizado!

Mesmo que o ambiente seja moderno, não é possível ter uma experiência positiva se o atendimento é ruim. Por isso, o foco da equipe como um todo deve estar em prestar um serviço cuidadoso.

Não só durante a consulta, mas o atendimento dos funcionários administrativos também deve ser de excelência. A equipe precisa estar preparada para ser gentil, contornar situações desagradáveis sem perder a compostura e tirar todas as dúvidas quanto aos processos administrativos.

Para isso é preciso treinar o time para seguir processos, ter uma escuta ativa, olho no olho, dar atenção às particularidades de cada atendimento e ser solícito para resolver eventuais adversidades.

Atenção na limpeza e organização da recepção da clínica médica

Quem é que não se sente bem ao estar em um ambiente limpinho? Dessa forma, principalmente em instituições de saúde, deve-se ter rigor com a manutenção e limpeza do local.

Mantenha um cronograma específico para a checagem da limpeza e não deixe de verificar a disponibilidade de água, álcool em gel e outros itens indispensáveis para acomodar o seu paciente.

A limpeza, além de ser essencial e causar boa impressão, também auxilia os funcionários a ter mais produtividade e atender melhor.

Tenha um treinamento constante da sua equipe

Alinhar as expectativas da equipe quanto ao trabalho a ser realizado aumenta o engajamento e a produtividade. Isso faz com que eles tenham melhor desempenho nas tarefas e na tratativa com os pacientes.

A equipe de recepção deve ser aliada da clínica médica e atuar para alcançar os objetivos de crescimento do negócio. Eles precisam conhecer e saber seguir os processos para minimizar erros e aumentar a produtividade. Também devem estar preparados para as adversidades e contornar duvidas e objeções na hora da marcação de consulta.

Sendo assim, é importante criar um planejamento de treinamento constante e acompanhar a evolução da equipe.

Essa troca entre a equipe e o corpo clínico faz com que se reforce os valores éticos da empresa e problemas sejam resolvidos de forma mais eficaz.

Capriche na decoração da recepção da clínica médica!

O ambiente bem decorado desperta sensações de bem-estar. Vamos te ajudar com uma lista que podem fazer toda a diferença na apresentação estética do ambiente:

• Cores: já foi comprovado através de estudos, os efeitos das cores para o estado emocional das pessoas. Então, vale se beneficiar dessas informações para compor a paleta de cores da sua recepção. Uma boa dica nesse aspecto é investir em cores claras ou neutras para trazer conforto aos olhos e calma. Outra ideia é usar cores vibrantes e chamativas em pontos específicos para que dar personalidade e autenticidade na recepção da sua clínica médica.
• Luz: você pensou sobre a iluminação? Tenha preferência pela claridade natural se possível. Caso contrário, use a luz artificial de forma indireta para não gerar estresse visual.
• Plantas: elas dão um ar mais vivo ao ambiente, tornando assim mais humano e acolhedor.
• Ventilação: mantenha o ambiente bem arejado e projete maneiras de possibilitar a climatização durante as estações do ano, como por exemplo utilizar ventiladores ou ar condicionado nos dias quentes. Existem aparelhos no mercado que são bem versáteis para e contribuem até para a umidificação do ar. 
• Peças artistícas: quadros e peças artísticas dão autenticidade e personalidade na sua recepção. Você também pode atribuir enfeites que lembrem sua especialidade médica, o que acaba traduzindo seus valores e impacta o paciente visualmente.
• Espelhos: em locais estratégicos ampliam o espaço dando a ilusão de ser mais espaçoso.

Pense a respeito da comodidade!

Nem sempre é possível prever um atraso, não é mesmo? Algumas distrações auxiliam a espera do paciente a ser menos estressante.

Disponibilizar Wifi e tomadas são excelentes formas de oferecer comodidade aos pacientes que estão cada vez mais conectados. Outra dica é disponibilizar bebidas como chás e cafés. Afinal, é uma excelente forma de dar boas vindas e um ar de hospitalidade.

As televisões com som ambiente também são sempre bem-vindas, assim como as músicas. No entanto, se atente para a escolha dos canais e temas musicais. O som muito agitado pode causar desconforto.

Não se esqueça da disposição dos móveis!

Por fim, o ambiente deve estar estruturado para acomodar o fluxo de pacientes e facilitar os deslocamentos dos indivíduos nesse espaço. Deve pensar em planejar um ambiente funcional, que não tumultue as pessoas.

Disponha os assentos de frente para o atendimento! Assim as secretárias podem ficar mais atentas à movimentação. Permita que os assentos sejam bem distribuídos para que os pacientes se sintam mais à vontade e esbarrem umas nas outras.

Outro ponto importante é o conforto dos móveis. Opte por cadeiras e poltronas que tragam maior comodidade e em número suficiente para o fluxo de espera da recepção da clínica médica.

Seguindo essas dicas, você estará um passo à frente para oferecer a melhor experiência ao seu paciente! Leia o artigo “5 Vantagens do iMedicina para a recepção da clínica médica” e saiba como o iMedicina pode te ajudar nessa tarefa!