Principais dificuldades de gestão em clínicas médicas

Uma boa gestão em clínicas médicas é vital para o sucesso de qualquer estratégia de crescimento do negócio. Isso porque, a maneira como você responde às dificuldades pode influenciar dramaticamente o futuro do seu empreendimento.

Seja devido à queda da satisfação do paciente ou a rotatividade excessiva de funcionários, é preciso ter atenção e buscar soluções eficientes. Não importa o quão difícil a situação se torne, existem estratégias que você pode seguir para corrigir a situação e voltar ao curso ideal. 

Pensando nisso, reunimos neste artigo os principais problemas e algumas dicas da gestão em clínicas médicas. Acompanhe!

Questões que merecem atenção no gerenciamento em clínicas médicas

Antes de falar das principais dificuldades, vamos pontuar as questões que merecem um olhar cuidadoso na gestão.

Uma clínica médica não pode confiar no funcionamento dos processos sem a implementação de protocolos e ferramentas apropriados. Daí a importância de um gerenciamento inteligente, com acompanhamento facilitado.

Essas tarefas possuem desafios inevitáveis, que merecem consideração constante ao longo de sua jornada para o sucesso. Observe:

1. A queda na satisfação do paciente é um indicador importante da saúde do negócio. Por isso, adote medidas para aprimorar a experiência do paciente e sempre acompanhe os resultados das ações.
2. Reduza a papelada desnecessária. Isso ajudará a rotina dos funcionários e a gestão do tempo, o que dará a você mais disponibilidade para se concentrar no cuidado dos pacientes.
3. Garanta que a sua clínica faça o melhor para manter a retenção de funcionários. É mais caro treinar novos funcionários do que tomar medidas para manter aqueles que já estão satisfeitos.

Dificuldades na gestão em clínicas médicas e como superar

Vamos elencar a seguir o maiores desafios da gestão e o que fazer para não deixar que isso atrapalhe o crescimento do negócio.

Queda na satisfação do paciente

Mesmo sendo um problema pouco perceptível a curto prazo, o declínio da satisfação do paciente tem consequências graves. Ele provoca uma queda nas consultas recorrentes e também de acompanhamento, o que é prejudicial para obtenção de resultados sustentáveis.

É necessário manter o foco nas ações de relacionamento e reunir informações para compreender como os pacientes se sentem em relação à experiência na clínica..

O uso regular de pesquisas, formulários, e outros métodos de obtenção de feedback do paciente são uma grande ajuda nesse cenário. Além do mais, é importante se certificar de que os pacientes entendam que seus comentários serão anônimos (a menos que queiram se identificar), encorajando respostas francas e honestas.

A insatisfação também pode estar relacionada com a sensação de falta de humanização dos atendimentos. Então, se esse for um dos principais problemas da clínica, é interessante instruir todos os membros da equipe para que evitem apressar os pacientes, olhar no olho quando conversa e ouvir com calma.

O que desempenha papel importante nesses quesitos são os softwares médicos. Digitalizando os processos, risco de erros são minimizados e a burocracia é reduzida.

Assim é possível reduzir esse gargalo tradicional com desempenho de tarefas manuais, que muitas vezes rouba das clínicas o tempo para passar com os pacientes na sala de exame, e não na sala de espera.

Foco na experiência desde o primeiro contato  

Um dos aspectos principais para a gestão eficiente em clínicas médicas é o foco constante no paciente.

Atualmente cada ponto de interação com um paciente é um aspecto importante do atendimento, principalmente porque eles têm cada vez mais informações e expectativas, o que é fundamental para a tomada de decisões, na hora de optar por um profissional.

Dessa maneira, a experiência do paciente se inicia muito antes de um contato ou uma visita à clínica médica, ela começa com uma simples pesquisa on-line.

Diante desse fato, durante a busca por soluções médicas na internet, o paciente se atenta aos menores detalhes e espera obter diferenciais ágeis e confiáveis para resolver seus problemas. Por isso, é importante se colocar no lugar do paciente e pensar nos seguintes aspectos em relação ao ambiente digital :

1. O quão fácil (ou difícil) foi encontrar a informação que ele estaria procurando sobre você?                                     
2. Depois de encontrar a informação, é possível marcar uma consulta on-line com facilidade?                
3. Alguma clínica local parecia ruim nos resultados de pesquisa da busca porque faltavam comentários, fotos ou outros elementos?                                                                                   
4. Você se deparou com alguma avaliação negativa de pacientes que não tinham uma resposta da clínica?

É assim que a jornada do paciente de hoje começa – e onde termina se os prestadores de serviços em saúde não tiverem a tecnologia e os sistemas em vigor para gerenciar sua presença on-line. 

Muita papelada

Quando os funcionários gastam muito tempo preenchendo e armazenando formulários, é hora de repensar alguns processos. Nesse sentido, uma solução é o uso de um software de gerenciamento, que pode ajudar sua equipe a otimizar diversas tarefas na clínica.

Utilizando um software médico os funcionários só precisarão inserir as informações do paciente uma vez, ao invés de coletá-las em vários formulários diferentes.

Além disso, em ferramentas como o prontuário digital, todas as informações importantes estarão reunidas ao alcance de toda a equipe. Outra funcionalidade que se destaca é a marcação de consultas virtualmente, que torna a experiência dos pacientes ainda mais prática. 

Mantenha funcionários fiéis

A satisfação do paciente e a eficiência de uma clínica também dependem dos seus funcionários. Isso porque, além de contratar as pessoas certas, é importante contratar o número certo de funcionários.

Outro aspecto fundamental para o gerenciamento da clínica médica é a permanência de funcionários. Quando as taxas de rotatividade de pessoal são altas, o problema pode ser em virtude de razões financeiras. Então, é importante observar se um número alarmante de funcionários começa a sair sem nenhuma razão aparente. 

Se houver recursos disponíveis, é hora de pensar em oferecer aumentos e horários flexíveis para os funcionários. Se o ambiente de trabalho for desagradável, monitore e solucione o problema antecipadamente. Isso pode ser feito através de entrevistas para obtenção de feedback.

Minimizar o desgaste da equipe é outro processo que beneficia a clínica. Por isso, certifique-se de que os funcionários façam pausas em intervalos apropriados.

Assim, embora não seja possível atender às expectativas individuais de todos, há estratégias que você pode adotar para superar esses desafios de gerenciamento da clínica. 

Todos esses fatores contribuem para a boa gestão em clínicas médicas. Ao se concentrar no que mais pode ser feito para elevar a satisfação do paciente, usar soluções de software para executar processos com mais eficiência e se esforçar para aumentar a retenção de funcionários, você estará no caminho certo para ter uma clínica bem-sucedida.

Quer saber mais sobre gerenciamento de clínicas médicas? Dá uma olhadinha neste artigo: Como Otimizar A Gestão Da Sua Clínica Com Um Prontuário Eletrônico.