Prontuário eletrônico do paciente: o que é e como usar

Hoje, discorreremos sobre um documento presente no dia a dia da Medicina que, como diversas ferramentas, também se modernizou. Trata-se do prontuário eletrônico, no qual, com um clique, o médico consegue acessar todas as informações importantes sobre a história clínica de seu paciente.

Além do tradicional em papel, já é possível a emissão por meio de um software, que costuma ser conhecido como Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP).

Nele, encontramos toda a documentação que envolve o histórico de saúde, os exames prescritos e seus resultados, os medicamentos receitados, alertas sobre alergias e demais informações que são base para um bom atendimento médico.

No entanto, o prontuário digital vai além e oferece vários outros serviços e dados que facilitam a gestão do consultório e a rotina geral do médico. Até mesmo as ações de marketing são impactadas positivamente com a informatização dos documentos. Neste texto, você conhecerá os detalhes e como o uso de um software de prontuário pode ser benéfico.

O prontuário eletrônico é permitido pelo CFM?

Sim, o Conselho Federal de Medicina (CFM) já autoriza o uso de programas para criar e armazenar as informações do paciente. Mas isso não é tão recente: nos Estados Unidos, o uso desses softwares datam da década de 1960. No Brasil, o CFM os regulamentou em 2002 e, alguns anos depois, lançou a Resolução nº 1.821/07, que trata sobre o assunto. 

Contudo, o principal requisito para a implantação do prontuário digital é a segurança do programa utilizado. Logo, o Conselho autoriza apenas aqueles com nível de garantia de segurança 2 (NGS2), que requer uma assinatura eletrônica do médico, criada pelo certificado digital padrão ICP-Brasil.

Assim, há a certeza de que os dados do paciente não serão divulgados de forma errônea ou ilegal e será mantido o sigilo profissional, uma das bases para o exercício da Medicina. 

Quais os benefícios do uso de uma ferramenta?

Ao falar de prontuário eletrônico, o principal ponto positivo que vem à mente é o fim de arquivos enormes de papel, que ocupam muito espaço dentro da clínica ou consultório e que são difíceis de organizar. Mas esse benefício não é o único. Existem diversos outros que melhoram o trabalho do médico.

Confira outras vantagens geradas pela implantação do prontuário eletrônico.

Auxílio em toda a gestão

Com um bom software de prontuário clínico, é possível gerenciar todos os processos, desde a chegada do paciente até o fluxo de caixa, não importando o tamanho da instituição. Até mesmo os pacientes são beneficiados: os modelos mais completos oferecem o serviço de agendamento online e o envio de lembretes de confirmação de consulta. 

Mais segurança

Nunca é demais falar sobre segurança quando o assunto envolve as informações sensíveis sobre a saúde de pacientes. Por isso, além do NGS2 exigido pelo CFM, os melhores softwares de prontuário implantam outras medidas para garantir o sigilo dos dados. 

A plataforma do iMedicina, por exemplo, oferece segurança ao nível bancário e restrições de acesso apenas aos profissionais responsáveis. Assim, um médico pode compartilhar o documento com outro, desde que também esteja envolvido na assistência ao paciente. Já a equipe administrativa da clínica poderá acessar apenas informações não sigilosas.

Outra conduta importante para evitar contratempos é o sistema de backup diário, que salva todo o conteúdo em nuvem, ou seja, em um ambiente externo ao computador. Com isso, caso o aparelho tenha algum defeito, não há o risco de perder os prontuários. 

Agilidade e produtividade

Não é fácil ser ágil quando é preciso encontrar o prontuário de um paciente em meio a tantos outros arquivos. Porém, esse problema é facilmente resolvido com a versão digital. Com uma busca simples, já é possível acessar todas as informações referentes ao acompanhamento médico, desde o início do tratamento. 

Isso também causa um grande impacto na produtividade do médico: ao não perder tempo com a procura de papéis, o profissional é capaz de tornar a consulta mais eficiente e focada no que o paciente tem a falar. 

Mais do que isso, também há toda a praticidade de pré-cadastrar os medicamentos, principalmente os mais prescritos, o que agiliza o momento de gerar a receita. Ainda, o médico pode usufruir de modelos pré-prontos de atestados e anexar com facilidade fotos e documentos de resultados de exames ao prontuário.  

Dessa forma, o tempo reservado para cada consulta pode ser menor e, assim, abrir mais espaço na agenda para outros atendimentos. 

Redução de custos com o prontuário eletrônico

Aderir a um software pode até parecer um gasto. Mas é um investimento, pois vários outros custos serão reduzidos. Todos os papéis que não serão necessários comprar e as impressões que não precisarão ser feitas já exemplificam esse benefício. Todavia, é possível, ainda, economizar nas ligações para os pacientes, pois o programa enviará mensagens sobre as consultas.

Outro ponto que não pode ficar esquecido é que, com a melhoria dos processos de funcionamento do consultório, mais pacientes serão atendidos e mais lucro é gerado para a clínica.

Gerenciamento das finanças

Ter um bom controle do fluxo de caixa é essencial para qualquer negócio, inclusive para os da área de saúde. Porém, analisar tantos números nem sempre é uma tarefa tranquila.

Para ajudar, alguns programas integram relatórios financeiros. Neles, é possível receber informações claras sobre os valores recebidos nas consultas e os gastos da clínica ou consultório. O médico também pode se planejar com despesas já previstas e, assim, não correr o risco de ficar no vermelho. 

Melhorias nas estratégias de marketing

Além dos relatórios financeiros, com o prontuário digital também são visíveis outros dados sobre atendimentos, como os perfis mais comuns de pacientes, quanto tempo duram seus tratamentos, as faixas etárias e se costumam retornar, entre diversas outras informações que são essenciais para uma boa estratégia de marketing. 

Ao conhecer bem seu paciente, o médico e toda a equipe conseguem traçar planos para oferecer o melhor de acordo com seus desejos e necessidades, além de promover campanhas publicitárias assertivas para trazer novas pessoas ao consultório. 

Fidelização de pacientes

Serviços ágeis e focados na boa experiência desde a pré-consulta encantarão e fidelizarão o paciente. Afinal, ele já usufruiu de toda a praticidade de agendar a consulta de forma online. Em seguida, teve um atendimento eficaz, em que todas suas informações médicas foram bem analisadas. 

Por fim, também receberá atenções no pós-consulta, como mensagens de aviso para o retorno ao médico e e-mail marketing com atualizações sobre temas de seu interesse. Tudo isso contribuirá ainda para a clássica divulgação boca a boca, quando esse paciente fidelizado recomendará seu médico para outras pessoas. 

Como escolher um software de prontuário?

Com todos esses benefícios, é difícil ainda ver vantagens em manter os tradicionais e volumosos prontuários de papel. Contudo, são necessários alguns cuidados antes de digitalizar os processos do consultório. 

Para tanto, escolha um software médico seguro, que atenda às exigências do CFM e não cause preocupações sobre o sigilo das informações dos seus pacientes. Ainda, veja se todos os serviços que você precisa estão disponíveis e se eles são intuitivos, sem a necessidade de conhecimentos técnicos em informática para manuseá-los.

Então, o ideal é ter um tempo de teste, como o que oferece o iMedicina, para perceber se determinado programa é realmente o ideal para o seu consultório. Para isso, você pode optar por empresas que permitam a adesão a versões gratuitas de um prontuário eletrônico. Assim, analisará com calma se é aquilo o que deseja oferecer aos seus pacientes.

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