A recepção do consultório é, sem dúvidas, o primeiro contato do seu paciente com o serviço prestado presencialmente. Dessa maneira, o atendimento exemplar exerce uma influência expressiva no que refere a fidelização dos pacientes.
Contudo, além de contar com uma equipe preparada para atender bem, é preciso se ater a outros elementos para que a experiência do paciente seja cada vez melhor na recepção do seu consultório.
Nesse ponto, o ambiente também tem impacto nos cuidados empregados para manter um padrão de excelência. Ainda mais agora, com um apelo tão forte à higiene, algo crucial para a prevenção de doenças em locais de aglomeração de pessoas.
Esses são apenas alguns aspectos fundamentais para criar experiências memoráveis com o atendimento presencial . Confira a seguir outras dicas essenciais para maximizar a experiência com a recepção do consultório.
Como a recepção do consultório é notada pelo paciente?
A recepção não é apenas o local de informações ou espera do paciente enquanto aguarda o atendimento do médico. Esse é, na verdade, a primeira impressão que a pessoa vai ter quando chegar. Por isso, tem grande impacto na satisfação final do paciente.
Assim, é de extrema importância implementar procedimentos que agilizem a rotina de seus colaboradores e mantenha a alta performance da equipe.
Telefones tocando o tempo todo, desorganização e pessoas amontoadas são fatores com grande potencial destrutivo para a imagem do consultório e impactam negativamente na satisfação com o atendimento médico.
Como melhorar a recepção do consultório?
Veja a seguir as 6 dicas que preparamos para que seu paciente tenha uma experiência incrível.
1 – Priorize a conexão
Em um cenário ideal, os pacientes não precisariam passar longos períodos na recepção. No entanto, isso é algo que dá para minimizar, mas nem sempre prever.
Por isso, o treinamento da equipe de recepção se torna fundamental para conseguir contornar eventuais atrasos e atritos que possam parecer durante a espera do paciente.
Uma ótima forma de manter a equipe administrativa atenta é suprimir a quantidade de telefonemas recebidos e realizados o dia inteiro.
O uso de um software médico que automatiza tarefas como o agendamento e confirmação de consultas, consegue deixar o profissional liberado para dar atenção a quem chega na recepção.
Além disso, é um instrumento complementar para agilizar o trabalho de rotina. Assim, menos sobrecarregados, eles terão plenas condições de serem mais sensíveis às necessidades de seu paciente.
2 – Adapte a estrutura
A boa percepção do ambiente conta bastante, afinal, ter que esperar em um local desconfortável é um motivo enorme para insatisfação. Por essa razão, invista sempre em adaptações que facilitem o acesso ao consultório.
Contribua também para uma experiência agradável, utilizando a decoração para agregar valor, refletindo aconchego e receptividade. Invista em móveis e equipamentos adequados à funcionalidade e principalmente conforto do paciente.
Outra dica importante para ambiente do consultório é oferecer distrações para quem espera, como:
- acesso gratuito à rede wi-fi;
- som controlado para evitar qualquer desconforto;
- leitura com revistas e periódicos atualizados;
- se optar pela TV, verifique quais são os mais programas mais adequados conforme o perfil.
3 – Simplifique a recepção do consultório
A dificuldade de acesso aos prontuários arquivados exclusivamente em papel pode trazer sérias consequências ao seu negócio. Essa opção pode dar a impressão de desordem e ineficiência, indicando que o consultório está obsoleto.
Sem contar que o acúmulo da papelada além de ser pouco sustentável, tende a atrair, com o tempo, visitantes indesejados como roedores entre outras pragas urbanas.
Hoje, os software médicos são extremamente funcionais e permitem desde a migração do histórico do paciente para a nuvem, assim como todo o cadastro de dados pessoais para a ficha do paciente com toda segurança.
O atendimento digital na recepção do consultório certamente contará pontos positivos na percepção de quem está chegando para ser atendido.
4 – Reforce o relacionamento com paciente
Com essa iniciativa você amplia a possibilidade de seguir adiante na comunicação com o paciente, mesmo após a consulta. O e-mail marketing é uma importante ferramenta para aproximar o relacionamento. Aliás, esse recurso é poderoso quando usado também como lembrete de retorno ao médico.
As automações configuradas na plataforma médica agilizam ainda mais essa tarefa. Uma vez configurados, os lembretes de retorno são enviados no modo automático, mais uma vez deixando as secretárias livres para se dedicar ao atendimento presencial.
5 – Controle os horários
A visualização da agenda médica online também previne atrasos e erros. Isso ocorre porque é mais organizada, permitindo aos funcionários da recepção do consultório terem maior previsibilidade nos agendamentos, remarcações e retornos.
Assim, sempre que houver desistência a secretária pode antecipar horários. Ou ainda entrar em contato com pacientes na lista de espera evitando lacunas na agenda.
Sem contar o ganho de tempo se comparado a atualização na agenda manual. A sistematização ainda reduz a chance de erros nos agendamentos.
6 – Faça avaliações periódicas
A cultura de feedback se firmou também na saúde. Não por acaso, uma vez que proporciona uma visão integral dos aspectos problemáticos do negócio. As avaliações de satisfação impulsionam também novas diretrizes essenciais para o crescimento do consultório.
Nesse caso, a metodologia NPS-Net Promoter Score faz a diferença. Ela indica o grau de envolvimento dos pacientes com o consultório a partir de notas enviadas na pesquisa.
Observe como a aplicação é simples:
- As avaliações de 0 a 6: detratores aqueles que tiveram experiências negativas ou não foram plenamente satisfeitos em suas necessidades pelo estabelecimento;
- De 7 a 8: neutros não notaram nenhum diferencial na clínica médica. Ou seja, são indiferentes;
- De 9 a 10: promotores se enquadram no grau máximo de lealdade com grande possibilidade de indicá-la.
Geralmente essa pesquisa deve ser realizada por trimestre. Em vista disso, é recomendável o envio do questionário por e-mail logo após a consulta. A vantagem dessa iniciativa é que com a “memória fresca” e sem constrangimento, as respostas tendem a ser mais espontâneas.
Mais uma tarefa que pode ser automatizada através do software médico. Por meio dele é possível automatizar o envio do link do questionário pelo e-mail.
Munidos dessas informações, se tornará mais fácil estabelecer quais melhorias devem ser priorizadas.
Melhorar a recepção do consultório é um passo importante para garantir cada vez mais que seu paciente saia da consulta satisfeito.
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