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O prontuário eletrônico é uma importante e necessária ferramenta tecnológica destinada aos médicos e/ou clínicas com o objetivo de tornar ágil e prático o gerenciamento de pacientes e de todos os assuntos referentes à eles.
Também conhecido como Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP), é uma versão digital de toda a documentação dos pacientes atendidos por determinado profissional de saúde, tais como, histórico médico, exames realizados, prescrição de medicamentos e etc.
A partir da era tecnológica pela qual o mundo está passando, todas as áreas de atuação precisarão se modernizar para se tornarem ainda mais atrativas, tanto para os clientes atuais, quanto para a captação de novos consumidores.
Com a medicina não foi diferente. Atualmente, o desenvolvimento de novas soluções médicas como essa, buscam não apenas servir como um armazenamento digital dos dados e informações de prontuário, mas também procuram otimizar o atendimento, reduzir os gastos e trabalhar a atração e fidelização dos pacientes.
Então, talvez você se pergunte: em que momento essa nova ferramenta surgiu? Os primeiros sistemas de prontuários digitais surgiram na década de 60, nos Estados Unidos, a partir da parceria entre grandes hospitais americanos e grandes universidades, como Harvard.
Posteriormente, foram feitos diversos esforços para que os registros médicos fossem realizados em meio digital. Assim, em 1991, o IOM – Institute of Medicine publicou uma carta solicitando que o uso do prontuário em papel fosse abandonado em até 10 anos.
Contudo, aqui no Brasil, esse processo foi mais lento e apenas em 2002, o Conselho Federal de Medicina regulamentou/autorizou o uso do prontuário digital. Até os dias atuais, este recurso é homologado e controlado pela resolução CFM nº 1.821/07.
Trata-se da regulamentação que aprova as normas técnicas de uso dos sistemas informatizados para a guarda e manuseio dos prontuários dos pacientes, além de autorizar a eliminação do uso do papel e a troca de informações por via eletrônica.
Contudo, no que diz respeito ao fim do registro em papel, há uma condição a ser cumprida. Apenas os sistemas que atendam aos requisitos do “nível de garantia de segurança 2 (NGS2)” podem destruir esses documentos físicos, desde que digitalizados.
Ainda, o NGS2 é um grau de segurança da informação que exige o uso de assinatura/CRM digital certificada. Isso significa que os dados só podem ser mantidos em seu formato digital exclusivo (substituindo o papel), quando assinados digitalmente. A notícia boa é que fazer isso é gratuito hoje em dia: todo documento em PDF pode ser assinado digitalmente com ferramentas muito simples, como o Acrobat Reader. O Instituto Nacional de Tecnologia da Informação oferece um plugin gratuito (baixe aqui) para o Acrobat que te permite assinar qualquer documento.
Assim, você pode usar um sistema de prontuário eletrônico com nível de segurança adequado e assinar seus documentos digitalmente, mantendo a validade jurídica dos mesmos.
A finalidade principal do prontuário eletrônico é armazenar e fazer o controle das informações do paciente de forma digital, através de um sistema apropriado para tal tarefa. Mas, não é só isso.
Quando uma atividade profissional não acompanha a evolução do mercado e continua a utilização de mecanismos obsoletos, a redução no número de clientes é uma consequência comum.
Portanto, no caso dos profissionais e de clínicas de saúde, o prontuário digital é um importante aliado na otimização do tempo, na organização de informações, na praticidade da busca do histórico do paciente e na agilidade na inserção de novos dados.
Assim, com o aprimoramento tecnológico todo o fluxo diário de trabalho é facilitado. Para que você tenha uma ideia, veja abaixo o que esta ferramenta pode propiciar.
Como você pode perceber, o diferencial do uso de prontuários eletrônicos está em todos os recursos extras que este sistema pode oferecer. Afinal, qual paciente que não gostaria de ser atendido de forma rápida e precisa em um consultório médico?
Trata-se de uma ferramenta desenvolvida por médicos para auxiliar a rotina de outro médicos. Estes sistemas foram pensados para aqueles que buscam ser reconhecidos pela excelência no atendimento que prestam aos seus pacientes e que buscam potencializar a sua carreira.
Porém, se você não acredita no poder da internet e da tecnologia, o prontuário digital não irá lhe ajudar. Isso porque todo o conceito destes softwares está alicerçado no uso tecnológico da rede.
O prontuário eletrônico funciona com uma abordagem multifuncional, associando a função de prontuário a diversos recursos, tornando o dia a dia do consultório mais prático e dinâmico. Além disso, com a integração do agendamento online, o paciente tem o atendimento facilitado.
Assim, a possibilidade de ter as principais ferramentas unidas em um único sistema gera agilidade para todas as partes envolvidas, além da redução de custos obtida pela contratação de apenas um serviço.
Talvez você se pergunte: quais tarefas esses sistemas integrados de prontuário eletrônico oferecem? Então, vamos a elas:
Além disso, alguns dos sistemas disponíveis no mercado podem ser utilizadas por clínicas com qualquer número de profissionais. Dentre elas, existem empresas que atuam apenas na área da saúde, o que torna o produto mais específico e atrativo para os médicos.
A atuação com o prontuário eletrônico não é diferente do uso do prontuário tradicional. O preenchimento de ambos os documentos devem respeitar todas as normas pertinentes à obrigatoriedade, organização e informações exigidas para os registros.
Dessa forma, o capítulo X da resolução CFM n.º 2.056/2013 dispõe que a organização adequada dos prontuários tem como propósito:
De acordo com a resolução CFM n.º 1.638/02 os responsáveis pelo preenchimento do prontuário são: o médico assistente e os demais profissionais da equipe que atuarem no mesmo tratamento.
Cada sistema de prontuário eletrônico vai organizar as informações de um modo a julgarem apropriado.
Nos atendimentos em consultórios de especialidades e ambulatoriais, a norma dispões que o registro da anamnese pode conter apenas os dados essenciais ao diagnóstico e à abordagem terapêutica.
No entanto, nenhum dos dados exigidos em lei devem ter o registro suprimido, uma vez que os registros em prontuário tem valor legal e servem de respaldo para o médico e paciente em caso de inconsistências futuras.
Algumas informações não podem deixar de conter no prontuário eletrônico:
A identificação precisa conter o nome e sobrenome, data de nascimento, gênero, naturalidade, endereço completo e nome da mãe.
Anamnese; exames que sejam solicitados, juntamente com os laudos; hipóteses diagnósticas; diagnóstico definitivo e abordagem de tratamento e prescrição.
Evolução diária do quadro de saúde com data e hora; descrição dos procedimentos realizados, com identificação eletrônica de cada profissional.
Se não for possível a coleta do histórico clínico, deve-se registrar todos os procedimentos que tenham possibilitado o diagnóstico ou a remoção para outra unidade de tratamento.
Histórico de saúde familiar, sequelas, descrição cirúrgica, documentos de alta, consentimentos, documentos de transferência, atestado de óbito.
É necessário lembrar que os dados dos prontuários eletrônicos só tem valor jurídico quando assinados digitalmente, com uma assinatura válida e certificada por uma empresa com padrão ICP-Brasil.
Normalmente, dispor de recursos tecnológicos para exercer sua atividade profissional sempre trará muitos benefícios e otimizará os resultados oferecidos aos clientes. Da mesma forma, acontecerá na migração do prontuário de papel para o ambiente digital.
Entre as principais melhorias percebidas pelos profissionais que já utilizam este serviço, estão a segurança, centralização dos registros e a praticidade. A seguir, explicaremos mais sobre estes benefícios.
Uma das maiores dificuldades encontradas por profissionais de saúde para aumentar a carteira de clientes é a falta de tempo para novos atendimentos. Por isso, é necessário buscar maneiras para agilizar toda ação que demande tempo para ser feita.
Neste sentido, o prontuário eletrônico evita o desperdício das horas gastas com a procura do histórico de pacientes em arquivos e fichas impressas. Quando toda informação está em ambiente digital, existem mecanismos de pesquisas e filtros que facilitam o acesso.
Na maioria dos casos, a prescrição por escrita manual de medicamentos é uma prática obsoleta e mantida apenas pela ausência de uma ferramenta digital.
Com o uso de um prontuário eletrônico, os remédios são prescritos de forma legível e sem erros, tornando mais veloz o atendimento do farmacêutico no momento da compra. Ademais, o médico não compromete a saúde do paciente.
A manutenção de registros e históricos em papel demanda o local apropriado para o armazenamento no consultório. A partir da migração para o digital, toda a papelada pode ser eliminada e os móveis descartados ou vendidos, liberando espaço físico que possa ser melhor utilizado.
Qualquer negócio que almeja ter lucro está constantemente preocupado em reduzir as despesas desnecessárias geradas pela empresa. Em um consultório médico não é diferente. Para obter sucesso nesta empreitada, a contratação destes sistemas digitais é necessária.
Isso porque, na maioria das vezes, as empresas que atuam neste segmento oferecem recursos integrados em uma única ferramenta, o que já diminui os custos em contratar diferentes serviços.
Outra economia pode ser alcançada na redução do uso de papel, contratação de serviços gráficos e/ou de suprimentos de impressão. Além disso, é importante ressaltar que utilizar estes itens é um desserviço ao meio ambiente.
Trata-se de um recurso utilizado apenas nos casos de profissionais de saúde que tenham o mesmo paciente, tornando mais ágil o conhecimento do histórico médico para todos os especialistas e reduzindo o tempo dedicado à anamnese. Além disso, como o prontuário é digital, há uma diminuição no número de erros e má interpretações entre os profissionais devido à dificuldade de compreender a escrita.
No marketing digital, a persona é um retrato fictício de uma pessoa que tem todos os atributos encontrados no perfil do seu cliente. Com a utilização de um sistema de prontuários digitais, você tem acesso facilitado aos dados dos seus pacientes em um mesmo ambiente e a possibilidade de gerar relatórios que mostrem dados importantes sobre sua base.
Assim, é possível entender como ele chegou até você, se a maioria das pessoas que se consultam utilizam plano de saúde ou não, além de conhecer a faixa etária, gênero, estado civil e endereço.
E por que você precisa saber isso? Em posse destes dados, é possível criar diferentes estratégias de marketing para alcançar novos clientes e/ou se tornar uma referência na sua região.
Vamos imaginar que você queira saber qual a média de tempo que gasta com uma consulta ou que o paciente fica na sala de espera. Como obter essas informações ao analisar vários registros em papel? Quanto tempo seria dedicado a cumprir essa tarefa?
Neste sentido, a informatização do seu consultório é uma ação imprescindível. Em grande parte das ferramentas disponíveis, apenas pela realização de simples comandos no computador, são gerados relatórios com todas as informações que desejar obter.
E por que isso importa? Esses dados servem para que você crie estratégias direcionadas a solucionar problemas e melhorar seu atendimento no consultório. Assim, fidelizar e atrair pacientes se torna uma tarefa muito mais simples.
Uma das queixas mais recorrentes entre os pacientes é a enorme dificuldade que têm em conseguir marcar uma consulta, seja porque o telefone está sempre ocupado ou pela dificuldade em conseguir contato com o consultório.
Por meio do uso do prontuário eletrônico, o agendamento pode ser online e totalmente automatizado. Assim, o paciente precisa apenas acessar o seu site, avaliar a disponibilidade e efetuar a marcação.
Talvez uma das etapas menos realizadas por profissionais de saúde seja a comunicação com o paciente após a consulta. Porém, assim como em qualquer outro tipo de prestação de serviço, manter um relacionamento pós-atendimento é a melhor maneira de fidelizar o cliente.
Ainda, esse problema pode ser resolvido pela contratação de uma ferramenta de prontuários eletrônicos integrada com canais de comunicação, tais como, redes sociais, e-mail e aplicativos de mensagens.
Diferentemente de um arquivo físico onde estão armazenadas dezenas de fichas de cadastro, resultados de exames e históricos dos pacientes, um sistema informatizado agrupa todas as informações em um único lugar, facilitando o acesso.
Além disso, na maioria dos casos, estas ferramentas são intuitivas, os prontuários e a prescrição de tratamentos são subdivididos em abas, promovendo a organização de todos os dados.
O prontuário eletrônico traz diversas vantagens para o consultório. Isso você acabou de constatar com o tópico anterior. No entanto, é preciso considerar também os benefícios que ele oferece a outra ponta.
Essa ferramenta tem impacto fundamental na percepção de valor em vários focos da jornada do paciente. É preciso lembrar que a experiência dele começa antes mesmo de chegar ao consultório, já nos canais de comunicação e agendamento.
O prontuário eletrônico permite a marcação rápida e fácil de consultas, com a ferramenta de agendamento online. Ela elimina a dependência do atendimento da secretária para essa tarefa, o que permite que o paciente faça isso a qualquer momento, mesmo que o consultório esteja fora expediente.
Com um prontuário eletrônico também é possível automatizar lembretes de consultas e remarcações. Muitas vezes os retornos tem um lapso temporal maior, causa de esquecimentos e faltas constantes. Ao receber o lembrete de consulta, o paciente percebe o cuidado que o consultório tem com quem utiliza seus serviços.
As automações de e-mail marketing, ferramenta que também fica disponível graças a esses sistemas, auxiliam no relacionamento pós-consulta, demonstrando atenção do médico às demandas dos seus pacientes
Também é possível cadastrar pesquisas de satisfação. Elas transparecem a preocupação da equipe em melhorar os atendimentos e a experiência do paciente de forma geral.
Isso tudo, sem falar na segurança e agilidade do atendimento, uma vez que todo o processo é digital e mais moderno.
Essas ações em conjunto com uma estratégia de relacionamento e fidelização contribuem para o aumento da percepção de valor de quem está utilizando os serviços oferecidos pelo seu consultório.
A partir de um novo cenário tecnológico, surgiu uma nova era da informação, na qual a resposta para a busca de dados precisa ser imediata. Além disso, em virtude do tempo de vida dos registros em papel, houve a necessidade de garantir a integridade dessas informações.
Neste sentido, foram desenvolvidos os sistemas de gerenciamentos digitais para consultórios médicos. A informatização da relação médico-paciente trouxe um novo potencial para o serviço clínico em esferas além da assistencial.
Ainda, o prontuário do paciente é a compilação de todo o seu histórico de saúde, uma fonte essencial de informação para o diagnóstico e tratamento de doenças. Neste documento, também constam as prescrições de medicamentos, alertas sobre alergias e outras dificuldades.
Outro aspecto importante do prontuário eletrônico é o embasamento legal que ele possui, no caso de ser utilizado para solucionar situações jurídicas, tais como, condutas médicas e resultados clínicos de tratamentos.
Assim, com um prontuário integrado que permita ao profissional de saúde conhecer, antes da consulta, o histórico, a evolução médica e possíveis tratamentos já realizados pelo paciente, é possível prestar um atendimento ágil e de qualidade.
Você conhece os benefícios e todas as vantagens de informatizar o consultório, mas deve estar aí pensando se isso realmente tem algum impacto nos resultados finais do seu negócio.
A resposta é simples. O uso de softwares de prontuário eletrônico trazem uma visão de negócio muito mais significativa e previsível. O consultório não ganha só com otimização de processos e gestão. A tomada de decisão também é pautada em dados muito mais precisos.
A melhor análise e assimilação das informações possibilita que os recursos sejam utilizados de forma simultânea em vários setores do negócio, proporcionando mais escalabilidade.
Como ficou claro, os recursos oferecidos agregam bastante valor à atuação médica e administrativa, além de aumentar a oferta de valor percebida pelos pacientes.
Existem diversos fatores a serem considerados antes de optar por um serviço de informatização do seu consultório. O primeiro passo é entender qual é a sua necessidade e que tipos de recursos são interessantes para você e para os seus pacientes.
Como você já tem ideia do que procura, fica mais fácil a tomada de decisão. Em razão das diversas opções que existem, você deve buscar informações sobre todos os recursos que cada plataforma oferece.
Contudo, fique atento às ofertas milagrosas que prometem revolucionar toda a gestão do seu consultório por preços mais altos. Na grande maioria das vezes, você nem vai utilizar todos os recursos disponíveis. Já existem prontuários eletrônicos gratuitos no mercado que oferecem o que você realmente vai utilizar no consultório. Assim, você vai investindo à medida que encontrar necessidade, no seu tempo.
Uma das principais qualidades de programas ou aplicativos de sucesso é a facilidade no seu uso. Estas ferramentas são chamadas de amigáveis e intuitivas, pois não necessitam de um longo processo de aprendizagem para serem manipuladas. Opte por ferramentas simples e de fácil manuseio, que não necessitem de recursos extras para funcionarem.
Normalmente, a melhor forma de vender um produto ou um serviço é promovendo ações de marketing que exaltam as qualidades daquilo que é oferecido. Contudo, estas campanhas costumam ir além do que realmente pode ser feito.
Portanto, no caso dos prontuários eletrônicos, um bom serviço ajuda na captação de novos clientes, agiliza o atendimento, facilita o agendamento de consultas, reduz as despesas do consultório e melhora o relacionamento com os pacientes.
A melhor forma de conhecer a qualidade de um serviço antecipadamente é verificando a avaliação de outros clientes da empresa. Geralmente, é possível conhecê-las no próprio site que vende o serviço.
Dessa forma, com o feedback de clientes reais você fica mais tranquilo em optar por determinada empresa.
Após passar por todas as etapas e definir pela contratação de um sistema, solicite a empresa um teste gratuito. Não se preocupe, pois é uma prática comum do mercado. Afinal, não há melhor maneira de decidir por uma compra do que testando o suas funcionalidades.
Essa é uma excelente forma de entender se aquela plataforma serve aos seus propósitos, se você e sua clínica se adaptará ao uso e aos recursos oferecidos.
Atualmente, os softwares mais rápidos e seguros do mercado são aqueles que oferecem o serviço em nuvem. Isso significa que todos os dados inseridos no prontuário estão salvos em um ambiente externo ao seu computador, que não precisará ser dos mais avançados.
Assim, todas as informações podem ser facilmente recuperadas. Além disso, estas ferramentas são mais ágeis, confiáveis e seguras. Porém, os serviços que oferecem mais segurança são aqueles em que há a criptografia de dados.
A mobilidade e a responsividade são as palavras mais importantes do momento, quando falamos do desenvolvimento de softwares, pois dizem respeito ao uso dos recursos de um sistema em dispositivos móveis, como celulares e tablets.
Por isso, recomendamos a escolha por um serviço que permita visualizar o prontuário do seu paciente de forma fácil no seu smartphone. Geralmente, é um recurso oferecido por empresas que se utilizam dos serviços em nuvem.
Portanto, ao observar essas recomendações, é alta a probabilidade em escolher a ferramenta ideal para o seu consultório. Entretanto, você pode acertar ainda mais se souber reconhecer os principais problemas encontrados em grande parte dos sistemas.
Os primeiros sistemas de prontuários eletrônicos que foram desenvolvidos, funcionavam apenas como uma planilha, sendo utilizado para registro de dados dos pacientes. Com o avanço da tecnologia, eles ficaram defasados e precisaram se reinventar.
Ainda, este era o problema mais comum encontrado nas ferramentas. Atualmente, as dificuldades são outras e você precisa estar atento a elas. Conheça mais nas próximas linhas.
Além de causar um grande transtorno ao usuário, sistemas não integrados influenciam nas despesas do consultório e demandam tempo para a realização de tarefas simples, pois para utilizá-los, é preciso abrir dois ou mais softwares.
Assim, ao buscar o melhor serviço avalie o quanto a ferramenta é integrada. Um bom sistema oferece os recursos de marketing, prontuário, atendimento e agendamento, todos funcionando de forma conjunta. Por que marketing? Entenda no próximo tópico.
Apesar de, na maioria das vezes, ser um serviço contratado a parte, ter os recursos de marketing à disposição é uma excelente fonte de captação de novos clientes. Geralmente, os sistemas oferecem ações de baixa complexidade, que podem ser feitas pelo próprio médico.
Entre as mais comuns estão o envio de lembretes da agenda, disparo de e-mails com pesquisas de satisfação e/ou de acompanhamento do paciente após a consulta. As melhores ferramentas do mercado, realizam estas ações de forma automática e personalizada.
Um dos pilares de qualquer sistema de gerenciamento de informações é a segurança dos dados. Afinal, todos os registros são privados e dizem respeito à vida dos pacientes, além de serem a base de conhecimento do profissional de saúde.
Então, já imaginou perder tudo isso? Por isso, é importante questionar o fornecedor quanto ao nível de segurança oferecido pelo sistema. Outro aspecto a ser considerado é a criptografia dos dados, pois é uma forma eficiente de se proteger dos ataques cibernéticos.
Além destas preocupações, recomendamos que você procure saber mais sobre a forma como os backups da ferramenta são feitos, a periodicidade e o local onde ficam armazenados. Neste sentido, os serviços em nuvem são muito mais seguros.
Talvez este seja um dos problemas mais frequentes e que os usuários só descobrem quando pretendem mudar de fornecedor. A migração de dados é a etapa em que todo o histórico de um sistema é transmitido para o arquivo da nova ferramenta.
Ainda, esta operação também pode ser feita de forma inversa. A empresa que está sendo contratada pode oferecer mecanismos para resgatar os dados do software anterior.
Porém, caso você ainda não utilize nenhuma ferramenta no seu consultório, mas tenha os registros em uma planilha, antes da contratação questione o seu fornecedor sobre a possibilidade de importar estes dados.
Durante muito tempo, existiu um apego a ferramentas antiquadas e complexas, que resolviam de forma bem rudimentar as funcionalidades básicas que um software de prontuário deve ter. O tempo passou e existem ferramentas extremamente amigáveis que as substituíram. Um dos principais problemas que médicos enfrentam com ferramentas complexas acontece no treinamento de novos funcionários. Se as ferramentas são simples, esse processo é menos demorado e menos impactante para a clínica.
Quando falamos do desenvolvimento de programas, o termo “interface” refere-se à “cara” que o software tem. Uma sistema intuitivo é aquele que é fácil de utilizar e o processo de aprendizagem de todos os recursos é rápido.
Porém, essa não é uma realidade encontrada nas principais ferramentas de prontuários do mercado. Geralmente, os médicos gastam muito tempo preenchendo vários campos e a utilização dos recursos demanda vários cliques.
Caso você ainda tenha dúvidas sobre as vantagens do prontuário digital, a comparação entre as duas possibilidades pode ajudar a esclarecer. Porém, a utilização de papel está se tornando cada vez mais obsoleta, seja pelo viés da praticidade ou ambiental.
Quando falamos do prontuário de papel, a principal vantagem é o fato de estar disponível para todos. Além disso, não exige habilidades específicas e nem necessitam de um grande investimento no curto prazo.
Por outro lado, pesam contra este tipo de registro as seguintes desvantagens: necessidade de móvel e espaço para armazenar o histórico do paciente, falta de mobilidade, possibilidade de confusão ao ler as anotações e facilidade em ser perdido.
Já o prontuário digital supre todas estas desvantagens do papel, pois pode ser facilmente acessado de qualquer lugar, é seguro, oferece uma rápida recuperação dos dados e não ocupam espaço extra no consultório. Isso sem contar os benefícios já mencionados.
Entretanto, é óbvio que nem tudo são flores e ter um sistema informatizado também tem os seus contras, como por exemplo, necessidade de investimento no curto prazo, treinamento da equipe, mudança na rotina do consultório e a total dependência da internet.
1- Evita o desperdício das horas gastas com a procura do histórico de pacientes em papel, aumentando a produtividade;
2- Prescrição de medicamentos legível e sem erros;
3- Prescrição de medicamentos legível e sem erros;
4- Segurança jurídica das informações;
5- Compartilhamento seguro de prontuários entre médicos que tenham o mesmo paciente;
6- Facilita o entendimento do perfil do seu cliente;
7- Geração de relatórios inteligentes com todas as informações que desejar;
8- Agendamento online de consultas;
9- Fácil organização das informações;
10- Melhora do pós-atendimento;
11- Possibilidade de integração com ferramentas de gerenciamento do negócio.
1- Transição dos documentos em papel para o ambiente digital
2- Necessidade de utilizar internet
3- Algum investimento
Embora a maioria dos sistemas de prontuário digital não ofereça recursos de controle financeiro, a integração deles com um software médico permite que você consiga acompanhar e monitorar o seu fluxo de caixa de forma simples, clara e automatizada.
Geralmente, os médicos dedicam a maior parte do seu tempo com o atendimento dos pacientes, separando poucas horas para analisar a saúde financeira do negócio. A organização das finanças é o primeiro passo para o crescimento do consultório.
Neste sentido, ter um sistema de controle financeiro facilita o acesso ao fluxo de caixa e ajuda a direcionar o planejamento da empresa. Um dos principais recursos oferecidos é a integração deste fluxo com a agenda do médico.
Assim, quando uma consulta é finalizada, o valor pago pelo paciente ou pelo convênio é automaticamente inserido no caixa da empresa. Dessa forma, todo o processo é descomplicado, reduzindo o tempo dedicado a este controle.
Outro recurso interessante é a possibilidade de prever as despesas futuras. Assim, o profissional de saúde sabe qual será o total dos seus custos no mês e quanto de receita ele terá disponível.
Ainda, é muito comum que haja um certo desespero quando se pensa em controle financeiro. Porém, com a utilização de um sistema integrado, a inserção dos dados é simples e intuitiva, além de todas as operações matemáticas serem automatizadas.
Então, depois de inserir todos os dados financeiros e ter uma visão macro do seu fluxo de caixa, você pode querer imprimir toda essa análise a fim de controlar de perto a saúde do seu negócio, certo?
Por isso, os recursos de gerenciamento financeiro estão preparados para gerar relatórios inteligentes com informações precisas e detalhadas sobre as finanças da sua empresa. Com esta ferramenta, fica muito mais ágil e prático manter o saldo positivo do seu consultório.
O iMedicina é a empresa de Software Médico, Líder em Relacionamento com os Pacientes. A plataforma abrange diversas soluções, além, é claro, do prontuário eletrônico. Você pode utilizar a agenda online, gestão financeira, relatórios e estatísticas, marketing médico e auxílio no relacionamento com pacientes.
O sistema não exige uma grande infraestrutura para funcionar, necessitando apenas de uma boa internet, pois está hospedados nos servidores da Amazon.
O que isso quer dizer? Significa que todo o software da empresa está na nuvem, o que torna desnecessária a compra de computadores modernos e caros. Além disso, esse tipo de hospedagem faz com que o tempo de resposta do sistema seja mais rápido e seguro.
O iMedicina desenvolveu um sistema capaz de unir tudo aquilo que você precisa para crescer com qualidade: Atração, Atendimento e Fidelização de Pacientes. Quer conhecer o software médico mais simples de utilizar no Mercado?
Com os avanços no ramo dos softwares médicos, gerir uma clínica ou consultório se tornou uma ação muito mais prática e eficiente. Nesse cenário, o prontuário eletrônico é uma das funcionalidades mais valorizadas pelos profissionais da saúde, já utilizada por pelo menos dois terços deles.
Pensando nisso, reunimos orientações fundamentais para te mostrar a importância do uso dessa ferramenta em sua rotina de trabalho e te ajudar a escolher o ideal para o seu consultório, além de outras informações importantes sobre o assunto. Acompanhe a leitura e tome nota das dicas!
Basta observar o mercado para notar o quanto a expansão da tecnologia na medicina é evidente. Hoje, as soluções médicas disponíveis não atuam somente como prontuários digitais, mas também aprimoram o atendimento, economizam tempo e dinheiro e podem até auxiliar na fidelização dos pacientes.
Você sabia que médicos dedicam cerca de 8 horas por semana apenas à organização da papelada? Esse tempo poderia ser investido em mais atendimentos se os processos fossem otimizados com o uso do prontuário eletrônico.
E não para por aí. Além de ter um grande potencial para facilitar o fluxo diário de trabalho, a ferramenta oferece outras vantagens para o consultório médico, como praticidade, segurança e centralização dos registros.
As informações armazenadas no prontuário eletrônico (ou software médico) se referem aos pacientes e à parte administrativa e financeira do consultório. A facilidade para obtenção dessas informações através de um sitema digital é maior e elas podem ser utilizadas para auxiliar na aplicação de melhorias em diversos pontos, veja só:
Você sabe exatamente qual é o perfil dos seus pacientes atuais? Pelo seu sistema atual de gerenciamento, você consegue identificar quem são os que procuram diariamente pelos seus serviços e acabam chegando até você?
Quando falamos “perfil do paciente”, estamos nos referindo a faixa etária, gênero, como ele encontrou você, se a maioria possui plano de saúde, se optam por consultas particulares e muitas outras informações.
Sem um bom software no consultório, fica praticamente impossível mapear esse perfil, e essas informações são extremamente importantes para que você consiga lidar melhor com o seu público e fornecer um atendimento personalizado para incentivar a fidelização e recomendações do seu nome.
Tendo informações sobre o comportamento e perfil dos seus pacientes em mãos, você conseguirá criar uma persona e direcionar sua estratégia de marketing para esse perfil, podendo assim atrair mais pacientes.
Em qualquer negócio, realizar o controle financeiro é extremamente importante. E, obviamente, não é diferente em seu consultório, afinal, ele também é um negócio.
O prontuário eletrônico, quando integrado a um software médico, apresentará o recurso de módulo financeiro, o qual oferecerá a você uma visão ampla de como anda a saúde financeira do seu consultório, de forma clara, simples e automatizada.
Dessa forma, você poderá acompanhar de perto o seu fluxo de caixa e controlar de forma prática os valores que entram e saem mês a mês. Além de ter controle sobre o financeiro, também é possível identificar com mais facilidade quais áreas do seu consultório merecem atenção e investimento mês a mês.
Se o seu consultório médico não é informatizado, provavelmente você passa boa parte do seu tempo analisando prontuário por prontuário a fim de saber quanto tempo dura cada consulta, o tempo médio de um paciente na sala de espera, etc.
Informatizar o seu consultório significa deixar de lado a gestão em papel e passar a acessar, de forma simples e rápida, todas as informações e dados necessários para uma boa gestão e atendimento.
Com o prontuário eletrônico, todas essas métricas e outras informações relevantes são oferecidas a você para potencializar ainda mais o impacto positivo do seu atendimento e, consequentemente, melhorar os resultados do seu consultório.
Na hora de optar por um prontuário eletrônico, é claro que você deve considerar a gama de serviços oferecida pelo sistema em questão (por que não adquirir um software que pode fazer mais por menos, certo?).
Essa, porém, não é a única variável relevante no momento da decisão de compra: qualidade, preço, nível de satisfação dos usuários e segurança são outros fatores bastante válidos.
Ao mesmo tempo, não dá para cair em armadilhas que prometem verdadeiros milagres na gestão do consultório. Então, vamos começar com alguns fatores importantes que você deve considerar ao analisar suas opções para fazer uma escolha assertiva:
Parece óbvio, mas esta é a primeira coisa a ser definida antes de partir para a busca do prontuário eletrônico ideal. Certifique-se de entender as razões pelas quais quer adquirir o serviço.
Se faça perguntas objetivas:
Avalie os requisitos específicos do seu consultório a serem atendidos pelo sistema. Sem a devida adaptação ao seu dia a dia, o software não acrescentará nada em termos de usabilidade e utilidade.
Seja para aumentar a produtividade, aprimorar o atendimento, maximizar os lucros ou simplificar o fluxo de trabalho, registre suas motivações. Isso vai ajudá-lo na escolha do produto certo!
É importante que o prontuário eletrônico da sua escolha tenha uma interface amigável e de uso intuitivo. Em outras palavras, ele deve ser simples de usar! Um sistema ideal é aquele que vai facilitar sua rotina e não complicá-la, certo?
Para verificar a usabilidade, investigue alguns pontos:
Já que as opções de prontuário eletrônico no mercado não se resumem a armazenar arquivos, busque se informar sobre os recursos mais interessantes do ponto de vista do seu consultório. Com uma amplitude tão grande de possibilidades, não vale a pena adquirir um sistema de prontuário individual!
De uma maneira geral, o seu software médico deve oferecer recursos para:
Sim, é possível encontrar um software médico com todos esses recursos e mais. Certifique-se de escolher uma ferramenta completa para suas necessidades!
Verificar as avaliações de outros consumidores é uma prática recomendada para qualquer tipo de compra, com um prontuário eletrônico não é diferente. Em geral, é possível checar a opinião dos clientes sobre determinado produto nos sites de venda, mas vá além do portal do fornecedor!
Ao se informar sobre as experiências reais de usuários reais com o software, você terá em mãos um feedback importante para decidir se o sistema em questão é realmente uma boa escolha. Quanto mais similar ao seu for o perfil do autor da avaliação, melhor.
Para além dos recursos oferecidos e das avaliações positivas, é importante que o prontuário eletrônico em análise permita um test drive antes da compra. De nada adianta comprar e implementar um software que “parece bom” mas, com o passar do tempo, te fará perceber que não é aquilo que você esperava.
A dica aqui é optar pela empresa que lhe oferece a opção de testar o software de prontuário eletrônico.
Além de conhecer todo o sistema, isso mostra que o fornecedor confia em seu próprio produto. Portanto, quando for testar um software, explore todos os seus recursos e não economize nas perguntas, caso tenha dúvidas sobre a ferramenta.
O software de prontuário eletrônico ideal para o seu consultório deve oferecer suporte ao armazenamento em nuvem, backup diário e criptografia avançada de dados, além de acesso aos arquivos, bem como ao próprio sistema, apenas para usuários autorizados.
Além disso, a segurança de cada software depende do suporte que a empresa fornece a você. Se houver algum problema relacionado ao aspecto técnico do software ou se os servidores caírem, então pelo menos você tem que ter alguém em quem confiar.
Com um prontuário eletrônico na nuvem, você pode acessar o sistema na hora que precisar e de onde precisar, além de poder garantir aos pacientes que os seus registros são bem cuidados e armazenados da forma mais segura possível.
O software baseado em nuvem tem as vantagens de reduzir custos de hardware, ter atualizações feitas pelo próprio fornecedor e, principalmente, o sistema de armazenamento online. Isso normalmente concede maior confiabilidade, segurança e velocidade.
Independentemente de qualquer desastre natural, os registros médicos dos pacientes e as informações importantes do seu consultório estarão em segurança, uma vez que tudo está salvo na nuvem e acessível por qualquer dispositivo conectado à Internet.
Um aspecto importante de quase todo consultório é a programação de compromissos. Ao se atrasar e fazer seus pacientes esperarem muito tempo para serem atendidos, a taxa de faltas aumentará. Se ir ao seu consultório significa um longo tempo de espera, os clientes ficarão desanimados só com a perspectiva da consulta.
Nesse contexto, o software de gestão médica ideal para o seu consultório deve conter uma ferramenta de agendamento e calendário que permita que os recepcionistas (e outras pessoas da equipe médica) agendem e acompanhem os horários marcados de forma rápida e eficiente.
Além disso, se a agenda integrada oferece um sistema de codificação de cores para identificar facilmente profissionais específicos e seus pacientes designados, a organização é ainda mais clara.
Na gestão em papel, controlar a parte financeira de um consultório pode ser realmente uma tarefa difícil, especialmente quando você tem várias planilhas atualizadas disponíveis, mas não entende nada do que elas dizem.
Um dos recursos que não pode faltar no seu sistema de prontuário eletrônico é um bom módulo financeiro. Essa ferramenta é essencial para você automatizar o seu fluxo de caixa e entender o estado contábil do seu consultório. É interessante, portanto, levar esse fator em consideração no momento pré-compra.
Retomando o argumento de que uma abordagem multifuncional é a melhor opção para o seu consultório, vale reforçar um recurso que traz benefícios incríveis se integrado às funções do prontuário: o agendamento online.
Com os dois recursos aplicados lado a lado, a marcação de consultas é realizada de maneira mais prática, facilitando tanto a vida do paciente quanto a do profissional. Além disso, com o sistema de agendamento online é possível atrair mais pacientes e, principalmente, reduzir a taxa de faltas.
Portanto, a ideia por trás do prontuário eletrônico integrado ao agendamento online é basicamente a seguinte: facilitar a marcação de consultas para o paciente, de modo que ele não precise ficar preso ao telefone, e atrair pacientes familiarizados à tecnologia e que preferem fazer tudo pelos seus computadores e smartphones.
No mundo conectado em que vivemos, oferecer essa possibilidade ao seu público é fundamental, e deve influenciar na sua busca pelo prontuário eletrônico mais adequado. Confira, a seguir, 3 grandes benefícios de aliar as funções do prontuário ao recurso do agendamento online:
Com o sistema de agendamento online integrado ao seu site médico, as marcações de consultas se tornam bem mais rápidas. Não é mais você quem sugere horários ao paciente: agora, o próprio paciente verifica em sua agenda e consulta o melhor dia para seu atendimento. Dessa forma, você facilita a vida dos seus clientes e ainda obtém um retorno rápido.
Outro ponto positivo de utilizar o sistema de agendamento online integrado ao prontuário eletrônico é que você pode reduzir a alta taxa de faltas através dos Lembretes via SMS, recurso que também deve ser oferecido pelo software médico.
Dessa forma, você poderá enviar lembretes de forma automatizada para um determinado paciente para lembrá-lo de sua consulta. Isso torna o processo muito mais rápido e ainda evita os furos na agenda, prejudiciais para qualquer consultório médico ou clínica.
Se ligar para o seu consultório significa esperar mais tempo do que o necessário no telefone apenas para marcar uma consulta, definitivamente você precisa adotar um prontuário eletrônico que ofereça o recurso de agendamento online.
Ninguém gosta de esperar, ainda mais do outro lado da linha. Com um sistema de agendamento online, o paciente é o responsável por marcar sua própria consulta. Isso elimina a necessidade de falar ao telefone e ainda permite que você se dedique ao que é mais importante em seu negócio: o atendimento de qualidade.
A questão da segurança é tão relevante quando o assunto é prontuário eletrônico que vamos dedicar uma seção especial ao assunto. Embora esteja se popularizando, o formato digital do prontuário ainda provoca receio em muitos, que temem pela segurança dos dados registrados.
Ao contrário do que se pode pensar, porém, a versão eletrônica é muito mais segura e funcional do que a sua antecessora de papel. Diariamente, mais profissionais da saúde investem em sistemas médicos a fim obter melhores resultados. E o número de consultórios informatizados só está aumentando.
Listamos, abaixo, razões imbatíveis que provam que o prontuário eletrônico é inclusive mais vantajoso em termos de segurança:
No mundo em que vivemos hoje, onde quase tudo é acessível pela Internet, uma das principais preocupações é se estamos navegando em ambientes seguros. Afinal, os hackers estão à solta e constantemente em busca de falhas para obter informações.
Então, adotar um software médico baseado na Web colocaria os registros médicos dos seus pacientes e as informações da sua clínica em risco? Definitivamente, não!
O software de prontuário eletrônico, quando baseado no sistema de armazenado em nuvem, é protegido com métodos robustos de criptografia, mantendo assim as informações cruciais dos pacientes seguras e longe de olhares curiosos. E em caso de ataques de hackers, os arquivos automaticamente se tornam ilegíveis.
Sua clínica deve fazer todo o possível para cumprir os regulamentos de privacidade e o prontuário eletrônico torna mais fácil manter a confidencialidade das informações.
Enquanto a criptografia é mais destinada a proteger os seus dados e informações de hackers, limitar o acesso aos registros médicos dos pacientes e informações importantes da clínica protege-os de pessoas mal-intencionadas localmente.
No sistema de gestão em papel, por exemplo, as informações estão sempre abertas, abrindo espaço para pessoas não autorizadas visualizarem os arquivos, copiarem detalhes ou até mesmo fotografarem as informações sem o seu conhecimento.
Com um software de prontuário eletrônico, você pode facilmente controlar com precisão quem tem acesso às informações dos pacientes e da própria clínica.
Manter arquivos em segurança é muito mais do que protegê-los contra hackers e controlar o acesso a informações confidenciais por meio de logins e senhas.
Imprevistos sempre acontecem e, por isso, você precisa garantir que os dados estejam acessíveis mesmo em situações extremas. Por exemplo, no caso de vandalismo ou desastres naturais, como alagamento e incêndio, você deverá ser capaz de recuperar os seus arquivos sensíveis a fim de voltar de forma rápida a executar seu trabalho.
Se a sua clínica baseia-se em um sistema de gestão em papel, seus arquivos importantes seriam completamente destruídos nessas situações extremas.
Com um prontuário eletrônico baseado em nuvem, você poderá recuperar os seus arquivos de forma simples e rápida. Ainda que o seu computador principal pare de funcionar, você poderá acessá-los de outro dispositivo conectado à Internet.
Por fim, em um artigo que reúne dicas para escolher o prontuário eletrônico ideal, não podemos deixar de reforçar uma ideia importante: apenas um sistema de prontuário individual não será capaz de resolver, otimizar ou melhorar as diversas atividades da rotina médica.
Informatizar o consultório médico vem sendo a solução encontrada por muitos gestores para acelerar o fluxo de trabalho, aumentar a produtividade, gerir melhor as finanças a fim de reduzir os custos e, consequentemente, resolver os problemas.
No entanto, para desfrutar desses e muitos outros benefícios, você precisa de um software médico completo, pois um sistema de prontuário eletrônico individual só auxilia no armazenamento e gerenciamento de registros médicos. Nada além disso!
Recapitulando, destacamos que:
A taxa de falta nas alturas é, sem dúvidas, um dos maiores problemas que qualquer empreendedor na área da saúde pode enfrentar. Se você está se esforçando e ainda sim a taxa de faltas do seu consultório está lá nas alturas, algo deve estar errado. Os pacientes podem faltar a uma consulta por inúmeras razões, as quais vão desde má comunicação entre a secretária e o paciente até erros na marcação das consultas.
O seu prontuário eletrônico, como um software individual, não poderia resolver esses problemas! Seria necessário um sistema de lembretes via SMS para lembrar pacientes de suas respectivas consultas, sistema o qual o prontuário eletrônico não oferece.
Como já mencionamos, o prontuário eletrônico, por si só, não oferece recursos para a gestão financeira. Não há como atualizar pelo software as movimentações financeiras do consultório e nem realizar o controle de todo o dinheiro que entra e sai mês a mês (fluxo de caixa).
Assim como controlar suas finanças, é importante criar uma estratégia de marketing do zero a fim de atrair mais pacientes particulares para o seu consultório ou clínica.
Para um planejamento inteligente e eficaz nesse sentido, é necessário conhecer muito bem o seu público. Sem esse conhecimento, a estratégia se torna inútil.
É claro que, com o software de prontuário eletrônico individual, você poderá conhecer melhor os seus pacientes, afinal, você terá nos dedos – literalmente – as fichas de cada um deles registradas digitalmente no sistema. No entanto, ainda não é o suficiente. Abrir e analisar cada ficha e registro médico do prontuário eletrônico não é uma tarefa relativamente rápida e muito menos prática. O ideal mesmo seria ter acesso a todas essas informações em uma área específica, disponíveis de forma rápida e prática.
A segmentação é importante para qualquer estratégia de marketing, principalmente no marketing de conteúdo. Apenas com um prontuário eletrônico, você não conseguirá identificar para qual perfil de pacientes direcionar o seu marketing.
Com a experiência que temos aqui no iMedicina e com o feedback de nossos clientes, criamos a nova versão do nosso software médico para atrair mais pacientes para você e melhorar a gestão do seu consultório. Saiba um pouco mais neste vídeo:
E então, o que achou das informações? Com tantas soluções médicas avançadas no mercado, a escolha do prontuário eletrônico ideal deve representar o ganho de muitos outros recursos para o seu consultório. Não deixe de comentar e compartilhar suas dúvidas e experiências com a gente!
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