Software médico: 10 perguntas a fazer antes de escolher o seu

A preocupação dos médicos quanto à saúde e qualidade do atendimento aos pacientes é foco principal dos profissionais de saúde. Contudo, manter um consultório ou clínica abertos envolvem muitos aspectos importantes para a manutenção do espaço e da carreira médica.

Gestão administrativa, financeira, pessoal, fornecedores, equipamentos, atração e fidelização de pacientes são tarefas que o médico tem que se preocupar. Por isso, ter um software médico é fundamental para ajudar o especialista a tomar as decisões corretas, de forma prática.

As facilidades proporcionadas pelo software médico são várias.  Entre os principais benefícios para as clínicas de consultórios, destacam-se:

• Oferecimento de agendamento online com a possibilidade de integração entre agendas.

O sistema atualiza as marcações de consultas, evitando divergência de horários. O médico pode acessar o recurso pelo computador ou celular e saber seus horários mesmo não estando presencialmente no consultório.

• Organização das informações

Muitos softwares oferecem a possibilidade de ter o prontuário eletrônico do paciente. De forma prática e segura, o médico consegue reunir todo o conteúdo do prontuário dos pacientes em um só lugar. Isso facilita o armazenamento, ao invés de reservar espaço físico no consultório para arquivos em papel, além de proporciona uma melhor privacidade dos dados e segurança para os usuários.

Além disso, informações cadastradas sobre o paciente, número de consultas, pagamentos, entre outros, facilita os relatórios para gestão do consultório. Dessa forma, o médico identifica pontos de melhoria em sua administração, e sabe onde pode reduzir custos ou investir mais.

• Auxílio na atração e fidelização dos pacientes com ações estratégicas do marketing médico.

Um software médico pode ajudar o profissional com várias ações de marketing e de relacionamento com o paciente, como: envio de e-mail marketing; envio de e-mail automático de aniversário; envio de e-mail automático de lembrete de consultas; agendamentos online de consultas e com conteúdos informativos e diferenciados para redes sociais e blogs.

É sempre bom lembrar a atenção do profissional quanto ao Manual de Publicidade Médica do Conselho Federal de Medicina (CFM). Neste documento, a entidade instituiu em 2011 orientações quanto a publicações e utilização do marketing médico pelos profissionais, propondo limitações.

Quais são os impactos negativos da escolha errada de um software médico?

Vários quesitos são importantes na hora de escolher um software completo e adequado a demanda do consultório. Quando a opção por algum não é satisfatória, o médico pode ter feito uma escolha errada, trazendo impactos negativos a todas as demandas do consultório.

Alguns dos prejuízos podem considerar: a ineficiência de uma gestão completa; falta de personalização; falta de variedade de recursos; custos elevados; dificuldade na utilização em softwares complexos; poucas opções de marketing médico; falha no sistema; entre outros.

Dessa forma, o melhor para descobrir qual o software médico é o ideal é pesquisando e entendendo melhor deste universo.

Então, quais são as perguntas essenciais que devem ser feitas antes de adquirir um software médico?

Esses pontos devem ser levados em consideração seja na aquisição do primeiro software médico ou quando o profissional observa que o que possui não está sendo produtivo. Para escolher o recurso adequado, separamos algumas perguntas que devem ser feitas antes da escolha. Veja abaixo os esclarecimentos das questões para ajudar com as principais dúvidas.

1 – Quais ferramentas o consultório realmente precisa?

Primeiramente, como se sabe, o mercado da saúde está mais concorrido e digital. Quanto mais funcionais forem as ferramentas para deixar o dia a dia dos médicos e funcionários mais produtivos, melhor.

Dessa maneira, deve-se buscar por um software que possui uma interface fácil de utilizar, eficiente e otimizada, com foco no paciente. Além disso, é importante que ela ofereça acesso a todos os dados de onde o médico estiver. por isso, o ideal é buscar por plataformas armazenadas em nuvem e seguras.

2 – O software médico é abrangente? 

Quando o médico está buscando um software é importante definir a série de recursos que está buscando. Dessa forma, ele saberá se o recurso que está adquirindo é adequado para suas expectativas. Tenha certeza de que o software vai oferecer todos os quesitos que quer implementar no seu consultório.

Algumas sugestões: facilidade em sua utilização, afinal o médico e equipe o usará todo o dia; recursos que melhoram a experiência do paciente; funcionalidades personalizadas; soluções para gestão administrativa e financeiro.

Qual o investimento financeiro?

Os recursos financeiros que o médico disponibiliza para a ferramenta devem levar em conta sua demanda e o que o software oferece. Saber também taxas de licenciamento e taxas mensais é importante para organização financeira do investimento. Outro ponto de atenção para não ter prejuízos quanto à agenda é saber o tempo de instalação e treinamento.

Se a demanda for apenas pelas funcionalidades básicas, o ideal é buscar por um software médico gratuito, seguro, que vai te dá as mesmas opções de softwares pagos. Assim, você muda de plano conforme a necessidade do consultório e pode utilizar o investimento para outras melhorias.

O novo software médico economizará tempo ao seu consultório? 

Para deixar o tempo destinado no consultório com o preenchimento de prontuários e documentos mais otimizados, este quesito é importante. Deve-se levar em conta que o software irá promover praticidade no dia a dia. Para isso, ele deve ser funcional; facilitar o arquivamento de documentos variados; possuir uma interface intuitiva; oferecer solução de telemedicina.

O fornecedor do software médico tem a experiência e os recursos de que você precisa? 

Esta resposta é estratégica para o médico pensar nos quesitos confiança e inovação. É preciso verificar todos os recursos que utilizará na ferramenta antes de contratar e questionar: se as soluções serão benéficas para o crescimento do consultório; se o fornecedor tem reputação no segmento, oferece ferramentas inovadoras contínuas e suporte; além de verificar a avaliação e comentários de outros médicos que já utilizam o sistema.

O software tem acessibilidade? (armazenamento em nuvem)

É importante verificar se consegue acessá-lo de qualquer lugar, devido a pluralidade de locais de atendimentos e principalmente por causa da chegada das consultas online. Assim, o profissional conseguirá verificar as informações do paciente e do consultório sincronizadas a todo o momento e de diferentes lugares. 

É possível personalizar sua documentação? 

Algumas informações são básicas para todas as especialidades e ou médicos, mas a possibilidade de preencher informações em formulários personalizados é única. Por isso, atente-se à capacidade de editar documentos e salvar itens de antemão para que não seja necessário editá-los a todo momento.

O  software médico oferece controle financeiro integrado? 

Chegou o momento de falarmos sobre gestão financeira. Um software completo oferece recursos que permite o médico realizar um controle financeiro integrado. Isso significa poder incluir os valores recebidos na agenda ou prontuário; conseguir realizar relatórios de fluxo de caixa para verificar receitas e despesas de pacientes particulares e convênios.

A empresa está comprometida com a proteção e a segurança dos dados?  

Já que os prontuários dos pacientes serão arquivados no sistema, é essencial observar se a ferramenta utiliza de padrões de segurança para proteção dos dados. Outra sugestão é saber sobre as rotinas de backups do sistema.

O tipo de suporte e treinamento te atendem?

Para aproveitar o máximo dos recursos é necessário haver treinamento e suporte da ferramenta. Antes de escolher um software médico, é preciso saber se a empresa irá treinar o profissional da área da saúde e sua equipe. E, em caso de novas dúvidas, é bom estar claro como serão solucionadas.

Gostou das dicas? Agora você já sabe o que perguntar antes de adquirir o seu software médico! Para ficar ainda mais por dentro do assunto, baixe esse material para entender Como avaliar a segurança de um Software Médico! É gratuito!