Prontuário eletrônico offline: entenda as desvantagens

Prontuário eletrônico

O prontuário eletrônico é uma facilidade que tem sido adotada por cada vez mais consultórios e especialistas. Isso é compreensível: sistemas virtuais, embora exijam um esforço inicial para a digitalização dos dados, tendem a favorecer o acesso e a manutenção dos dados dos pacientes, agilizando os atendimentos e colaborando para a eficiência dos serviços prestados.

Algumas clínicas, apesar de bastante modernas, ainda hesitam em optar por sistemas de gerenciamento médico hospedados na nuvem. Isso acontece porque ainda há certo desconhecimento sobre a segurança que esse tipo de serviço oferece e por que há a percepção, ainda que equivocada, de que prontuários eletrônicos disponíveis em meio offline são mais adequados para o cotidiano. 

Neste artigo, explicaremos porque não é interesse ter um sistema de gestão que funcione offline. Para além disso, ofereceremos algumas percepções sobre as vantagens de se optar por um software médico seguro e hospedado na nuvem. Confira!

Prontuário eletrônico offline: por que não é vantajoso?

À primeira vista, o prontuário eletrônico offline, assim como os serviços que geralmente o acompanham, pode parecer uma ótima opção. Afinal, se não é preciso se conectar à internet para utilizá-lo, significa que ele estará sempre à disposição e não será preciso interromper os atendimentos caso haja algum problema de conexão.

Nesse sentido, sim, é compreensível que haja essa preocupação e, de fato, trata-se de um benefício. Os sistemas de gerenciamento offline, no entanto, têm uma série de desvantagens. 

Falta de atualização do sistema

Por se tratar de um sistema sem conexão com a internet, é possível que ele não seja atualizado com frequência. Assim, para ter acesso a atualizações, pode ser necessário adquirir novos produtos — o que gera mais um investimento financeiro.

Ainda, não é incomum que sistemas de gerenciamento offline sejam um pouco mais complexos do que os softwares hospedados na nuvem.

Nesse caso, pode ser necessário inserir senha a cada nova alteração feita em arquivos e salvar em toda inserção de informações, por exemplo. Logo, os backups em curtos prazos são fundamentais.

Não raro, é preciso que a clínica ou profissional contrate uma pessoa para fazer a configuração do software ou corrigir erros que impedem que ele rode corretamente. Nessas situações, há ainda um perigo maior: o de erros que destruam arquivos existentes ou corrompam os dados cadastrados.

Se isso acontecer, será necessário tornar a digitalizar os dados dos pacientes, o que fará com que a equipe perca tempo precioso — o qual, claro, poderia ser revertido para melhoria no atendimento, treinamento, entre outras coisas.

Prontuário eletrônico hospedado na nuvem: por que é melhor?

Primeiro, é preciso que recordemos que softwares hospedados na nuvem, assim como serviços de armazenamento de arquivos, não são novidade. Há tempos convivemos com o Google Drive, o OneDrive e exemplos similares.

O prontuário médico na nuvem permite ao especialista ou secretário o acesso dos documentos desejados de qualquer lugar. Para tal, basta apenas ter um dispositivo que dê acesso à internet. Então, sim, é possível acessar prontuários pelo telefone. Ainda, isso é seguro, desde que você utilize um sistema de gerenciamento idôneo.

Ainda, para acessar os documentos relacionados à sua clínica, bastará inserir login e senha e, então, buscar as informações desejadas. A acessibilidade é uma grande vantagem dos softwares de prontuário eletrônico

Além disso, uma vez que são disponibilizados aos contratantes em espaço virtual, podem ser atualizados de forma automática. Isso permite que o sistema possa, a cada nova atualização, tornar-se mais inteligente, mais rápido e mais útil para o desenvolvimento da sua clínica.

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Veja, a seguir, as vantagens dos sistemas de gerenciamento de prontuários digitais.

Segurança

Além da segurança das informações, que estarão protegidas por login e senha, o usuário terá, ao escolher o prontuário eletrônico na nuvem, a possibilidade de salvaguardar dados em caso de acidentes.

Obviamente, ninguém espera ou deseja que aconteça algum acidente ou desastre natural, como incêndios ou inundações. Ainda assim, eles podem ocorrer. Em situações do gênero, busca-se preservar a vida — o que obviamente é o correto. 

Nessas horas, os arquivos físicos são deixados para trás. Não é possível recuperar dados de papéis que foram queimados ou submersos. Assim, na ocasião de um infortúnio, a clínica perderia dados de centenas de pacientes. Trata-se, como sabemos, de um prejuízo imenso.

Independente do que acontecer, ao optar por um sistema eletrônico, a clínica sempre poderá acessar os dados de seus pacientes. E, claro, tendo a certeza de que eles estarão bem guardados e a salvo de intempéries.

Convém dizer, também, que sistemas de gerenciamento modernos estão hospedados em servidores de excelência. Por isso, é difícil que fiquem fora do ar, que passem por manutenções constantes ou que sejam invadidos.

A plataforma do iMedicina, por exemplo, está hospedada na Amazon AWS, HIPPA Compliant, o mesmo servidor da NASA.

Ainda, para garantir a privacidade dos pacientes, o sistema faz backups automatizados dos servidores a cada 12h e mantém monitoramento constante para evitar tentativas de invasão, destruição ou alteração de documentos.

Otimização do atendimento e de novos registros

Quando uma clínica cresce, aumentam também as suas despesas. Em situações normais, seria necessário investir em arquivos, espaços físicos para guardá-los e até em um número maior de funcionários.

Quando há um sistema digital em funcionamento, todos os novos dados podem ser inseridos nele. Assim, se você cresce, o seu software cresce com você. E sem grandes dificuldades, afinal, ele está sempre atualizado e atrás das novas tendências da tecnologia.

Criação de lembretes e facilidade para encontrar registros

Muitos sistemas têm adquirido funcionalidades novas, para acompanhar os hábitos dos pacientes e diminuir a carga de responsabilidade da equipe. Em outras épocas, as empresas ligavam para os pacientes no dia anterior à consulta — essa era a forma de evitar esquecimentos e confirmar atendimento.

Hoje, os softwares médicos permitem a criação de lembretes automáticos, os quais são enviados ao paciente horas antes de seu atendimento. Em alguns casos, os sistemas deixam o paciente responder poderá comparecer ou se prefere fazer a remarcação da consulta. Caso ele tenha problemas para ir ao consultório, o reagendamento também é facilitado.

Como se pode ver, o prontuário eletrônico digital, assim como o sistema de gerenciamento online ao qual ele pertence, é um aliado no crescimento qualitativo e quantitativo de clínicas e espaços médicos em geral.

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