Tudo o que você precisa saber para otimizar o tempo no consultório

Fazer a gestão das clínicas e consultórios médicos é uma tarefa que demanda um certo esforço dos seus administradores. Afinal, garantir que todos os departamentos funcionem corretamente é indispensável para que a experiência do paciente e os resultados sejam cada vez melhores.

Nesse contexto, um dos maiores desafios é otimizar a gestão do tempo e melhorar a produtividade da equipe para aumentar a escalabilidade, isto é, fazer mais e melhor, com menos recursos.

Entretanto, na busca por atingir esse objetivo, algumas ações podem acabar impactando negativamente na qualidade do serviço prestado pelo consultório, o que reflete na baixa percepção de valor pelo paciente.

Chegar ao equilíbrio perfeito pode parecer complicado. Pensando nisso, elaboramos algumas dicas para que você não erre a mão na hora de otimizar o tempo sem comprometer o seus serviços. Acompanhe!

Como saber se é necessário otimizar o tempo no seu consultório e ser mais produtivo?

Ser mais produtivo nem sempre é sinônimo de superioridade. Como citamos anteriormente, é necessário manter o nível de qualidade dos serviços oferecidos. Por isso, entender qual é a entrega de valor do seu consultório é essencial para medir o grau de produtividade dos colaboradores.

Vou explicar melhor. Se a sua proposta de valor é um serviço bastante personalizado, logo toda a sua equipe pode demonstrar menor produtividade se comparada a uma clínica popular, em que a proposta de valor é completamente diferente.

Isso não quer dizer que na clínica popular a qualidade do serviço será pior. Pelo contrário. Em ambos os exemplos, é preciso manter a experiência do paciente satisfatória.  O que muda é a entrega de valor dentro de cada proposta. 

Para ser mais produtivo então, você precisa avaliar aquilo que se propõe a entregar e criar estratégias que cabem dentro da sua realidade.

Um dos erros mais cometidos é exatamente esse. Ao tomar decisões com a base de referência em uma clínica que tenha valores diferentes do seu, a chance de prejudicar toda a qualidade do seu serviço é bem alta.

Nesse sentido, o que precisa ser observado é que alcançar a maior produtividade significa investir o tempo dos colaboradores em ações estratégicas para o crescimento do consultório.

Uma secretária que passa horas atendendo telefone, não tem tempo para dar atenção ao cliente que chega, certo? Com isso, a experiência de quem está presente ali pode sair prejudicada.

Ao mesmo passo, consultas longas podem provocar impaciência e desistência nas salas de espera. 

Portanto, otimizar o tempo sem comprometer a qualidade é minimizar o máximo de tarefas que roubam a eficiência de cada um dos processo desempenhados. Entenda melhor a seguir.

Como otimizar o tempo no consultório

Conheça algumas dicas fundamentais para melhorar a sua gestão do tempo e da sua equipe.

Conte com a tecnologia

Automatizar pequenas tarefas parece insignificante. Mas, se você fizer uma análise do tempo gasto com preenchimento de fichas à mão, atendimentos telefônicos apenas para marcar, desmarcar ou reagendar consulta; ligações de confirmação, organização de prontuário e outras atividades, entenderá quanto tempo está sendo desperdiçado.

Os melhores softwares médicos do mercado oferecem soluções para desburocratizar todo o atendimento do consultório, desde o agendamento à pesquisa de satisfação.

Software médico do iMedicina

O prontuário eletrônico do iMedicina por exemplo, disponibiliza o agendamento online para que os próprios pacientes façam a marcação de consulta, cancelamento e reagendamento sem precisar ligar para o consultório.

Além de ser um diferencial que traz bastante vantagem ao paciente, o agendamento online consegue liberar o atendimento na recepção para outras tarefas que exijam mais atenção humana.

Os lembretes de consultas podem ser automatizados com envio de e-mails e sms. Ponto positivo para a secretária que não precisará pegar no telefone para isso.

Uma das maiores causas de faltas no consultório é justamente o esquecimento. Automatizando SMS e e-mail, o paciente tem muito mais chances de receber o lembrete, visto que serão enviados mesmo se o consultório não tiver expediente naquela data.

Além do mais, atender uma ligação é bem menos provável que ler uma mensagem, então ponto positivo para o consultório e para o paciente!

Com o iMedicina também é possível preencher e organizar todos os dados do paciente digitalmente. Na hora do atendimento médico, o profissional tem acesso ao perfil do paciente em modelo timeline, o que facilita a busca por informação durante a consulta. 

A integração do prontuário com o bulário eletrônico dá acesso a um banco de medicamentos e pesquisa de preços para agilizar a prescrição. Ainda é possível fixar modelos de documentos como anamnese, receituário, atestado e etc. para minimizar o máximo de esforço com essas tarefas mecânicas que tomam bastante tempo.

Outras funcionalidades importante são os relatórios e estatísticas, que ajudam na tomada de decisão administrativa, além da organização e facilitação de análise dos fluxos financeiros.

O software também disponibiliza ferramentas de NPS para auxiliar na busca pela melhora da qualidade dos serviços, baseado na opinião de quem mais interessa: o paciente!

Organize a agenda

Gerir a sua agenda médica com excelência é um dos principais pontos para melhorar o tempo e a produtividade no consultório.

O planejamento evita filas de espera e abre espaço para os encaixes de urgência sem atrapalhar o paciente que já aguarda por seu atendimento.

Neste aspecto,  alguns elementos importantes são:

• Defina um padrão para o tempo de cada atividade, procedimento, consulta, considerando os possíveis atrasos, imprevistos e o ritmo de cada profissional.
• Estabeleça um número médio de agendamentos diários levando em consideração o tempo de preparação entre cada procedimento.
• Determine os intervalos de descanso com pausas para café, almoço e lanche de toda a equipe, organizando as substituições caso seja necessário.

Planeje a rotina do consultório e faça treinamentos constantes com a equipe

Definir os processos a serem seguidos em todos os setores do consultório traz maior previsibilidade e menor índice de erros, além, é claro, de otimizar o tempo para focar os esforços nos objetivos de crescimento.

Por isso, é fundamental mapear o papel de cada um e as responsabilidades competentes de todos os profissionais. Desenvolva um roteiro claro com as atividades de cada cargo e não deixe de treinar a equipe para que cumpram exatamente o que foi proposto. 

Assim, no caso de dias atípicos e desfalque da equipe, todos sabem o que precisa ser priorizado e  a qualidade dos serviços oferecidos pelos seu consultório não corre risco de ser prejudicada.

Quer saber mais sobre gestão e outros assuntos importantes para seu consultório? Continue navegando pelo blog iMedicina.