O furo na agenda médica é um desafio para a maioria das clínicas e consultórios. O não comparecimento do paciente nas consultas marcadas pode causar uma série de problemas e prejuízos não só para as instituições, mas afetam também outros pacientes. Por isso, a confirmação de consultas deve ser um processo incluído na rotina dos consultórios.
As razões para um paciente cancelar ou não comparecer a uma consulta podem ser diversas. Muitas vezes podem variar também de acordo com a especialidade médica.
As consultas com especialistas costumam ter uma desistência menor em relação às marcações com clínicos generalistas para análise de sintomas esporádicos.
Mas, independentemente da especialidade e motivos, a confirmação de consultas é um fator que pode mudar a realidade de alguns consultórios com grande histórico de desistências. Por isso, o esforço é totalmente válido.
Conheça a seguir como introduzir esse processo no dia a dia do consultório e veja as taxas de comparecimento aumentando! Boa leitura!
Como fazer a confirmação de consulta?
Tradicionalmente, a confirmação da consulta é feita por contato telefônico. Um ou dois dias antes da data marcada, a secretária entra em contato com paciente para confirmar a presença na consulta.
Porém, apesar de ser um método que funcionou durante muito tempo, ele apresenta alguns problemas:
– Caso o telefone do paciente tenha sido cadastrado errado, a confirmação não poderá ser feita;
– O tempo gasto, em média, para a ligação e confirmação com o paciente pode ser de até 3 minutos. O que ao final do dia corresponde a boa parte do tempo da secretária;
– Muitos pacientes não gostam ou não podem ser incomodados durante o dia. Dessa forma, muitas ligações são perdidas.
Além disso, uma das linhas telefônicas do estabelecimento, certamente, permanecerá ocupada por bastante tempo.
Outra opção para confirmação de consultas é o envio de SMS ou email. Mas, assim como o contato telefônico, é preciso que o cadastro do cliente tenha sido feito de forma correta.
A grande vantagem da confirmação de consulta por SMS é o fato de que nem todas as pessoas têm e-mail ou o consultam com a mesma frequência e rapidez com que acionam o celular. Para o SMS chegar, é preciso apenas ter o sinal do celular ativado.
O envio do SMS deve ser feito com a ajuda de um software, que automaticamente enviará a mensagem. Com isso, o consultório dispõe de um recurso prático, eficiente e que economiza tempo, sem interferir no funcionamento normal do trabalho diário.
Como um software médico pode ajudar?
Utilizar a tecnologia e todos os seus recursos disponíveis é a melhor saída para agilizar e melhorar o sistema de consultas de sua clínica e consultório.
Um bom software médico ajudará desde o agendamento online, até a confirmação de presença e relatório de atendimento.
Ao investir em software médico, a ferramenta poderá integrar todos os canais de atendimento automatizando, por exemplo, a confirmação de consultas com o envio de mensagens via SMS, e-mail ou WhatsApp, serviços que têm um custo baixo e que podem ser completamente automatizados.
Outra vantagem é que o software tem ferramentas para agilizar o trabalho da equipe de recepção, mas também do médico e do paciente, como o prontuário eletrônico. Essa integração permite acompanhar o paciente em toda sua jornada.
Assim, o atendimento médico também ganha ainda mais qualidade e a experiência do paciente com o todo o serviço só melhora!
Se possível, invista na segurança de ter um software em nuvem. A nuvem garante que os profissionais consigam acessar de maneira remota, a qualquer momento, as informações necessárias para realizar o atendimento.
Além disso, essa tecnologia apresenta duas enormes vantagens, em especial para as pequenas e médias empresas: economia e acesso à soluções tecnológicas de ponta.
Dicas para otimizar a sua confirmação de consultas
Pronto! Com a aquisição de um software médico é hora de pensar em estratégias para otimizar o canal de relacionamento e melhorar a experiência do paciente.
1 – Envie uma mensagem após a marcação da consulta
A primeira dica é enviar uma mensagem assim que o paciente marcar a consulta, seja por SMS, e-mail ou WhatsApp. O texto deve ser curto e com as informações mais importantes: nome do médico e clínica, telefone, data e horário marcado.
Mesmo que o paciente não responda essa primeira mensagem, é um primeiro contato eficiente. Em caso de dúvidas ou até mesmo remarcação, ele terá os dados de forma rápida e fácil.
2 – Programe um lembrete para um dia antes da consulta
No software médico é possível programar o envio automático de um lembrete por SMS, e-mail ou WhatsApp. A dica é programar o lembrete para a primeira hora do dia, isso permite que ele cancele ou remarque ao longo do dia.
Se a recepcionista não tiver uma resposta até o fim do dia, a indicação é que se faça a ligação para o paciente.
3 – Mesmo em caso de desistência, entre em contato com o paciente
Infelizmente, mesmo com o lembrete pode ser que o paciente se esqueça ou não consiga comparecer à consulta. Nesse caso, pode ser enviada uma mensagem com uma sugestão de remarcação do compromisso.
Se ainda assim não houver resposta, você pode incluir o perfil do cliente em um relatório de pacientes que não remarcaram nova consulta e analisar como proceder de acordo com cada caso.
Pense na experiência do paciente
Um paciente que se sente lembrado e reconhecido dificilmente vai deixar de cumprir um compromisso agendado. Aliás, o relacionamento com o paciente vai além da consulta.
Um bom investimento em marketing médico e a utilização das ferramentas adequadas possibilitará não só a manutenção de um bom relacionamento, como a possibilidade de conquistar novos!
Além de fazer agendamento de consultas, com um software médico é possível pensar em estratégias de marketing médico direcionadas para o tipo de público que usa o serviço e obter os melhores resultados.
Ficou interessado? Aproveite para ver outras dicas importantes sobre o assunto no artigo Como Um Software Médico Melhora O Atendimento No Consultório!
