Software médico: como isso melhora a atuação da sua secretária

Os benefícios de um software médico para o consultório são incontáveis. Esses sistemas chegam para agilizar processos, otimizar a rotina, melhorar o atendimento do médico, organizar a gestão e até atuar na atração e fidelização de pacientes.

Isso não é novidade. Mas, uma vantagem que poucas pessoas se lembram na hora de avaliar a necessidade do software é quanto à melhora que ele propõe à secretária e à recepção.

Nos dias mais cheios ou quando o consultório começa a crescer, as secretarias ficam sobrecarregadas. Recepção ao cliente que chega, telefones tocando a cada minuto, remarcação de consultas e cancelamentos. 

Além dessas tarefas rotineiras, ainda precisa cuidar das solicitações internas, dos médicos, lidar com pagamentos e com administração da agenda e compromissos dos profissionais. Com tanta atividade, obviamente não sobra tempo para dar atenção às tarefas mais importantes para a estratégia de crescimento do consultório.

É por esse motivo que o uso do software médico e a otimização dos processos na recepção são fundamentais. Entenda melhor.

Por que é importante otimizar o trabalho na recepção

A recepção é o primeiro contato do paciente quando chega no consultório. Assim, a pessoa dedicada à recebê-lo deve transparecer exatamente os valores que o médico quer transmitir. Portanto, a atenção voltada ao paciente precisa ser criteriosa e seguir exatamente os protocolos definidos pelo consultório.

É necessário lembrar que consultórios médicos cuidam da saúde das pessoas. Mas, também são empresas responsáveis pela fonte de renda de todos os profissionais que trabalham ali.

Um empreendimento de resultado tem que ter estratégias bem definidas, voltadas para o crescimento sustentável.

A secretária é uma das maiores aliadas do médico nesse quesito. Quando ela consegue deixar as burocracias de lado, pode focar no que realmente importa. Encantar, atrair e fidelizar o paciente é um papel de todos.

Uma vez que ela tem mais tempo, além de acolher quem chega com excelência, também pode estudar as principais objeções de quem liga para marcar consulta e assim, alcançar melhores respostas dos pacientes.

Com mais tranquilidade, também é possível diminuir a incidência de erros, tanto no repasse de informação aos pacientes, quanto nos processos do dia a dia.

Conforme é possível perceber, a secretária tem atuação essencial na condução dos pacientes, na quantidade de agendamentos e, inclusive, na satisfação com o serviço do consultório. Afinal, o paciente mal atendido, por quem quer que seja, não retorna.

Como um software médico pode  melhorar a atuação da sua secretária

A forma como os pacientes avaliam os serviços médicos mudaram. Agora, as pessoas são mais conscientes e por isso, muito mais exigentes com aquilo que consomem. 

Isso, juntamente com a crescente oferta de profissionais na área médica, aumentou significativamente a concorrência. Atrair e fidelizar pacientes se tornou um dos principais objetivos de todo consultório. 

O acúmulo de funções na recepção é um verdadeira gargalo para o bom desempenho das secretárias. Como já citamos, foi-se o tempo em que elas apenas auxiliavam os médicos e atendem telefonemas. Hoje, elas precisam lidar também com essas questões e, por isso, as secretárias devem ser bem treinadas.

Um software médico pode ser a solução para essas demandas. As ferramentas certas ajudam a  desafogar o serviço na recepção e dar mais produtividade no consultório.

Agendamento online e agenda eletrônica

A ferramenta de agendamento online funciona por um link que, quando acessado, leva o usuário direto para agenda virtual do médico escolhido. Esse link pode ser disponibilizado em diversos canais da internet, como site, redes sociais, Google Meu Negócio ou até mesmo no chatbot do whatsapp.

As informações fornecidas na agenda ficam a critério do médico, mas devem conter os convênios atendidos e valores da consulta. Assim, a consulta pode ser marcada ali mesmo, sem necessidade de aguardar atendimento da secretária para isso.

Por não precisar da intervenção da secretaria, o agendamento online ainda possibilita que as consultas sejam marcadas até mesmo fora do expediente. 

Os cancelamentos e as remarcações também se tornam ações bem simples com o agendamento online e agenda eletrônica. Ao cancelar a consulta agendada, o horário fica automaticamente vago, dispensando verificação da secretária e evitando erros na agenda.

Lembretes automáticos de agendamento

Os melhores softwares médicos do mercado viabilizam a automação de lembretes automáticos de consulta e retorno, por e-mails ou sms.

Pensa no tempo que a secretaria gasta em uma ligação para cada paciente confirmar a consulta ou lembrá-lo de agendar o retorno? Há ainda o risco do interlocutor não atender o telefone e o tempo gasto na função não ter nenhum resultado positivo.

As automações de lembrete livram o profissional desse transtorno manual, pois como o próprio nome já diz, são automáticas e não precisam da atuação da secretária.

 Ao cadastrá-la,você garante que a mensagem chegue ao destino empregando bem menos esforço. Afinal, com smartphones em mãos, temos acesso aos e-mails e mensagens instantâneas a todo momento.

Economia de tempo 

Economizar tempo é exatamente o foco do problema. Cadastros manuais de pacientes, fluxo de pagamento, armazenamento das fichas em ordem e classificação corretas são tarefas que ocupam preciosas horas durante um dia de trabalho na recepção.

No software médico, essas atividades se tornam mais ágeis, pois tudo é realizado digitalmente. Com  todas as informações do cliente no sistema, não é necessário gastar tempo com armazenamento e organização das fichas. 

Padronização de processos 

Processos digitais são simples de seguirem uma padronização. Isso ajuda a organizar a rotina e evita riscos de extravio de informações e perda de documentos. 

Consequentemente, as tarefas na recepção vão exigir menos tempo, liberando a atenção da secretária para atividades mais importantes.

Ferramentas de avaliação 

Uma secretária mal treinada e desorganizada pode afastar muitos pacientes do consultório e dificultar a vida do médico. 

No entanto, é impossível o médico atender o paciente, cuidar do gerenciamento do consultório e ainda conduzir de perto as ações dos outros colaboradores. 

Nesse sentido, uma forma de buscar informação é através de pesquisas de satisfação direcionadas à quem é mais impactado pela recepção: o paciente.

As ferramentas de NPS estruturam a pesquisa de acordo com seu objetivo e é um instrumento de alto valor para entender os pontos de melhoria no consultório. 

Além de serem usadas para analisar o atendimento das secretárias, também podem avaliar o atendimento do médico e medir o grau de satisfação do seu paciente com qualquer outro tema.

Os softwares médicos são mecanismos potentes para alavancar o crescimento do consultório, fornecendo melhores condições de trabalho para toda a equipe. 

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